淺析高校檔案管理工作的創(chuàng)新

張艷霞

摘? 要：本文闡述了高校檔案管理工作的重要意義，分析了當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的問題，并從建立現(xiàn)代化的檔案管理模式、強化檔案工作意識、改善基礎(chǔ)設(shè)施，加快檔案管理信息化進(jìn)展、豐富檔案資源體系、強化高校檔案管理人才的培養(yǎng)六個方面提出改進(jìn)措施，旨在加強高校檔案管理工作，促進(jìn)高校的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;創(chuàng)新

一、前言

高校檔案是指高等學(xué)校在各項活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，具有原始性、憑證性和權(quán)威性，是衡量高?，F(xiàn)代化程度和綜合實力的重要標(biāo)志。高校檔案既是大學(xué)發(fā)展軌跡刻錄的重要載體，又是大學(xué)發(fā)展成就展示的重要平臺。因而，檔案管理是大學(xué)管理的重要組成部分，體現(xiàn)了大學(xué)治理能力和管理水平，隨著學(xué)校辦學(xué)歷史的不斷延伸，檔案及檔案管理工作將越來越重要。

二、高校檔案管理工作的重要意義

高校檔案通過文字、圖像、聲像等方式記錄了學(xué)校發(fā)展的所有信息內(nèi)容，包括高校誕生、發(fā)展史、高校教學(xué)、科研等各類活動信息，這些記載資料為促進(jìn)后人奮發(fā)圖強、繼續(xù)再創(chuàng)輝煌奠定了良好的基礎(chǔ)，在一定程度上促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展;高校檔案對學(xué)科的形成、發(fā)展各個時期的教學(xué)效果有著精細(xì)明確的記錄，它能夠幫助高校從歷史的角度、發(fā)展的角度認(rèn)識自身教學(xué)的實際狀況，找出其優(yōu)勢和劣勢，分析產(chǎn)生的原因，從而實事求是地找準(zhǔn)解決的方法;高校檔案能夠支持高校校園文化建設(shè)，高校檔案對校園文化，校園生活，校園優(yōu)秀傳統(tǒng)詳細(xì)記錄，給予校園文化工作強有力的事實支撐，使學(xué)校文化教育達(dá)到事半功倍的效果;高校檔案是提升學(xué)校品牌的有力保障，高校檔案體現(xiàn)了高校的綜合實力，同時，高校檔案館通過開展各種活動，能夠?qū)⒏咝５妮x煌歷史資料呈現(xiàn)出來，從而提升高校在社會中的知名度。

三、高校檔案工作存在的主要問題

1、管理制度缺失

由于很多高校沒有給予檔案工作應(yīng)有的重視，加上檔案管理工作中沒有完善的分配制度和獎勵制度，同時缺乏機(jī)構(gòu)體制建設(shè)，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展。應(yīng)健全和完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理體制，開創(chuàng)檔案管理工作新的面貌，通過制度的約束督促員工去提升檔案管理工作水平，并制定相應(yīng)的措施提高員工的工作積極性。

2、檔案意識淡薄

檔案工作是一項常規(guī)性、基礎(chǔ)性的工作，無法迅速體現(xiàn)出學(xué)校發(fā)展的成果，也無法為學(xué)校創(chuàng)造較大效益，大多數(shù)學(xué)校沒有意識到檔案工作的重要性，更沒有將檔案工作納入學(xué)校發(fā)展的總體規(guī)劃中去。學(xué)校某些部門也沒有形成良好的檔案意識，很多人在工作中不僅沒有歸檔習(xí)慣，甚至以留用為名拒絕歸檔文件材料，造成檔案資料的遺失。

3、設(shè)施建設(shè)滯后

檔案是珍貴的歷史資料，原始檔案大多為紙質(zhì)載體，對檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有較高的要求。而事實上，相當(dāng)一部分高校不愿意投入經(jīng)費對檔案基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改造或重建，檔案庫房面積小，設(shè)備老化或者損壞，沒有防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等系列的必要措施，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到國家要求。

4、隊伍素質(zhì)不高

高校檔案管理職業(yè)十分辛苦，不像其他職業(yè)那樣富有“魅力”，而且，隨著時代的發(fā)展，高校的檔案管理工作變得更加復(fù)雜與多樣化，對管理者的要求也逐漸提高，然而許多工作者墨守成規(guī)，不愿更新自己的管理知識，拓展業(yè)務(wù)范圍，導(dǎo)致高校檔案人員素質(zhì)無法滿足工作發(fā)展的要求。

四、高校檔案管理工作改進(jìn)措施

1、建立現(xiàn)代化的檔案管理模式

現(xiàn)代化的檔案管理模式需要以完善的管理制度前提。通過建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作流程制度化，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任，保證整個檔案管理過程中各項工作都能落到實處。檔案管理工作有了制度的保障，還需要精細(xì)化的規(guī)范操作，對檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)按照相關(guān)法律條令和高校標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格把控。

2、強化檔案工作意識

首先，領(lǐng)導(dǎo)要強化檔案意識，把檔案工作納入到工作日程及學(xué)校的總體工作規(guī)劃當(dāng)中，引起大家對檔案工作的普遍重視，使檔案工作走上正規(guī)化道路;其次，學(xué)校要成立檔案工作委員會，加強對檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和咨詢，使檔案管理工作深入到學(xué)校工作的各個角落，成為一項常態(tài)化的基礎(chǔ)工作;再次，學(xué)校要為檔案工作提供人力、財力、物力等方面的保障，并加強對檔案科研和教育工作的支持，保證檔案工作的順利開展。

3、改善基礎(chǔ)設(shè)施，加快檔案管理信息化進(jìn)展

首先要加強檔案基礎(chǔ)建設(shè)，改善檔案管理條件。高校應(yīng)結(jié)合檔案保管要求，建立專門的檔案庫房，不僅要滿足存放要求，還要有良好的通風(fēng)條件，做到檔案收集整理規(guī)范化。同時，隨著現(xiàn)代技術(shù)和科技手段的進(jìn)步，檔案管理工作必須不斷改革，配齊檔案管理工作所必需的軟、硬件設(shè)備，加快推進(jìn)高校檔案資源數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)進(jìn)程，使檔案的管理手段、提供利用、保管與保護(hù)等能適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

4、豐富檔案資源體系

檔案資源體系建設(shè)是檔案工作的生命線，是檔案提供服務(wù)利用的根本，是開展編研工作的重要保障。檔案館應(yīng)樹立“大檔案”理念，加大檔案收集力度，全方位收集學(xué)校職能活動中形成的具有利用價值的各類型文件材料，健全檔案門類，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，維護(hù)高校檔案完整、準(zhǔn)確。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步深入研究檔案的內(nèi)在聯(lián)系，挖掘檔案的內(nèi)在規(guī)律，編制各種檢索工具，開發(fā)檔案的教育功能，彰顯檔案的利用價值，擴(kuò)大檔案的社會影響力。

5、強化高校檔案管理人才的培養(yǎng)

在高校檔案管理工作優(yōu)化中，需要將檔案管理工作的構(gòu)建作為基礎(chǔ)，加強檔案對檔案管理人員的培訓(xùn)，強化管理人員對信息管理技術(shù)的掌握能力，提高檔案管理人員的專業(yè)技能，滿足檔案管理工作中的正規(guī)性操作需求。

五、結(jié)語

總之，高校檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作之一，高校檔案記載了學(xué)校文化的傳承以及歷史的發(fā)展。高校應(yīng)當(dāng)增強檔案意識，改善基礎(chǔ)設(shè)施，健全管理制度，創(chuàng)新管理手段，構(gòu)建高素質(zhì)的管理隊伍，加強檔案資源開發(fā)編研，拓寬利用渠道，推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化進(jìn)程，努力提高檔案管理工作質(zhì)量，只有這樣，才能使高校的檔案工作更好地為高校的發(fā)展和社會的進(jìn)步作出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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