關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

陳杰

摘 ?要：檔案管理效率高低將直接影響其他工作質(zhì)量，但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大，日常工作中所產(chǎn)生的檔案資料成倍增長，會(huì)檔案管理人員帶來了巨大工作壓力，其中存在的對(duì)檔案管理重視度不高、人員管理能力不強(qiáng)、檔案管理制度有待完善以及檔案管理信息化程度不高等問題日益顯露?；诖?，以下對(duì)關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率

引言

近年來，人們生活質(zhì)量逐步提高，事業(yè)單位承擔(dān)了更多社會(huì)發(fā)展責(zé)任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學(xué)性，才能保證事業(yè)單位未來穩(wěn)定和諧發(fā)展。事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，結(jié)合當(dāng)前檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，既要增加資金投入，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，也要引進(jìn)人才，健全制度，不斷提高檔案管理效率。

1實(shí)施事業(yè)單位檔案管理的意義

社會(huì)主義新時(shí)期已經(jīng)到來，各事業(yè)單位在此形勢(shì)下均面臨改革挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸暴露弊端，不能有效促進(jìn)其他工作順利進(jìn)行，甚至為其他工作的進(jìn)展帶來阻礙。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為事業(yè)單位各項(xiàng)工作帶來了新的機(jī)遇，檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，將信息技術(shù)充分應(yīng)用于工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進(jìn)檔案管理工作的形勢(shì)創(chuàng)新和效率提升。事業(yè)單位的檔案管理中，人力資源檔案管理是其中重要內(nèi)容，以此為例，若將現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，則單位內(nèi)部將更好、更快地分析所有在職人員的資歷、學(xué)歷及特點(diǎn)，進(jìn)而有效匯總事業(yè)單位內(nèi)部人員檔案，更好實(shí)現(xiàn)人事任免考核或者晉升，也可科學(xué)解決員工的調(diào)動(dòng)，福利以及工資的調(diào)整等問題。因此，事業(yè)單位檔案管理至關(guān)重要，提升檔案管理工作效率也具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。不僅如此，傳統(tǒng)檔案管理模式下，人力對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理成為主要形式，而內(nèi)容繁雜、工作量大使得人工較易出現(xiàn)差錯(cuò)。另外，查找和查詢的困難也在極大程度上降低了檔案資源利用的有效性?，F(xiàn)代化管理模式的實(shí)現(xiàn)一方面可以讓使用者在最短時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)查找所需文檔，另外將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理還可以讓檔案管理和使用擺脫時(shí)間和地域束縛，在減少誤差的同時(shí)極大提升整體檔案利用效率。

2事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

2.1組織管理方面

首先，單位檔案管理部門在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，崗位職責(zé)不明確，并且一些工作崗位職責(zé)不具體，沒有對(duì)檔案管理工作的具體內(nèi)容進(jìn)行明確。其次，檔案管理工作制度缺乏完善性，致使一些工作很難有效落實(shí)，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是檔案基礎(chǔ)管理制度有待完善，沒有覆蓋到檔案工作收集、歸檔、保管等方面。二是雖然構(gòu)建了檔案工作制度，但是與實(shí)際工作內(nèi)容有較大偏差，在落實(shí)的過程中缺乏時(shí)效性。

2.2工作認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理理念落后

部分事業(yè)單位負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視，檔案管理設(shè)施滯后、管理制度機(jī)制缺失，歸檔工作不規(guī)范，造成部分檔案缺失嚴(yán)重。同時(shí)導(dǎo)致檔案管理資金、人員投入力度不足，檔案工作設(shè)施老舊、管理手段落后，使檔案工作處在低層次徘徊。

2.3設(shè)備設(shè)施方面

隨著單位的不斷發(fā)展，檔案管理工作質(zhì)量有不同程度的提高，而且資金投入有所增加，能夠有效完善安全防護(hù)設(shè)施，比如辦公設(shè)備、防爆燈以及防盜門等。但也有一些企業(yè)由于投入經(jīng)費(fèi)較少，導(dǎo)致必要的設(shè)備設(shè)施不完善，這對(duì)檔案工作質(zhì)量的提高會(huì)產(chǎn)生不同程度的影響。因資金投入有限，會(huì)使庫房設(shè)施不完善，這就無法對(duì)檔案采用有效的“八防”措施，這將不利于檔案管理質(zhì)量的提高。

3事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的措施

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度

要想保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展，須保證檔案管理的規(guī)范化，檔案管理人員必須樹立新的理念，對(duì)各項(xiàng)檔案資料的價(jià)值有充分的認(rèn)識(shí)，才能積極履行自身職責(zé)，保證檔案管理工作的規(guī)范開展。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作量逐步增加，且工作內(nèi)容與方式也有了很大轉(zhuǎn)變，若是仍然實(shí)施傳統(tǒng)手工管理檔案的模式，不僅工作效率不高，且難度也很大，需要主動(dòng)引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作中出現(xiàn)的不足與問題，盡快作出改進(jìn)與調(diào)整。事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，在人力、物力和財(cái)力上增加投入，并實(shí)施相應(yīng)的政策，保證檔案管理工作能夠規(guī)范、有序開展。

3.2隊(duì)伍建設(shè)規(guī)范化

檔案規(guī)范化管理需要高素質(zhì)管理人員具體實(shí)施，這就要求管理隊(duì)伍建設(shè)要走向規(guī)范化，注重專業(yè)技術(shù)、注重思想道德、注重職業(yè)品質(zhì)。首先，吸引和選聘專業(yè)人員，提升管理隊(duì)伍的專業(yè)水平;其次，做好檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)管理人員進(jìn)行定期輪流培訓(xùn)，使其掌握和應(yīng)用信息管理系統(tǒng)，提升檔案規(guī)范化管理的能力和意識(shí)，形成全新的管理體系和管理方法。最后，增強(qiáng)橫向交流，吸收先進(jìn)的檔案規(guī)范化管理方法和經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，能夠在單位改革中不斷完善檔案管理流程和內(nèi)容，從而保證檔案更好地服務(wù)于單位職能和業(yè)務(wù)發(fā)展。

3.3增加資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

長期以來，事業(yè)單位在檔案管理工作中主要為紙質(zhì)文件，并通過人工方式對(duì)檔案進(jìn)行整理與歸納，不僅非常繁瑣，也難順利完成日益沉重的檔案管理工作任務(wù)。為了解決這個(gè)問題，事業(yè)單位要在檔案管理方面投入更多的資金，將檔案設(shè)備配置齊全，讓檔案管理可以有效進(jìn)行。同時(shí)，事業(yè)單位要加快信息化建設(shè)步伐，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，讓檔案管理的規(guī)范性與保密性得到提升，消除檔案管理過程中出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)。事業(yè)單位要大力建設(shè)檔案管理多媒體平臺(tái)，發(fā)揮多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的作用，這樣可以更好地管理檔案資料與數(shù)據(jù)信息，便于檔案管理人員輕松、高效開展檔案資料管理工作，檔案利用者也能快速查找到所需資料。

3.4存檔保管規(guī)范化

首先，檔案保存要做好分類和密級(jí)，并進(jìn)行規(guī)范化編號(hào)存放。在應(yīng)用、回顧、調(diào)取、審核時(shí)，才能條理清晰，高效快捷。第二，對(duì)于保密性檔案，要嚴(yán)格遵守保密制度，按照保密要求實(shí)施保密保存，確保密級(jí)有效。同時(shí)，管理人員要增強(qiáng)責(zé)任心和職業(yè)素質(zhì)，依法保密。第三，檔案歸檔、立卷保存、借閱、歸還等建立規(guī)范化管理流程，運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行信息化管理。對(duì)檔案的管理全程進(jìn)行監(jiān)控錄像，確保檔案安全和管理的規(guī)范化，避免私自外借或使用，避免糾紛發(fā)生。

3.5引入現(xiàn)代管理，提高檔案管理工作效率

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云共享等技術(shù)手段已經(jīng)覆蓋到工作、生活的方方面面，因此各級(jí)事業(yè)單位要在確保檔案保密管理的基礎(chǔ)上，加大先進(jìn)檔案管理手段的引進(jìn)力度，利用先進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)多種檔案形式的有效收集、存儲(chǔ)和查閱，提高檔案管理的針對(duì)性、保密性、高效性。推進(jìn)數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)，結(jié)合智慧城市建設(shè)，加快館藏重要文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，完成存量數(shù)據(jù)上傳、掛接與存儲(chǔ)備份工作。

結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理工作量大而繁雜，只有牢固樹立科學(xué)化、規(guī)范化管理理念，不斷將檔案管理意識(shí)融入管理制度、隊(duì)伍建設(shè)、收集保管、設(shè)施系統(tǒng)建設(shè)等工作中去，并且持續(xù)不斷地推進(jìn)檔案管理工作的改革與優(yōu)化，才能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)與利用的價(jià)值，進(jìn)而提升事業(yè)單位的工作效率與工作質(zhì)量，以其良好的信譽(yù)與工作狀態(tài)，博得社會(huì)各界的歡迎與好評(píng)。

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