基于電網(wǎng)公司物資采購端到端流程優(yōu)化的研究

張毅 王洋 牛佳樂 劉寧 鄭劍

摘要：我國電力資源應(yīng)用行業(yè)的迅猛發(fā)展為我國各領(lǐng)域的升級發(fā)展提供了強大推動力，也給電網(wǎng)公司的管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，電網(wǎng)公司在開展物資采購管理工作時應(yīng)根據(jù)時代要求進行整體流程優(yōu)化。在本次研究中，針對國網(wǎng)天津電力公司物資采購工作中應(yīng)用BPM流程系統(tǒng)的優(yōu)勢及現(xiàn)狀進行了分析，并提出了物資采購工作優(yōu)化的具體策略。在物資采購工作中應(yīng)用BPM系統(tǒng)可以為企業(yè)業(yè)務(wù)的開展構(gòu)件完善的端對端流程，同時還能夠為企業(yè)針對性業(yè)績優(yōu)化提供系統(tǒng)性方案，端對端業(yè)務(wù)的實際落實能夠為企業(yè)梳理業(yè)務(wù)體系的各流程情況，而在進行物資采購流程優(yōu)化工作時，應(yīng)針對企業(yè)采購端對端系統(tǒng)的實際問題進行分析，并提出采購系統(tǒng)優(yōu)化的對策，在本次研究中，筆者提出了“五化”、“四有”的革新管理對策，為端對端物資采購流程在電網(wǎng)公司實際運營中細化、優(yōu)化提供了參考。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)公司;物資采購;端到端流程優(yōu)化

引言

在企業(yè)發(fā)展中，物資采購管理的作用是毋庸置疑的。電網(wǎng)企業(yè)開展物資采購工作有一定的特殊性，電網(wǎng)企業(yè)在工程建設(shè)、項目維護、人員管理、后勤服務(wù)等工作方面都需要提供一定的物資，而根據(jù)電網(wǎng)運行建設(shè)的需求進行物資采購工作還應(yīng)做好物資價格浮動特點的預(yù)測、物資備品管理、物資采購計劃的調(diào)整等工作，因此物資采購工作的難度與細節(jié)化要求較高。電網(wǎng)公司在發(fā)展中為了保證物資采購管理的效力應(yīng)做好管理體系的優(yōu)化。在天津電力公司物資采購工作中采用了BPM端對端管理系統(tǒng)方法，整體管理工作的系統(tǒng)化較強，端對端的各崗位、流程都較為標準，但是在實際運行中還有一定的改進空間，在電網(wǎng)公司運營中應(yīng)根據(jù)自身采購需求進行端對端管理體系的完善以及流程優(yōu)化，同時還要落實人員管理責任，通過考核、培訓(xùn)等激勵制度為物資采購各流程崗位人員提供自身優(yōu)化助推力，進而提升其在采購流程中工作的專業(yè)性，以此來為整個電網(wǎng)公司物資采購端對端整體管理加碼。

1采購端對端管控及具體系統(tǒng)應(yīng)用探討

通常來說，端到端的采購效率管控是一個比較完整的采購流程，從一開始采購經(jīng)理接到采購需求，到最后完成采購合同，整個流程都是采購經(jīng)理負責，他需要在這個端到端過程里面，制定自己的采購方案，根據(jù)實際情況實施采購的招標，對采購結(jié)果進行確認，對合同進行考察簽訂。

BPM是一種以規(guī)范化地構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法。業(yè)務(wù)流程管理思想和方法論的演進從工業(yè)時代開始，經(jīng)歷了科學(xué)管理與流程管理思想萌芽階段、信息技術(shù)驅(qū)動流程自動化階段、業(yè)務(wù)流程再造（BPR）階段，目前大多數(shù)企業(yè)處于業(yè)務(wù)流程管理（BPM）階段或BPM管理與治理相結(jié)合的階段。企業(yè)運營面臨的管理問題不斷推動流程管理思想和技術(shù)的發(fā)展。

企業(yè)采用和實施BPM是一個長期的、持續(xù)的、不斷提升、不斷成熟的過程，與傳統(tǒng)的信息化項目相比，BPM的建設(shè)與實施具有如下特點：

（1）面向價值增值（戰(zhàn)略目標）而非僅僅實現(xiàn)當前業(yè)務(wù)， 導(dǎo)向性強;

（2）以端到端的業(yè)務(wù)流程為中心，這就意味著流程梳 理是建設(shè) BPM 的前提條件;

（3）由業(yè)務(wù)驅(qū)動而非IT驅(qū)動，業(yè)務(wù)人員從需求提出者 和業(yè)務(wù)執(zhí)行者的角色轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)設(shè)計者、業(yè)務(wù)優(yōu)化者的角色，業(yè)務(wù)人員和IT人員配合更加密切;

（4）強調(diào)集成和組織資產(chǎn)的重用與整合，快速、敏捷地建設(shè)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，從開發(fā)到應(yīng)用，周期短、見效快。

2物資采購流程現(xiàn)狀分析

對于一個公司的經(jīng)營來說，物資采購是很重要的環(huán)節(jié)，其為公司運營，提供原材料，在公司需要相關(guān)設(shè)備物品服務(wù)時，相應(yīng)物資也要得到及時采購。在公司和供應(yīng)商之間，物資采購是重要的窗口，它能影響公司戰(zhàn)略，對于復(fù)雜經(jīng)濟環(huán)境里面的市場控制，有舉足輕重的作用。很多企業(yè)重視物資采購，在具體采購方案上也有了各種程度上的優(yōu)化。

（1）零星工程：

零星工程也就是零星服務(wù)，它包括了非常多的內(nèi)容，提供多方位的服務(wù)，比如，生產(chǎn)性及非生產(chǎn)性技改、10千伏及以下電網(wǎng)建設(shè)工程、新建住宅配電工程、大修運維外包項目等等內(nèi)容，這些內(nèi)容和工程建設(shè)有關(guān)，涉及了前期鉆研考核、中期勘查咨詢、后期監(jiān)理等等，在輸變電配電設(shè)備以及生產(chǎn)輔助設(shè)施等等相關(guān)方面都有所涉獵。而一些科技管理咨詢、信息系統(tǒng)的開發(fā)，也是包含在零星工程里面的。

（2）采購目錄：

物料數(shù)據(jù)是采購目錄的主要內(nèi)容，它有很多的分類，需要結(jié)合公司自身的安全生產(chǎn)、電網(wǎng)發(fā)展以及營銷策略的相關(guān)問題，讓信息化建設(shè)更全面?！耙患壠脚_管控，二級集中采購”是很多公司在管理上面的分級編制標準，而采購目錄則要根據(jù)公司編制進行靈活動態(tài)調(diào)整，幫助物資采購。無論是在物流專用物資、電源項目物資、超市化采購物資、輔助物資、領(lǐng)購物資、配網(wǎng)物資、營銷物資、調(diào)度物資、信息通信物資、材料物資還是變電工程設(shè)備物資方面，工作人員都要仔細對比采購。

（3）物資計劃管理：

物資工程和服務(wù)都有其自身的計劃和需求，在一些采購計劃中，需要有專門的工作人員進行統(tǒng)計分析，并嚴格考評，根據(jù)年度物資需求，有計劃有條理的分批次的進行采購，讓采購計劃與實際需求結(jié)合得更緊密。

3物資采購現(xiàn)狀問題分析

物資采購在現(xiàn)階段有很多問題，比如有的部門職責劃分不清晰，在一些關(guān)鍵的部分，沒有把必要信息完全接收。尤其是公司隨著時代發(fā)展采購業(yè)務(wù)也會引進一些新的領(lǐng)域的時候，碰到的問題就會比較多，管理方面體現(xiàn)的問題也就越來越明顯。有的公司很多部門職責劃分不清晰，不同部門之間交叉的業(yè)務(wù)分工不明確的業(yè)務(wù)有很多，有些關(guān)鍵步驟流程混亂，執(zhí)行質(zhì)量低，最后做出的成果在進行業(yè)績考核的時候，也難以確定考核標準。在明確工作任務(wù)的時候，公司也沒有準確的規(guī)定，常常都是以管理人員自身的經(jīng)驗來進行判斷，準確性不高也難以服眾，沒有量化的標準，整個工作流程和管理流程都顯得十分粗糙，不能實現(xiàn)任務(wù)快速響應(yīng)。公司需要出臺相關(guān)的策略來應(yīng)對越來越復(fù)雜的業(yè)務(wù)場景，高層要做到權(quán)力的適當下放，調(diào)動中下層業(yè)務(wù)人員的工作效率和工作積極性。筆者針對相關(guān)問題，研究了大量資料并深入分析，發(fā)現(xiàn)造成管理不規(guī)范，采購效率低的原因，主要有以下四點：

（1）專業(yè)協(xié)同性較差

要讓公司再進行采購的時候更有條理，管理人員就必須要有協(xié)同性，統(tǒng)計各個部門的需求，拿到公司的創(chuàng)建清單、財務(wù)賬務(wù)等等。不應(yīng)該讓一些職責邊界出現(xiàn)太多的管理空白，要盡可能糾正管理上的缺陷，積極溝通、協(xié)調(diào)各個部門之間的工作。另外公司也要重視監(jiān)督力度，不同的采購計劃、審批計劃以及相關(guān)的價格評估，都要有專門的人進行監(jiān)督，按規(guī)定嚴格執(zhí)行，不應(yīng)該頻繁出現(xiàn)隨意性。

（2）流程設(shè)計不優(yōu)化

流程阻塞、效率低下是工作執(zhí)行里面長期存在的問題，比如在公司相關(guān)工作人員提出采購計劃之后，明明可以更快速的反應(yīng)，并且根據(jù)采購計劃來采取行動，最后卻只是因為流程原因浪費時間，遲遲拖著。組織評估一項工作之前，公司往往也要很長的時間來進行排隊等待，工作效率很低。與此同時，一些流程沒有增值活動，采購時間耗時一次比一次長，有的公司因為流程復(fù)雜，線上線下往往會遇到很多的需要手續(xù)的地方，如果不進行平衡簡化，那么一個項目在需要物資調(diào)撥的時候就會拖慢進度，最后把工作任務(wù)拖延很久。項目建設(shè)需要綜合查看很多情況，工作人員要明確已有的物資和需要的物資，避免不必要的時間浪費。在進行退庫以及相關(guān)資料交接的時候，可以省去不必要的工作，做到有效最精準的交接。有的工作在進行交接或者審批的時候，往往會出現(xiàn)很多非標準化的作業(yè)，這也會增加工作量，讓工作的耗時變大。

（3）制度可執(zhí)行性較差

不同專業(yè)對制度的要求不一樣，工作人員要因地制宜，根據(jù)不同業(yè)務(wù)的不同要求，來適當調(diào)整工作流程，確保工作能夠有較強的執(zhí)行效率，避免隨意性，給工作質(zhì)量帶來的損害。制度要求，需要明確下來，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)的執(zhí)行的時候，要有相關(guān)的細則，監(jiān)督和執(zhí)行都有更準確的依據(jù)，如果管理規(guī)定存在空白，那么相關(guān)，要針對這些規(guī)定以及實際生產(chǎn)生活的情況對相關(guān)信息完善。

（4）信息系統(tǒng)支撐不足

好的信息系統(tǒng)應(yīng)該是有全流程管理的，不應(yīng)該存在太多阻滯的問題，但是實際的生產(chǎn)工作中，往往缺乏全流程的管理，并且系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量低，實際的儲存有很大差異。

4采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化建議

“端到端”采購效率管控是指從采購經(jīng)理收到需求部門的采購需求開始，到采購經(jīng)理完成采購合同簽訂為止的整個過程耗時都由該項目的采購經(jīng)理負責管控，這個從接收需求到完成合同簽訂的“端到端”過程覆蓋了采購方案編制、采購招標實施、采購結(jié)果確認、合同簽訂的采購全流程，通過設(shè)置端到端管控時限，能夠明確采購經(jīng)理的管理責任，激發(fā)其主觀能動性和服務(wù)意識，從而確保采購過程高效推進。

流程的優(yōu)化可以從“五化四有”的角度來進行判斷，“五化”分別是采購過程信息化、采購模仿時限要求科學(xué)化、采購流程標準化、通過項目類型精細化。而“四有”則是包括了，有考核、有通報、有預(yù)警、有制度，發(fā)現(xiàn)問題必須做到有制可循，讓項目流程更加清晰

（1）采購流程標準化。

標準確定分別管理是流程化中比較重要的發(fā)展思路，公司要根據(jù)每一個階段，來對每一個階段進行細化，盡可能保證采購人員順利的開展工作，管控考核的過程，要科學(xué)嚴謹。

（2）采購文檔模板化。

標準模板能夠提高工作效率，讓公司工作人員減少重復(fù)的工作量，加強對工作本身的重視，而不是在形式化的內(nèi)容上花太多的精力。

（3）采購過程信息化

信息技術(shù)的發(fā)展，造就了現(xiàn)在的信息工作環(huán)境，公司要與時俱進，通過辦公系統(tǒng)以及相關(guān)的流程展示、供應(yīng)鏈可視化等等，幫助采購流程更加清晰明了，降低審計風險，加快審批效率。

（4）項目類型精細化

以“覆蓋范圍廣，類型數(shù)量精”為原則，在對前幾年采購項目統(tǒng)計、分析的基礎(chǔ)上，從“決策層級”和“采購方式”兩大維度對項目進行分類，從而為差異化的制定采購時限提供對象劃分。根據(jù)采購方案決策和采購結(jié)果確認的層級，有三類決策方式：“投資采購決策會”、“專項投資決策會”、“簽報審批決策”。

（5）時限要求科學(xué)化

以“法定要求嚴遵守，內(nèi)部流程細優(yōu)化，采購 質(zhì)量有保障”為總體思路，科學(xué)設(shè)定各采購環(huán)節(jié)的時限要求。首先是 嚴格遵守法定要求時間。其次是細化內(nèi)部流程各環(huán)節(jié)，壓縮相應(yīng)時間。最后是留足時間充分保障采購文件質(zhì)量。

（6）保證物資采購管理“四有”

我國為了規(guī)范行業(yè)，制定了《采購決策管理規(guī)劃》、《采購時限管理辦法》等文件，決定了物資采購中的制度?！坝兄贫取?，則是因此而來?！坝蓄A(yù)警”則是針對合同的時間份額，以及招標過程相關(guān)人員要及時處理相關(guān)信息，做到有所預(yù)料，有所防備。“有通報”則是采購部門需要有自己的通報途徑和通報機制，及時發(fā)現(xiàn)問題并給出相關(guān)改進的方法?！坝锌己恕?，則是指采購部門和需求部門雙向考核。

有制度。管理需要制度先行。專項制定和優(yōu)化了《采購決策管理規(guī)范》、《采購時限管理辦法》等文件，嚴格要求需求部門和采購部門學(xué)習(xí)及執(zhí)行，確保時限管控有制可循。

有預(yù)警。在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中開發(fā)了預(yù)警模塊，實現(xiàn)兩大功能。一是針對合同的“時間、份額”雙預(yù)警。二是針對采購招標過程實施的采購效率三級預(yù)警，從當前環(huán)節(jié)耗時和總耗時兩個方面對采購進行中有超期風險的項目進行藍、橙、紅三色預(yù)警，提醒相關(guān)人員及時處理推進。對于這些預(yù)警信息，系統(tǒng)會向相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送短信，同時也展示在相關(guān)人員和各級領(lǐng)導(dǎo)的系統(tǒng)界面上。

有通報。構(gòu)建采購端到端管理情況月通報和橫向部門溝通會議月通報機制，對采購流程中的延時情況（如流標、澄清、合同簽訂時限 要求等）進行原因分析和通報，以便發(fā)現(xiàn)短板并及時改進。

有考核。針對采購部門和需求部門進行雙向考核，對需求部門考核“采購需求提交及時率”包括項目采購需求提交及時率和二級集采歸口采購需求提交及時率，各占50%。

5采用創(chuàng)新采購管理措施優(yōu)化流程落實效果

5.1在電網(wǎng)公司采購系統(tǒng)開展勞動競賽活動

電網(wǎng)公司可以與系統(tǒng)平級企業(yè)開展采購勞動競賽，通過競賽形式為各電網(wǎng)公司查漏補缺，分析采購流程中的問題，并強化過程控制效力，通過競賽評選出的優(yōu)秀個人也可以樹立行業(yè)標桿，為電網(wǎng)公司內(nèi)部提供采購控制敦促力量。并且在競賽中可以拓展溝通及采購咨詢、采購信息庫管理等方面的業(yè)務(wù)評比，為整個采購系統(tǒng)全流程優(yōu)化提供競爭優(yōu)勢。

5.2做好錯峰采購計劃

電網(wǎng)公司發(fā)展中進行項目施工計劃安排時也應(yīng)考慮材料采購的難度，而采購部門為了防止第四季度由于項目堆積導(dǎo)致的采購任務(wù)加大問題出現(xiàn)也應(yīng)做好項目采購跨年化協(xié)調(diào)工作，記性錯峰采購，采購與項目部門要做好溝通精簡決策手續(xù)，根據(jù)立項計劃做好采購計劃的布置與協(xié)調(diào)。

結(jié)束語

總之，在我國電力系統(tǒng)迅猛發(fā)展的當前環(huán)境下，電網(wǎng)公司在進行物資采購工作時應(yīng)積極做好管理系統(tǒng)化完善，采用BPM系統(tǒng)確實可以為電網(wǎng)公司在管理系統(tǒng)化、管理流程標準化方面提供基礎(chǔ)模板，有利于電網(wǎng)企業(yè)在針對物資采購等零星化、細節(jié)化工作進行管控時提升管理效果，但是部分企業(yè)在針對各物資采購管理流程進行管控與布置時還是存在一定的問題的，在實際工作中一定要根據(jù)這些問題進行系統(tǒng)協(xié)調(diào)與流程優(yōu)化，還應(yīng)在物資采購及管理工作中積極采用信息化管理系統(tǒng)，為物資的庫存、使用、運輸，以及采購鏈條等物資信息進行有效分析提供基礎(chǔ)。

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