淺議相關方管理在系統(tǒng)開發(fā)項目中的應用

蘇永文

我國重裝物流行業(yè)的信息化建設伴隨著企業(yè)供應鏈管理的不斷發(fā)展和IT技術應用的日益廣泛而逐步深入。重裝物流企業(yè)借助信息技術手段，利用信息技術和物流信息過程處理相結合，實現(xiàn)降低物流成本和優(yōu)化企業(yè)管理流程的目標，實現(xiàn)從粗放式管理向精細化管理發(fā)展，傳統(tǒng)重裝物流企業(yè)向數(shù)字化重裝物流企業(yè)轉(zhuǎn)型已成為時代的必然和趨勢。

一、背景

隨著重裝物流信息的不斷完善和日趨復雜化，物流信息系統(tǒng)和重裝物流企業(yè)的經(jīng)營方式息息相關，物流信息也必將成為重裝物流企業(yè)的生命線。東方大件物流隸屬于中國東方電氣集團有限公司，主要從事大型發(fā)電設備（含火電、風電、水電、核電、新能源）、機電設備（變壓器、盾構機等）、大型化工容器（氣化爐等）的運輸、倉儲及吊裝。

在此背景下，東方大件物流決定通過實施物流成本管理系統(tǒng)開發(fā)項目建設，實施對重裝物流信息的明晰化、標準化和規(guī)范化管理，實現(xiàn)物流費用歸集、費用分配及成本計算的業(yè)務流程處理，動態(tài)地反映倉儲、裝卸、運輸?shù)任锪鬟^程中所產(chǎn)生的物流數(shù)據(jù)，通過物流項目成本動態(tài)管理，為決策者提供及時、有效的決策依據(jù)。但是，物流成本管理系統(tǒng)開發(fā)項目相關方涉及較多，從集團內(nèi)部兄弟企業(yè)、外部客戶到供應商都對項目期望很高，但又存在不同的想法和滿意程度差異。在項目實施過程中相關方的復雜直接對項目施加了積極或消極的影響，增加了項目實施的風險和難度。

美國項目管理協(xié)會出版的《項目管理知識體系指南（PMBOK 指南）》中認為，每個項目都有相關方，他們會受項目的積極或消極影響，或者能對項目施加積極或消極的影響。因此，項目經(jīng)理和團隊正確識別并合理引導所有相關方參與的能力，能決定著項目的成敗。

針對以上情況，項目組在物流成本管理系統(tǒng)開發(fā)項目管理活動過程中，為了滿足各相關方的利益追求，得到各相關方的支持，必須對相關方的管理給與高度重視，從識別相關方，規(guī)劃、管理和監(jiān)督相關方參與方面入，建立有效溝通，權衡相關方的利益訴求。

二、相關方管理

（一）識別相關方

物流成本管理系統(tǒng)開發(fā)項目實施過程中，其實現(xiàn)目的和結果經(jīng)常會受到來自項目相關方對其施加的影響，所以，項目相關方對項目能否按計劃執(zhí)行具有重大影響，項目組必須在不同階段必須優(yōu)先識別相關方開展相關方管理工作。在項目實施前期，項目組通過需求調(diào)研會議的形式，召集內(nèi)部及外部相關方討論項目需求或走訪調(diào)研相關方，了解相關方對項目成果交付中的獲益情況。最終，項目組以項目獲益情況為主要依據(jù)，根據(jù)各相關方對項目的影響程度進行了定義，重點對影響力最高級別相關方的角色和需求進行清晰描述，制定了《項目相關方登記冊》。

項目組通過對《項目相關方登記冊》中主要人員進行分析，最終選用權力/利益方格，通過對影響項目結果的相關角色進行A、B、C、D分類，以便于后期項目實施過程中，對A類角色進行重點考慮提供保障。

在項目實施過程中，由于項目環(huán)境的變化，受項目影響的相關方也會動態(tài)變化，對相關方的識別不可能一步到位，特別是重要相關方，必須不定期進行更新，以保證項目按期交工。

（二）規(guī)劃相關方參與

各相關方處在自身的角度對項目認識都比較敏感，對項目的最終能否成功可能產(chǎn)生積極或消極的影響。因此，項目組必須基于相關方的不同需求、利益及對項目成功的潛在影響，在項目實施過程的每個階段召開協(xié)調(diào)會議，定義現(xiàn)階段相關方所需的參與級別，不斷更新識別相關方在當前項目階段的期望參與度，通過相關方參與矩陣，規(guī)劃相關方參與，持續(xù)更新相關方管理計劃，制定對應的管理措施。

通過相關方參與評估矩陣，在識別后的相關方中，如果當前參與度與預期參與度與級別存在較大差距，或?qū)⑴c程度不理想的相關方，要通過邀請專家判斷來選擇彌補差距需要的行動和溝通。項目組要主動干預，盡可能通過及時的信息發(fā)布與澄清，緩和或消除持反對立場的相關方態(tài)度，減緩消極影響，及時更新相關方管理計劃，保持更多積極的影響，以避免后期對項目產(chǎn)生較大的不利影響，保證項目成功完成。

（三）管理相關方參與

在項目實施過程中，項目組對相關方進行積極地管理尤為重要，通過利用有效的溝通管理計劃，配合有效的信息搜集和分發(fā)工具支持，發(fā)揮最佳效果，更好地滿足相關方的需要。并與之進行的高效地溝通和協(xié)作，促使相關方合理、積極的參與到項目實施的過程，共同解決項目實施過程中所發(fā)生或可能發(fā)生的實際問題，提高效率，減少不必要的人為干擾。最終贏得主要相關方的支持，降低反對相關方的負面影響。

項目的溝通管理是項目經(jīng)理成功領導項目順利實施的手段，它也是決策計劃執(zhí)行的基礎，貫穿項目的整個生命周期，是對組織和控制管理項目過程的依據(jù)和手段。據(jù)對以往的信息系統(tǒng)項目實施統(tǒng)計顯示，失敗的項目占到80%，而由非技術原因造成的失敗占主要原因，其中溝通不暢就占據(jù)了絕大部分，由此可見溝通管理在信息系統(tǒng)項目中的重要性。

在項目實施過程中，按照溝通管理計劃，項目組采取交互式溝通與推式溝通與相關方保持協(xié)商與溝通狀態(tài)，對相關方實現(xiàn)項目目標的意愿施加影響，積極鼓勵相關方的期望，調(diào)動相關方參與項目，就能夠更好地處理目前還沒有成為問題，但預計以后會成為問題的各種關注點。項目組通過及時發(fā)現(xiàn)和討論這些關注點，提前進行風險評估與防范，澄清并解決已經(jīng)識別的問題，必要時通過發(fā)布變更請求或借用外部力量來解決問題，全面提高相關方對項目的滿意程度，最終確保實現(xiàn)項目目標，提高項目相關方驗收項目的成功率。

（四）監(jiān)督相關方參與

監(jiān)督相關方參與的目的，就是為了維持或增進相關方及外部環(huán)境參與活動的有效性。在任何系統(tǒng)開發(fā)項目中，項目相關方通常都會站在自身的角度考慮問題，爭取自身利益的最大化，但往往對項目整體利益沒有全面的認識。而在項目的整個生命周期中，需要持續(xù)對項目相關方的參與程度進行反復評估，當項目相關方對項目產(chǎn)生的影響偏離預期的軌道，或者項目相關方參與活動的效率與效果與預期發(fā)生偏差時，就需要對其施加影響，按照相關方管理計劃進行調(diào)整。

三、總結與展望

通過應用現(xiàn)代項目相關方管理理論與方法，項目組針對項目相關方管理進行識別與分析，及時了解相關方的需求和期望，制定有效的管理策略，調(diào)動了相關方參與項目決策和執(zhí)行的積極主動性，解決實際發(fā)生的問題，管理利益沖突，對物流成本管理系統(tǒng)開發(fā)項目實施過程進行了有效管理。最終，圓滿的解決了項目管理中實際發(fā)生的問題，保障了物流成本管理系統(tǒng)開發(fā)項目的效率和成功率，為同類系統(tǒng)開發(fā)項目的管理提供了寶貴經(jīng)驗。

作者單位：東方電氣集團大件物流有限公司