提高學(xué)校財務(wù)檔案利用率的幾點(diǎn)建議

李洪

摘 要：眾所周知，財務(wù)檔案是一種非常重要的資料和文件。目前，由于人們對財務(wù)檔案的利用存在一定的誤解，片面的認(rèn)為財務(wù)檔案屬于機(jī)密性文件，不能夠借閱和使用，因而財務(wù)檔案在利用率上有待提升。本文主要對學(xué)校財務(wù)檔案利用率的提升建議或策略進(jìn)行有效的研究和討論，通過對當(dāng)前學(xué)校財務(wù)檔案利用現(xiàn)狀的分析和把握，從而更加有針對性的實(shí)施行之有效的方法和措施來提升學(xué)校財務(wù)檔案的利用效率。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;財務(wù)檔案;利用效率;策略;建議

現(xiàn)如今，隨著信息科技的不斷發(fā)展，學(xué)校在檔案管理方式上有了更高的要求。學(xué)校的檔案已經(jīng)從單純的檔案實(shí)體逐步擴(kuò)展到了信息化的檔案管理，使得學(xué)校的檔案管理工作更加全面和便捷。但是在財務(wù)檔案的利用方面，學(xué)校要結(jié)合財務(wù)檔案的特殊性，分析財務(wù)檔案的利用現(xiàn)狀，以此來不斷分析如何才能夠更加全面、系統(tǒng)且充分的利用財務(wù)檔案，提升學(xué)校財務(wù)檔案的利用效率，這是當(dāng)前學(xué)校在檔案管理工作中的一個重點(diǎn)，也是學(xué)校亟待解決的檔案管理問題。

一、學(xué)校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，很多學(xué)校在財務(wù)檔案管理方面存在很多的局限和不足，使得財務(wù)檔案的利用率十分低下，對學(xué)校的一些工作造成不必要的影響和麻煩。我們只有充分且全面的了解和掌握學(xué)校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀，才能夠更好地實(shí)施有效的方法和措施來提升學(xué)校財務(wù)檔案的利用效率和水平。下面對學(xué)校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行具體的分析和討論：

1、學(xué)校缺乏健全且完善的財務(wù)檔案管理制度

很多學(xué)校在管理財務(wù)檔案方面都缺乏比較健全的規(guī)章制度和流程，在收集和管理財務(wù)檔案方面存在很多不規(guī)范的地方，使得很多財務(wù)檔案在利用時不能夠及時的找出來，影響財務(wù)檔案使用人員的借閱和使用。與此同時，在整理與收集財務(wù)檔案時，由于分類不明晰，容易造成財務(wù)檔案分類整理出現(xiàn)混亂，還有一些較為重要的財務(wù)檔案沒有進(jìn)行及時、有效的分類與管理，使得財務(wù)檔案資料的歸集不完整、不全面，且在財務(wù)檔案的保存上也沒有做到分門別類，將很多財務(wù)單據(jù)、原始資料堆放一起進(jìn)行保存，在查找和借閱時會花費(fèi)大量的時間，影響財務(wù)檔案的利用效率。

2、學(xué)校缺乏對財務(wù)檔案可利用的宣傳

很多人認(rèn)為財務(wù)檔案是一種保密性文件，因而在財務(wù)檔案的使用上，很多人會片面的認(rèn)為，財務(wù)檔案一般人是不可以借閱和使用的，缺乏財務(wù)檔案借閱和使用的基本意識，這主要是由于學(xué)校沒有對財務(wù)檔案的可利用進(jìn)行有效的宣傳和規(guī)定，一些工作人員在工作上需要一些財務(wù)數(shù)據(jù)作為支撐和幫助，但是由于財務(wù)檔案的保密性，因而望而卻步，導(dǎo)致在工作上造成了一些麻煩和問題，影響工作效率和工作質(zhì)量。

3、學(xué)校檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平有待提升

盡管財務(wù)檔案具有一定的專業(yè)性，很多學(xué)校的檔案管理人員在查找財務(wù)檔案方面會存在很多的困難，由于檔案管理人員的非專業(yè)性，對于專業(yè)性較強(qiáng)的財務(wù)檔案保存與管理會或多或少有點(diǎn)力不從心，再加上學(xué)校缺乏對檔案管理員的專業(yè)性培訓(xùn)，對于財務(wù)檔案的分類與整理缺乏一定的思維和流程，這些都會影響學(xué)校財務(wù)檔案的利用效率。此外，隨著信息科技的不斷發(fā)展，很多學(xué)校在檔案管理方面已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，通過檔案管理信息系統(tǒng)就能夠快速、準(zhǔn)確的查找到檔案。但是在財務(wù)檔案的搜索和查找上，由于檔案管理員缺乏對財務(wù)專業(yè)知識的了解，在信息化管理系統(tǒng)與紙質(zhì)財務(wù)檔案查找之間存在銜接不暢的問題，使得財務(wù)檔案的在利用上并不能夠快速、準(zhǔn)確、及時的查找出來，影響財務(wù)檔案的利用。

二、學(xué)校財務(wù)檔案利用率提升的方略探究

為了能夠有效的提升學(xué)校財務(wù)檔案的利用效率，加強(qiáng)對財務(wù)檔案的分類與管理，做好財務(wù)檔案可利用的宣傳工作，強(qiáng)化對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而不斷提升學(xué)校財務(wù)檔案的利用效率和利用水平。下面對學(xué)校財務(wù)檔案利用率提升的方法和策略進(jìn)行具體的討論和研究：

1、健全和完善學(xué)校財務(wù)檔案管理制度

學(xué)校在財務(wù)檔案管理方面要制定健全且完善的財務(wù)檔案管理制度，從財務(wù)檔案的歸集、分類與整體等整個財務(wù)檔案管理流程進(jìn)行細(xì)化和完善，明確財務(wù)檔案的借閱范圍、借閱流程，為學(xué)校財務(wù)檔案的管理提供更加健全的制度保障，促進(jìn)財務(wù)檔案管理利用率的更好提升。

2、強(qiáng)化對財務(wù)檔案可利用的宣傳

財務(wù)檔案并不是不可利用，學(xué)校在財務(wù)檔案利用上要進(jìn)行有效的宣傳，學(xué)校可以將財務(wù)檔案的可利用形成一定的制度和流程列入財務(wù)檔案管理制度當(dāng)中，使得學(xué)校的每個部門都能夠明晰財務(wù)檔案的借閱要求和范圍，從而使得學(xué)校各部門在開展工作時，能夠具備利用財務(wù)檔案的意識，并學(xué)會運(yùn)用財務(wù)檔案中的有效數(shù)據(jù)來推動學(xué)校各項(xiàng)工作的更好開展和進(jìn)行，提升了學(xué)校財務(wù)檔案管理的利用率。

3、重視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升工作能力

學(xué)校的檔案種類繁多，在管理方面需要細(xì)心和耐心。盡管在信息科技不斷發(fā)展的今天，學(xué)校的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了半信息化，學(xué)校的一些部門在利用檔案信息上可以從電腦中查找類別和檔案的具體儲存位置，這樣能夠快速有效的查找出來。但是在財務(wù)檔案的管理上由于缺乏專業(yè)性，使得財務(wù)檔案的管理缺乏一定的效率性。因此，重視對檔案管人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案管理人員具備管理財務(wù)檔案的基本知識和意識，做好財務(wù)檔案的分類、整體工作，為財務(wù)檔案的利用奠定基礎(chǔ)。此外，財務(wù)檔案里面的分類內(nèi)容都是由財務(wù)人員進(jìn)行細(xì)化與整理，因此，學(xué)校的財務(wù)人員在交接財務(wù)檔案時，要將財務(wù)票據(jù)、財務(wù)賬簿、財務(wù)憑證和財務(wù)報表等相關(guān)資料分門別類的整體好，單獨(dú)存檔，在交接到學(xué)校檔案管理員處時，要做好交接工作，將財務(wù)檔案的類別交接清晰，并當(dāng)面錄入信息管理系統(tǒng)中，這樣能夠提升財務(wù)檔案的管理效果，因而在利用財務(wù)檔案時，能夠節(jié)約大量的時間和人力，能夠快速、及時的找出財務(wù)檔案使用人所需的財務(wù)資料。

三、結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校的財務(wù)檔案能夠較為全面的反映學(xué)校的各項(xiàng)運(yùn)營情況，能夠?yàn)閷W(xué)校的很多活動的開展提供有效的依據(jù)和憑證。但是由于人們?nèi)狈秘攧?wù)檔案的意識，沒有重視對財務(wù)檔案的利用，再加上學(xué)校在財務(wù)檔案的利用方面缺乏健全的制度，很多人認(rèn)為財務(wù)檔案是不允許借閱和利用的?；诖?，學(xué)校必須要做好財務(wù)檔案利用方面的宣傳工作，健全和完善財務(wù)檔案利用機(jī)制，明確財務(wù)檔案利用的原則、方法和途徑，強(qiáng)化財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平，從而促進(jìn)學(xué)校財務(wù)檔案管理工作得到更好的開展，學(xué)校財務(wù)檔案的利用率得到更好地提升，推動學(xué)校各項(xiàng)活動和教學(xué)效率和水平得到更好地提高。

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