淺談水電工程竣工資料檔案管理工作

徐艷梅

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和各行各業(yè)的快速發(fā)展，資料檔案管理工作在任何職業(yè)、任何工作中都是十分重要的，這一流程能把所做的工作真實(shí)的反應(yīng)出來(lái)，并能通過(guò)這一流程及時(shí)查漏補(bǔ)缺，在后期遇到同類型工作時(shí)，還可進(jìn)行借鑒。所以應(yīng)當(dāng)重視起資料檔案管理工作，尤其是水電工程竣工的資料檔案管理，因?yàn)樗姽こ坛绦蚍彪s，涉及的資料檔案種類頗多，每項(xiàng)流程都環(huán)環(huán)相扣，錯(cuò)漏了哪一處都會(huì)產(chǎn)生不小的影響。因此對(duì)從事水電工程資料檔案管理工作的人員要求極高，對(duì)工作人員的操作規(guī)范也要求的格外嚴(yán)格，以求讓整個(gè)工程項(xiàng)目能順利圓滿的完成。

關(guān)鍵詞：提高意識(shí);制定規(guī)范;實(shí)施制約與監(jiān)督

引言：竣工驗(yàn)收備案的實(shí)施對(duì)我國(guó)工程建設(shè)管理來(lái)講具有至關(guān)重要的作用，推動(dòng)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)核定工程質(zhì)量等級(jí)向以建設(shè)單位為主體組織工程竣工驗(yàn)收，并以相應(yīng)規(guī)定為依據(jù)向建設(shè)行政部門(mén)主管部門(mén)申請(qǐng)備案的轉(zhuǎn)變是其核心所在，旨在提升工程建設(shè)過(guò)程中各方主體責(zé)任的明確性，提升各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性。同時(shí)，竣工驗(yàn)收備案的實(shí)施在提升建設(shè)工程檔案資料及時(shí)性、系統(tǒng)性和全面性方面也具有突出作用。

一、竣工驗(yàn)收備案與檔案管理間的聯(lián)系

就以往來(lái)講，無(wú)論是建設(shè)還是施工管理過(guò)程中都未將城建檔案工作納入到其中，這就導(dǎo)致檔案管理工作過(guò)程中經(jīng)常存在歸檔不及時(shí)、資料不全面等情況，使得已經(jīng)交付使用的工程其檔案并未及時(shí)移交到城建檔案部當(dāng)中，即使檔案主管部門(mén)工作較為被動(dòng)，而且對(duì)后續(xù)工程管理來(lái)講也會(huì)產(chǎn)生不利影響。而竣工驗(yàn)收備案的實(shí)施有效彌補(bǔ)了上述的不足，并為上述問(wèn)題的解決提供了重要的制度保障，提升了建筑工程檔案完整和移交在工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中的地位。

二、竣工驗(yàn)收備案在檔案管理中的重要性

2001年7月，我國(guó)建設(shè)部指出，對(duì)于包含在城建檔案館接收范圍的工程來(lái)講，建設(shè)單位需要基于組織竣工驗(yàn)收前提下，提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)圍繞工程實(shí)施預(yù)驗(yàn)收，這也是城建檔案管理機(jī)構(gòu)給予工程檔案認(rèn)可文件的基礎(chǔ)。同時(shí)，建設(shè)單位在具備工程檔案認(rèn)可文件后，可以在工程組織下實(shí)施竣工驗(yàn)收。就竣工驗(yàn)收備案這一過(guò)程來(lái)講，還要著重對(duì)工程檔案認(rèn)可文件進(jìn)行仔細(xì)且嚴(yán)格的查閱。也正是在這些條文的明確規(guī)定和執(zhí)行下，工程檔案管理工作逐步朝向科學(xué)化和規(guī)范化邁進(jìn)，對(duì)工程檔案移交歸檔工作也具有不可忽視的意義?？偟膩?lái)講，竣工驗(yàn)收備案在檔案管理中的重要性主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，以國(guó)家部門(mén)規(guī)章方面為立足點(diǎn)，對(duì)城建檔案接收嚴(yán)格依法行事進(jìn)行了明確，賦予了城建檔案管理更多的權(quán)威性。想要達(dá)到提升工程檔案管理力度的目的，城建檔案管理部門(mén)可以以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)和參照，促使建設(shè)單位及時(shí)履行自身職責(zé)，并對(duì)其向城建檔案館移交工程檔案這一過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，執(zhí)行起來(lái)操作性也較強(qiáng)。第二，提升了城建檔案管理工作的規(guī)范性，管理質(zhì)量也有所提高。對(duì)于工程竣工且驗(yàn)收合格的工程來(lái)講，建設(shè)單位需要到城建檔案館中憑借《建設(shè)項(xiàng)目檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)》領(lǐng)取《建設(shè)項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)表》，并在此基礎(chǔ)上完成預(yù)驗(yàn)收的登記;待登記完畢后，城建檔案館會(huì)在建設(shè)單位填寫(xiě)的《建設(shè)項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收申請(qǐng)表》基礎(chǔ)上，以此為依據(jù)對(duì)工程檔案預(yù)驗(yàn)收進(jìn)行安排;待預(yù)驗(yàn)收合格后，城建檔案館會(huì)向建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可書(shū)》，這也是建設(shè)單位組織竣工驗(yàn)收的重要保障。

三、如何發(fā)揮竣工驗(yàn)收備案對(duì)建筑工程檔案的作用

（一）提升相關(guān)人員對(duì)竣工資料檔案管理的意識(shí)

水電工程竣工的重要組成部分就是竣工資料檔案的管理，因?yàn)檫@一環(huán)節(jié)可以起到參考、審核、驗(yàn)收及維護(hù)等重要作用，并且跟整個(gè)工程的效益是有直接關(guān)系的。所以一定要將竣工資料收集完整，將整個(gè)檔案做的真實(shí)有效并且準(zhǔn)確。要是沒(méi)能將這部分做好，將會(huì)為項(xiàng)目埋下不小的隱患。因此，整個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，一定要將竣工檔案的管理意識(shí)提升上來(lái)，在實(shí)際工作中，嚴(yán)格的遵照管理流程以及檔案歸檔的規(guī)范，認(rèn)真的對(duì)待檔案管理這項(xiàng)工作，務(wù)必將工程真實(shí)，準(zhǔn)確并完整的呈現(xiàn)出來(lái)，為工程做好輔助工作。畢竟一旦出現(xiàn)資料不全或管理不善的局面，就會(huì)導(dǎo)致一部分的資料失真或缺失，或者一旦產(chǎn)生問(wèn)題便很難查詢因由，無(wú)法及時(shí)正確的將隱患消除，為工程后期的運(yùn)營(yíng)造成不必要的麻煩，還會(huì)為社會(huì)埋下多種不安全隱患。

（二）將資料呈現(xiàn)的內(nèi)容規(guī)范化

水電工程的圖紙編制和各個(gè)項(xiàng)目的所有資料文件都是有明確規(guī)定與要求的，但總會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作不規(guī)范，監(jiān)管力度不嚴(yán)格，或是其他原因，使檔案管理工作依然存在不少問(wèn)題。比如在用紙方面沒(méi)有符合檔案要求，或者紙張表面不整潔，整份材料用紙大小和質(zhì)地不同，字寫(xiě)得潦草看不清，圖樣繪制的不規(guī)范，或是對(duì)資料隨意進(jìn)行涂改，修改又未經(jīng)許可，改后修改人也沒(méi)有簽字確認(rèn)或者加蓋公章等。除此以外，還有未將資料收集全面，或是出現(xiàn)只有圖紙沒(méi)有原始資料的情況，甚至是監(jiān)理報(bào)告或是竣工書(shū)的缺失，還有就是在最后收尾工作中不按要求進(jìn)行分類成冊(cè)，或是成冊(cè)的未制定目錄，有目錄的制定的又不準(zhǔn)確，明顯與內(nèi)容不符等問(wèn)題層出不窮，更有因管理上的不到位，造成重要資料丟失的狀況。這些問(wèn)題在工程施工中時(shí)常出現(xiàn)，對(duì)工程的進(jìn)度和后期運(yùn)作維護(hù)造成了不小的影響，因此需要相關(guān)人員加大資料管理的力度，經(jīng)常組織學(xué)習(xí)《驗(yàn)收規(guī)程》和《檔案法》等相關(guān)的重要文件，明確制定好相關(guān)的規(guī)范制度，將制度盡量細(xì)化，包括用紙，格式，涂改規(guī)定，字體要求等，并做好檔案管理工作的宣傳，提高檔案管理人員的工作素養(yǎng)及檔案管理意識(shí)，讓檔案管理工作得到充分重視，并將《規(guī)范法》形成制度，這樣才能保證資料的全面、統(tǒng)一、整潔及準(zhǔn)確。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

工程檔案要由專人負(fù)責(zé)，且對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的人員時(shí)常進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案管理工作的基本常識(shí)、檔案法規(guī)以及管理標(biāo)準(zhǔn)等，除此以外，檔案管理工作人員要具有一定的穩(wěn)定性。因?yàn)檫@部分人員不穩(wěn)定，會(huì)造成整個(gè)工程的各項(xiàng)措施與制度不能持續(xù)的落實(shí)。而且中途換人管理就會(huì)出現(xiàn)交接問(wèn)題，后來(lái)人員對(duì)工程前半部分的實(shí)施不了解，通過(guò)人員交接一知半解，無(wú)法與后續(xù)工作進(jìn)行更好的串聯(lián)，容易造成材料的遺失，或是數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤，或者進(jìn)行某項(xiàng)資料查詢時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，造成不必要的人力物力財(cái)力的浪費(fèi)。因此，檔案管理人員要將自己的業(yè)務(wù)水平不斷提高，除了將檔案進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理外，還要努力的搜集信息資源，給水電工程的運(yùn)行與維護(hù)提供更高效的服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，工程竣工檔案的管理工作，在整個(gè)水電工程項(xiàng)目中的作用非常重大，工作流程及工作量也十分的繁瑣復(fù)雜，因此需要檔案管理部門(mén)及工作人員具備超強(qiáng)的責(zé)任心以及出色的工作能力，并且擁有良好的工作素養(yǎng)，對(duì)檔案管理工作的重要性有高度的認(rèn)知，且能細(xì)心，耐心的進(jìn)行每一項(xiàng)工作，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與解決工作中遇到的問(wèn)題。這樣才能保證整個(gè)水電工程順利的進(jìn)行下去，后期運(yùn)營(yíng)與維護(hù)也能得到最好的保障。千萬(wàn)不要抱有僥幸心理或是過(guò)度理想化的心理，認(rèn)為差不多就可以。一旦產(chǎn)生這樣的心態(tài)，就很容易出現(xiàn)大紕漏，對(duì)整個(gè)工程以及對(duì)社會(huì)的影響都非常大。所以，檔案管理工作人員一定要收集精準(zhǔn)的資料，按照工作規(guī)范，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐瓿煽⒐べY料管理工作，為工程圓滿完成以及為社會(huì)的發(fā)展和人民的安定提供保障。

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