財務(wù)共享服務(wù)中心下財務(wù)檔案管理需求分析

姚勇卉

摘? 要：在信息時代來臨后，給各行各業(yè)帶來不小的沖擊，為了適應(yīng)時代的變化，企業(yè)財務(wù)部門逐漸轉(zhuǎn)型，出現(xiàn)了財務(wù)共享服務(wù)中心模式，充分發(fā)揮財務(wù)部門的戰(zhàn)略決策職能。在財務(wù)共享服務(wù)中心出現(xiàn)后，對財務(wù)檔案管理提出更高的要求，電子檔案數(shù)量激增，出現(xiàn)了一些新的管理需求，這就要求財務(wù)檔案管理作出改變，采取一些完善措施，才能滿足財務(wù)共享服務(wù)中心下的檔案管理需求。本文主要將財務(wù)共享服務(wù)中心為切入點，先探討財務(wù)檔案管理的新需求，再提出合理的完善意見，希望為今后的財務(wù)檔案管理提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享服務(wù)中心;財務(wù)檔案;管理需求

在信息化背景下，財政部出臺了會計信息化工作規(guī)范，要求大型企業(yè)集團逐漸建立財務(wù)共享服務(wù)中心，同時要求財務(wù)部門發(fā)揮管控、經(jīng)營支持、控制成本等職能，面對該要求，財務(wù)共享服務(wù)中心逐漸成為財務(wù)管理的新模式。財務(wù)檔案管理是實現(xiàn)財務(wù)共享的關(guān)鍵工作，在財務(wù)共享服務(wù)中心出現(xiàn)后也出現(xiàn)很多新的管理需求，包括電子檔案管理、制度規(guī)范建立、人員配置等，這就要求大中型企業(yè)結(jié)合檔案管理需求做出改變，采取一系列科學(xué)可行的完善措施。

1 財務(wù)共享服務(wù)中心下財務(wù)檔案管理需求分析

近些年，企業(yè)開始大批量引入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，日常辦公越來越依賴電子設(shè)備，大幅度提高辦公效率及質(zhì)量，特別是企業(yè)的財務(wù)部門，可以利用計算機完成數(shù)據(jù)計算，減少重復(fù)性的工作，將財務(wù)數(shù)據(jù)錄入計算機即可，提高工作效率的同時還消除了人為失誤。但是隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，職工數(shù)量越來越多，給財務(wù)部門帶來不小的壓力，需要穿插于各個部門才能完成財務(wù)工作，如果溝通交流不暢就會阻礙財務(wù)工作。在出現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)中心后，一定程度上解決了上述問題，可以通過共享中心集中數(shù)據(jù)，增加數(shù)據(jù)的透明度，同時財務(wù)管理也出現(xiàn)了一些新的需求。

在建立財務(wù)共享服務(wù)中心后，財務(wù)檔案管理出現(xiàn)以下新需求：第一，財務(wù)檔案數(shù)字化平臺。財務(wù)共享服務(wù)中心本身為數(shù)字化平臺，要想實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，更好的利用財務(wù)檔案資料，就要求財務(wù)檔案管理擁有標準統(tǒng)一的數(shù)字化平臺，在企業(yè)正常運行期間利用平臺傳輸數(shù)據(jù)，這樣才能更好的管理財務(wù)電子檔案。第二，規(guī)范統(tǒng)一的管理制度。在出現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)中心后，以往的財務(wù)檔案管理制度暴露出越來越多的不足，已經(jīng)無法滿足新時期下的財務(wù)管理需求，為此有必要結(jié)合企業(yè)實際情況構(gòu)建出的新的管理制度，要考慮到財務(wù)共享服務(wù)中心的管理需求。第三，風(fēng)險管控及安全防范。財務(wù)共享服務(wù)中心對財務(wù)管理體系也產(chǎn)生了不小的沖擊，例如取消了會計稽核崗位，同時質(zhì)疑檔案的真實性，這就要求加強財務(wù)檔案管理的風(fēng)險管控及安全防范。面對上述新需求，財務(wù)檔案管理需要作出一定的轉(zhuǎn)變，采取適合的改革措施。

2 財務(wù)共享服務(wù)中心下財務(wù)檔案管理的完善措施

2.1 構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的財務(wù)檔案數(shù)字化處理平臺

企業(yè)在建立財務(wù)共享服務(wù)中心時，應(yīng)用大量的信息技術(shù)，構(gòu)建出專用的數(shù)字化平臺，為了更好的對接共享服務(wù)中心，財務(wù)檔案管理也應(yīng)該加強對信息技術(shù)的應(yīng)用，逐漸向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，建立出財務(wù)檔案數(shù)字化處理平臺，不斷可以滿足信息共享的要求，同時還可以實現(xiàn)接收、傳遞、存儲一體化，高效利用財務(wù)檔案信息。同時，企業(yè)還要考慮到成本費用，構(gòu)建出統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字化處理平臺。

在建設(shè)數(shù)字化處理平臺時，要嚴格按照會計檔案管理規(guī)定操作，明確電子檔案的歸檔、描述、查詢、傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)的規(guī)范要求。企業(yè)需要在原有基礎(chǔ)上購置一定的硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)，這也是傳輸財務(wù)檔案信息的前提條件，在企業(yè)建立財務(wù)共享中心后，要加強對財務(wù)檔案的管理，盡可能提高信息化水平，逐漸形成完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。站在長遠的角度來看，在構(gòu)建數(shù)字化處理平臺后，可以為企業(yè)的業(yè)務(wù)承接帶來便利，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟利潤，逐漸稅收投入成本。

2.2 構(gòu)建系統(tǒng)化的財務(wù)檔案管理制度體系

現(xiàn)階段，我國還沒有形成成熟的電子檔案管理體系，國家雖然出臺了一些管理規(guī)范，但是大部分規(guī)范都比較落后，已經(jīng)無法新時期的電子檔案管理需求。同時，一些基層單位沒有意識到財務(wù)電子檔案的重要性，企業(yè)相應(yīng)的規(guī)章制度比較落后，在構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心后，應(yīng)該從制度體系入手，結(jié)合實際需求逐漸完善優(yōu)化，形成成熟穩(wěn)定的管理制度體系。

構(gòu)建財務(wù)檔案管理制度體系可以從以下幾方面入手：第一，構(gòu)建歸檔制度。企業(yè)正常運行過程中，每天都會產(chǎn)生大量的財務(wù)數(shù)據(jù)，在沒有正式打印成書面形式之前，要科學(xué)保管副本，同時要打印輸出憑證、日記賬等資料，同時嚴格按照國家管理部門要求打印出報表及賬簿。第二，建立存儲制度。國家檔案局對財務(wù)檔案存儲有著明確的要求，要展開科學(xué)備份，分開存儲檔案和備份檔案，數(shù)據(jù)磁盤都要做好編號處理，硬件設(shè)備要放置在通風(fēng)避光的房間，按照要求標明時間，為后續(xù)的檔案利用做好準備。第三，建立借用手續(xù)制度。在調(diào)閱已經(jīng)存檔的財務(wù)檔案資料時，需要按照公司規(guī)章制度由負責(zé)人簽字審批，才能辦理借閱手續(xù)，按照要求獲取需要的財務(wù)檔案資料。第四，建立定期備份制度。每間隔一段時間都要存儲備份會計數(shù)據(jù)，同時登記備份的日期、內(nèi)容等信息，如果企業(yè)選擇磁盤作為備份介質(zhì)，還要定期檢查磁盤是否可以正常使用，避免出現(xiàn)信息丟失等問題。

2.3 加強對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制及安全防范

在構(gòu)建財務(wù)貢獻服務(wù)中心后，取消了會計稽核崗位，為了更好的防控風(fēng)險，需要加強對財務(wù)檔案流轉(zhuǎn)過程的管控，增加一些稽核環(huán)節(jié)，盡可能消除人為失誤，例如在表單填制、結(jié)算等方面增加管控環(huán)節(jié)。大中型企業(yè)集團擁有大量的子公司，容易出現(xiàn)單據(jù)流轉(zhuǎn)補償?shù)膯栴}，無法及時付款或者核算，對企業(yè)經(jīng)營產(chǎn)生不小的影響，為此要引入信息技術(shù)，設(shè)計電子處理環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)單據(jù)的使用。在制定標準的流轉(zhuǎn)流程時，要明確每個管理細節(jié)，設(shè)置專門的負責(zé)人，才能保證單據(jù)處理效率，同時保證單據(jù)的真實性及完整性。目前會計系統(tǒng)大部分是網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)，容易受到病毒和網(wǎng)上黑客的攻擊，為此加強防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)安全方面的管理。企業(yè)應(yīng)當定期檢測信息系統(tǒng)運行情況，及時進行計算機病毒的預(yù)防、檢查工作，禁止用戶安裝非法防病毒軟件和私自卸載企業(yè)要求安裝的防病毒軟件。

3 結(jié)束語

綜上，財務(wù)共享服務(wù)中心有利于企業(yè)發(fā)展運行，同時對財務(wù)檔案管理提出一些新的要求，推動檔案管理逐漸向著規(guī)范化、電子化的方向發(fā)展，為此有必要展開合理的改革優(yōu)化。根據(jù)財務(wù)檔案新的管理需求，制定合理的完善方案，首先要構(gòu)建數(shù)字化處理平臺，提升財務(wù)檔案管理效率質(zhì)量的同時更好的對接共享服務(wù)中心，充分利用財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息，接下來要構(gòu)建標準規(guī)范的管理制度體系，才能實現(xiàn)對財務(wù)檔案的規(guī)范化管理，最后還要加強風(fēng)險防范，才能保證財務(wù)檔案的完整性和安全性，為企業(yè)今后的發(fā)展做出杰出貢獻。

參考文獻

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