政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔策略研究

莊穎

摘 要：在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，可以有效提高檔案管理及利用效率。隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各級(jí)機(jī)關(guān)單位積極開展數(shù)字化檔案室建設(shè)。但是在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，不可避免的會(huì)出現(xiàn)軟件和硬件方面的問(wèn)題。這些問(wèn)題可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的泄露，更甚者會(huì)造成數(shù)據(jù)的損壞及數(shù)據(jù)的永久遺失。因此，必須進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的日常管理及維護(hù)，并對(duì)所使用的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng);數(shù)據(jù);維護(hù)

在新時(shí)代高度發(fā)展的電子信息技術(shù)影響下，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向著以信息化為基礎(chǔ)的電子檔案管理方向發(fā)展，不僅大大提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也使傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)檔案保護(hù)工作困難情況得以改善。但是由于我國(guó)電子檔案管理事業(yè)處于起步階段，在電子檔案管理中存在著一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，給電子檔案管理工作的開展帶來(lái)了不利影響。

1 電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 電子檔案管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化

電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來(lái)了不利影響。

1.2 電子檔案管理中大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)不足

電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的永久儲(chǔ)存以及對(duì)檔案數(shù)據(jù)的全面分析，便于行業(yè)進(jìn)行檔案對(duì)比，以實(shí)現(xiàn)行業(yè)的最優(yōu)化選擇。而在現(xiàn)階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)構(gòu)建不足的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設(shè)備損壞而發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無(wú)法發(fā)揮，沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對(duì)比，因此給檔案管理工作的開展帶來(lái)了嚴(yán)重的不利影響。

1.3 在系統(tǒng)設(shè)施方面

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展速度日益加快，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)信息技術(shù)內(nèi)部的硬件與軟件系統(tǒng)設(shè)施，常常會(huì)出現(xiàn)無(wú)法相容、匹配不當(dāng)?shù)那闆r。因而，醫(yī)院在實(shí)行電子檔案的管理過(guò)程中，由于老計(jì)算機(jī)與新計(jì)算機(jī)之間存在著一定的系統(tǒng)差異，無(wú)法切實(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換與兼容，影響醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的傳遞。在一定程度上，直接制約著電子檔案綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)化及完善，難以為醫(yī)院各種醫(yī)療活動(dòng)提供完整的數(shù)據(jù)信息檔案。

2 電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

2.1 落實(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，強(qiáng)化電子檔案管理人員的綜合能力

管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)高質(zhì)量的培訓(xùn)工作落實(shí)，對(duì)電子檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行全面提升，例如信息化管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動(dòng)電子檔案管理工作的落實(shí)。

2.2 建立完善的檔案管理制度

要讓醫(yī)院檔案管理工作更加的科學(xué)化和系統(tǒng)化，就需要一個(gè)完善的檔案管理制度。一個(gè)良好的管理制度對(duì)檔案管理工作有著非常積極的促進(jìn)作用，建立一個(gè)科學(xué)的檔案管理體系，完善的檔案管理制度，也是保障整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作向著系統(tǒng)化和科學(xué)化方向發(fā)展的重要保障。科學(xué)制度的建立要以法律體系作為基礎(chǔ)，將醫(yī)院實(shí)際黨員管理工作與法律體系相結(jié)合，制定出與醫(yī)院實(shí)際相符合的檔案管理制度，檔案管理制度的制定不是短期的事情，不是一蹴而就的，需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況做出調(diào)整，不斷地完善檔案管理制度，才能夠讓檔案管理制度更好地為醫(yī)院的檔案管理工作服務(wù)，將檔案管理制度的作用充分發(fā)揮出來(lái)。制定一個(gè)完善的檔案管理制度要聯(lián)系整個(gè)醫(yī)院的實(shí)際情況，耐心地傾聽醫(yī)院上下所有人員的意見(jiàn)，將這些意見(jiàn)更好地收集起來(lái)為檔案管理制度的建立和完善提供重要的支持，也能讓檔案管理更好地為醫(yī)院各個(gè)部門提供幫助，讓醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮積極的作用。

2.3 建立檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，保證電子檔案管理的功能得以完全發(fā)揮

大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)是現(xiàn)代電子檔案管理的重要特征體現(xiàn)，是電子檔案管理功能完全發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行平臺(tái)數(shù)據(jù)的云端儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存。同時(shí)，也能夠通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行篩選對(duì)比，為行業(yè)決策的落實(shí)提供數(shù)據(jù)分析保障，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

2.4 構(gòu)建安全防范綜合體系

醫(yī)院的檔案資料所在管理部門，需要高度重視系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的防范工作，先從人員安全防范的意識(shí)方面入手，加大宣傳教育力度，普及安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及防范的相關(guān)常識(shí)，以避免不規(guī)范化的系統(tǒng)操作促使病毒侵入電子化的檔案資料管理系統(tǒng)內(nèi)部，影響系統(tǒng)安全、正常的運(yùn)行。還需注重系統(tǒng)的安全維護(hù)，聘請(qǐng)具備較強(qiáng)系統(tǒng)安全員定期維護(hù)電子化的檔案資料管理系統(tǒng)，做到及時(shí)識(shí)別、篩選、規(guī)避、殺除病毒風(fēng)險(xiǎn)，控制系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，提高醫(yī)院內(nèi)部電子檔案的管理系統(tǒng)整體運(yùn)行安全系數(shù)。

2.5 重視專業(yè)性的培訓(xùn)

由于醫(yī)院多數(shù)檔案資料相應(yīng)管理人員，在信息化科學(xué)技術(shù)及系統(tǒng)軟件的應(yīng)用操作能力上還有待于強(qiáng)化。對(duì)此，要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對(duì)這一方面工作予以高度重視，加強(qiáng)對(duì)這一方面管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)，主要包含著信息化科學(xué)技術(shù)、軟件系統(tǒng)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及其防范、電子化檔案資料管理實(shí)操等相關(guān)知識(shí)、能力的強(qiáng)化培訓(xùn)，確保檔案的管理人員能夠具備較強(qiáng)的技術(shù)實(shí)操能力，掌握檔案資料電子化管理這一方面能力，確保此項(xiàng)工作高效完成。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)直接影響電子檔案的管理質(zhì)量和利用效率，使用和維護(hù)人員必須有較高政治素養(yǎng)和專業(yè)技能。在使用和維護(hù)過(guò)程中，需要注意硬件和軟件可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題。同時(shí)，必須對(duì)進(jìn)行檔案系統(tǒng)訪問(wèn)的密碼定時(shí)更新，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，檔案系統(tǒng)使用和維護(hù)工作人員，需加強(qiáng)專項(xiàng)培訓(xùn)，提高檔案工作人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)不斷更新?lián)Q代的大數(shù)據(jù)時(shí)代。

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