智能化檔案管理的應用與推廣研究

展霄鵬

摘 要：隨著社會技術(shù)化、信息化的發(fā)展趨勢越來越繁榮。而智能化的檔案管理模式的出現(xiàn)就是一個必然趨勢。因為單純依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式早已經(jīng)不能滿足當下強烈的需求，而將區(qū)塊鏈技術(shù)引入檔案管理，具有一定的突破性和創(chuàng)新性。區(qū)塊鏈具有的技術(shù)式算法、時間戳、自治性和信息不可篡改性等，都對智能化檔案的應用與推廣有很大的推動作用。本文結(jié)合區(qū)塊鏈在檔案管理上的應用，簡單敘述了推廣的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：智能化;區(qū)塊鏈技術(shù);檔案管理

1 智能化檔案管理中的應用與推廣的重要意義

1.1 有利于節(jié)約資源，降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)形式存在，用紙張作為承載信息的載體進行記錄、運輸和傳遞。但由于檔案種類十分龐大，涉及國家、社會、企業(yè)和個人的方方面面，導致檔案的管理工作是一個重要且非常冗雜的過程。但是隨著計算機的普及，檔案管理實現(xiàn)智能化成為一個必然趨勢。智能化檔案管理改變了傳統(tǒng)檔案的存儲模式，一枚小小的硬盤就可以解決大量紙張的使用和存放檔案所需場地的問題。不僅節(jié)約了紙張，還節(jié)省了相關(guān)的人力、財力。另外，運輸成本也大大降低。

1.2 有利于檔案信息順利地存儲、檢索和使用

進行智能化檔案管理，可以依靠互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的智能系統(tǒng)進行自動收集、分類、整理、存儲等，不需要人為去進行干預，就可以完成一系列的操作。因為互聯(lián)網(wǎng)的存在，人們還可以方便快捷地對所需檔案信息進行查詢和檢索等。而且把檔案管理進行智能化以后，可以順利的解決由于檔案信息龐大所需存儲空間不足問題。智能化的檔案管理具有很大的信息容量，并且利用越來越先進的技術(shù)軟件還可以不斷對程序進行優(yōu)化，使其能容納越來越多的數(shù)據(jù)信息。

1.3 有利于提高檔案管理的工作效率，降低檔案毀壞風險

因為智能化的檔案管理大多是利用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢進行管理。相比于傳統(tǒng)的，依靠純?nèi)肆韺n案進行分類、整理和保存要方便快捷很多。這樣在同等時間內(nèi)，可處理的檔案信息明顯增加，極大地提高工作效率，省時又省力。另外，還可以減少由于人為造成的檔案毀壞和由于自然災害如水災、火災等的突發(fā)風險，保證檔案的完整性。檔案的完整性十分重要，缺少檔案信息，檔案的作用也會大大降低，因此，在智能化檔案管理進程中保證檔案的安全是個很重要的因素。

2 智能化檔案管理應用與推廣過程中的問題

2.1 管理人員意識不強，所需技能水平不足，理念轉(zhuǎn)變困難

從事檔案管理工作的人員，可能對智能化的認識和了解不足而產(chǎn)生抵觸心理。他們習慣于以前的管理模式，一時很難改變他們的觀念。另外，從事檔案工作的人員大多處于中老年，對于智能化管理他們學習和接受各種知識技能的水平相對較弱。而智能化檔案管理需要先進的技術(shù)和手段，這在一定程度上阻礙了智能化檔案管理應用和推廣進程。

2.2 缺乏相應的制度保障

目前，還沒有相對完善和可參考的智能化檔案管理制度，在以前的制度模式下，限制了智能化管理過程的推進。沒有制度作為工作的保障，工作人員得不到相應的約束性，也無法激起他們積極參與智能化管理的動力。如何根據(jù)實際情況制定相應的制度，讓制度輔助智能化管理有效進行，這是一個需要認真考慮的事情。

3 實現(xiàn)智能化檔案管理的過程中區(qū)塊鏈的應用性

3.1 區(qū)塊鏈技術(shù)能有效建立一種無差別的識別系統(tǒng)，為檔案管理建立一套清晰的身份認證算法

實現(xiàn)檔案管理的智能化是一個長期努力的過程，因此，就需要檔案管理人員對自己的崗位十分熱愛[1]，有耐心。單純信息采集處理環(huán)節(jié)就是一個復雜的過程。區(qū)塊鏈技術(shù)能有效建立一種無差別的識別系統(tǒng)，為檔案管理建立一套清晰的身份認證算法。由于區(qū)塊鏈技術(shù)自身的特點和優(yōu)勢，它具有一定的免信任功能，可以建立統(tǒng)一的底層協(xié)議認證系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)方便快捷的自主進行記錄和實時更新。另外區(qū)塊鏈還有一個很重要的功能就是數(shù)據(jù)信息在特定規(guī)則下，并能夠保證數(shù)據(jù)信息絕對安全的情況下，數(shù)據(jù)可以完成自由交換。曾經(jīng)在霍博頓軟件工程學院就已經(jīng)成功有了這方面的應用。這項技術(shù)的應用無論是對企業(yè)、國家還是個人的檔案管理部門來說無疑都是一項很先進，并能加快工作效率的技術(shù)。這項技術(shù)可以將數(shù)據(jù)記錄和互通的節(jié)點相互連接，毫不費力的就解決了繁雜的信息采集和處理過程，使檔案管理的效率大大提高。

3.2 提升管理人員素質(zhì)，規(guī)范化操作

實現(xiàn)檔案智能化管理就意味著管理者在進行檔案管理時，要用到計算機網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識和基本的技能。這就需要相關(guān)的人員去學習和掌握智能化檔案管理所用到的具體技能，這樣才能有利于智能化的推進。管理人員所需技能和知識不足時，容易產(chǎn)生管理工作不規(guī)范的情況。因此，管理人員要自主的去進行學習，和技術(shù)的發(fā)展保持同步。在掌握和提升自我專業(yè)知識和基本技能的同時，還要認清現(xiàn)實，全面理智的對智能化管理工作存在的優(yōu)劣進行分析和認識。

3.3 健全相關(guān)制度，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)

事物是不斷向前發(fā)展的，在實現(xiàn)智能化檔案管理過程中要建立相應的管理制度。在制度完善的條件下才能保證工作的順利進行。因此，檔案管理工作要根據(jù)實際情況建立健全完善的信息化檔案管理制度，認真制定各環(huán)節(jié)、各方面的相關(guān)細則。同時對于不同的部門，不同的職位，還應制定相關(guān)的規(guī)章制度以此來約束員工和各部門，保證工作的順利進行。

3.4 引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)保障檔案信息的安全性

檔案與我們社會上的每個人息息相關(guān)，它的重要性不言而喻。無論任何類型的檔案都是在保證它的全面性、保密性的前提下才能發(fā)揮它自身的作用。失去這兩種特性的檔案也就沒有了存在的意義，因此保證檔案的安全和全面十分重要[2]。在智能化的過程中，由于黑客、病毒等的存在要特別注意智能化檔案管理時檔案的安全是否能夠有效保證。但區(qū)塊鏈具有時間戳功能，對信息追蹤、防偽是個很重要突破。區(qū)塊鏈技術(shù)的時間戳功能是由于信息和區(qū)塊之間有一定的時間順序，可以追蹤信息的源尾，而且信息也無法更改，不可改造，很好地保證了數(shù)據(jù)的安全性，引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)地檔案管理工作十分重要。

3.5 保障系統(tǒng)的硬件設(shè)施完善

先進的技術(shù)需要先進的設(shè)備才能保證工作的順利進行。因此，智能化檔案管理工作的順利進行，需要根據(jù)實際情況結(jié)合當前的設(shè)備和技術(shù)成果，對系統(tǒng)設(shè)備和技術(shù)進行優(yōu)化改進、優(yōu)化和提升。為智能化檔案管理工作的順利開展做好保障。除了硬件設(shè)備如數(shù)據(jù)掃描儀等之外[3]，還要創(chuàng)建相關(guān)的信息管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)等。使檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)格化，保證智能化檔案管理的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束

總之，對于檔案管理進行智能化應用和推廣，對從事檔案管理這份職業(yè)的工作人員來說是一個很好的改革。在應用的過程中要考慮檔案的安全性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和如何實現(xiàn)檔案的資源共享，保證檔案的安全、保密是最主要的因素。在這個過程中，通過提升相關(guān)管理人員的意識和職業(yè)技能，制定相關(guān)的管理制度，健全相關(guān)細則，配置相應的硬件設(shè)施，快速有效地推進智能化檔案管理工作的應用。

參考文獻

[1]黃光香.智能化檔案管理的應用與推廣[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（07）：75.

[2]王霞.檔案信息化管理的實現(xiàn)策略探討[J].中外企業(yè)家，2020，（08）：139.

[3]夏進剛.城建檔案信息化管理的實現(xiàn)策略探討[J].城建檔案，2017，（02）：14-15.