醫(yī)院文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑研究

鄭梅

摘 要：醫(yī)院是重要的醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)，包含著眾多的文書(shū)檔案。其中包括醫(yī)院的工作計(jì)劃，發(fā)展方案，會(huì)議記錄，委任書(shū)等等。這些文書(shū)在醫(yī)院的發(fā)展中有著重要的地位，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見(jiàn)證，一定程度上體現(xiàn)了醫(yī)院的管理水平。目前的文書(shū)檔案管理還存在著許多的問(wèn)題，需要進(jìn)一步改善。因此，我們需要探求醫(yī)院文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑。從而科學(xué)合理地管理醫(yī)院文書(shū)檔案

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書(shū);檔案管理;有效途徑

醫(yī)院服務(wù)對(duì)象廣，文書(shū)檔案多。這些文書(shū)形式多樣，涉及面廣，是對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，有著十分重要的參考價(jià)值。醫(yī)院的眾多活動(dòng)和工作的開(kāi)展都需要依托這些文書(shū)資料來(lái)進(jìn)行。重視文書(shū)檔案管理工作，可以提高醫(yī)院的管理水平和工作效率。然而目前的醫(yī)院文書(shū)管理水平還存在著許多的欠缺，我們應(yīng)當(dāng)重視并尋求方法加以完善。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

1）缺乏健全的管理制度。管理醫(yī)院文書(shū)檔案需要有健全的管理制度，這對(duì)管理工作的執(zhí)行有著重要的依托[1]。目前許多醫(yī)院的管理部門(mén)在這一方面有所欠缺。這導(dǎo)致醫(yī)院的管理工作缺乏完善制度依托。這將有可能導(dǎo)致管理呈現(xiàn)混亂狀態(tài)，極大地阻礙醫(yī)院的發(fā)展。

2）重視程度不夠。由于文書(shū)管理工作無(wú)法直接創(chuàng)造效益，一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理。而醫(yī)院在文書(shū)管理方面出現(xiàn)的問(wèn)題大多都與重視程度不夠有關(guān)。管理部門(mén)的工作態(tài)度直接影響了管理工作的質(zhì)量。許多管理人員態(tài)度懈怠，工作人員之間的配合不協(xié)調(diào)，工作效率低。這些問(wèn)題都對(duì)文書(shū)管理工作起到了極大的阻礙作用。由于缺乏重視，一些有價(jià)值的資料可能無(wú)法及時(shí)歸檔，最終導(dǎo)致信息不完整甚至遺失。

3）文書(shū)管理人員素質(zhì)欠缺。而一些醫(yī)院在人員選擇上也有失考慮，管理人員工作水平差，不具備良好的判斷力。多數(shù)檔案管理人員為兼職工作，缺乏完善的檔案管理知識(shí)體系以及技能，不能適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作。

4）文書(shū)管理方式不夠先進(jìn)。許多醫(yī)院的管理基礎(chǔ)差，先進(jìn)的文書(shū)管理方式。檔案管理主要是保存資料，而不注重歸檔。而歸檔的界限也相對(duì)模糊，這樣極大地影響了工作效率。而管理手段也與時(shí)代脫節(jié)，對(duì)于管理的要求較低，依舊沿用之前的舊方式來(lái)管理檔案，不能與信息化社會(huì)接軌。這樣一來(lái)，管理的效率和質(zhì)量都受到阻礙，影響了信息的調(diào)取。

2 醫(yī)院文書(shū)檔案管理具備特點(diǎn)

1）醫(yī)院文書(shū)檔案管理具有專(zhuān)業(yè)性。醫(yī)院的文書(shū)大多記錄醫(yī)療工作，包含醫(yī)院的診療記錄、發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度、醫(yī)療設(shè)備的操作規(guī)范等等。這些都具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，有著現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，可以為具體的工作流程提供方案。因?yàn)獒t(yī)院文書(shū)具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，因此需要合理規(guī)范的管理。

2）醫(yī)院文書(shū)檔案管理具有綜合性。 醫(yī)院有著眾多部門(mén)機(jī)構(gòu)，而醫(yī)院文書(shū)涵蓋了各個(gè)科室的資料，例如人事記錄、財(cái)務(wù)記錄、科研記錄、醫(yī)務(wù)記錄、黨務(wù)記錄等等，具有綜合性。對(duì)于這些資料，需要分階段進(jìn)行整理，從而保證分散在各個(gè)部門(mén)的文書(shū)的連續(xù)性和完整性。

3）醫(yī)院文書(shū)檔案管理具有保密性。醫(yī)院的文獻(xiàn)檔案具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，因此許多內(nèi)容需要保密，只允許特定的人員翻閱。

4）醫(yī)院文書(shū)檔案管理具有階段性。作為一個(gè)綜合性場(chǎng)所，醫(yī)院的文書(shū)不是以科室為單位歸檔保存，而是應(yīng)當(dāng)按照時(shí)間歸類(lèi)，因此具有階段性。

3 醫(yī)院文書(shū)檔案的重要作用

1）文書(shū)檔案具有輔助作用。優(yōu)秀的文書(shū)檔案可以清晰地體現(xiàn)醫(yī)療工作的內(nèi)容，為得經(jīng)驗(yàn)及依據(jù)，參考過(guò)往的文書(shū)檔案，輔助完成現(xiàn)有的工作，并制定之后的工作計(jì)劃。

2）文書(shū)檔案具有憑證作用。 醫(yī)院的文書(shū)檔案可以記錄醫(yī)院的規(guī)章制度、工作活動(dòng)、各種報(bào)告與批復(fù)，這些依據(jù)可以作為很好的憑證，有效處理糾紛及問(wèn)題，有著很強(qiáng)的說(shuō)服力。同時(shí)也記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，是醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步的憑證。

4 醫(yī)院文書(shū)檔案管理有效途徑

1）加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度。文書(shū)檔案的管理工作離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，因此加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度尤其要加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視度。這樣可以使檔案管理工作得到良好的支持，確保工作有效順利地進(jìn)行。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行視察時(shí)，檔案管理人員可以將工作中的進(jìn)度和工作中遇見(jiàn)的問(wèn)題進(jìn)行匯報(bào)。并讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到工作的意義和重要性，從而引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。

2）創(chuàng)新醫(yī)院管理環(huán)境，加強(qiáng)信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)可以為文書(shū)管理工作提供有力的保障和支持。在信息化時(shí)代，高科技的信息管理設(shè)備可以極大地提高管理人員辦公效率。因此醫(yī)院可以加大資金投入，采購(gòu)新型計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等高科技產(chǎn)品，提升檔案管理的自動(dòng)化水平。同時(shí)檔案的保存空間也可以進(jìn)行擴(kuò)張，保存空間可以進(jìn)行改善。檔案管理環(huán)境的改善可以調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性和有效性。

3）培養(yǎng)新時(shí)代檔案管理人才。電子檔案是目前檔案的重要形式，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大對(duì)電子檔案管理的培訓(xùn)力度，傳授專(zhuān)業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)使管理人員都能掌握電子檔案管理流程，可以有效解決工作過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)問(wèn)題乃至特殊情況。要定期對(duì)員工進(jìn)行思想教育，提高他們的綜合素質(zhì)，并嚴(yán)格保密醫(yī)院的機(jī)密資料。要鼓勵(lì)員工積極思考，開(kāi)拓思維，將現(xiàn)有的管理方式與之前的管理方式相結(jié)合，取之精華，去其糟粕，成為符合時(shí)代發(fā)展的新型檔案管理人員。

4）創(chuàng)新管理觀念，建立健全信息管理制度。完善的制度可以為醫(yī)院信息管理提供有效保障，使管理工作具備理論依據(jù)，從而有效健康發(fā)展。應(yīng)當(dāng)實(shí)施完善的責(zé)任制和考核制，使他們的工作有理可依。 醫(yī)院實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)文書(shū)管理部門(mén)工作水平優(yōu)良的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，從而提高文書(shū)管理人員們的工作積極性。

5）創(chuàng)新管理技術(shù)。醫(yī)院應(yīng)建立屬于自己的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)軟件實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的方便快捷。醫(yī)院不僅可以將文書(shū)檔案以電子的形式錄入庫(kù)中，還可以將以前的紙質(zhì)檔案以掃描的形式錄入庫(kù)中。這種方式不僅便捷，而且具有安全性，減少了檔案損壞和丟失的可能。這對(duì)于文書(shū)檔案管理水平的創(chuàng)新和發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，可以極大地提升管理過(guò)程的效率和水平。

6）做好文書(shū)檔案管理是監(jiān)督工作。良好的檔案管理離不開(kāi)良好的監(jiān)督，因此文書(shū)檔案管理監(jiān)督同樣重要。要設(shè)立科學(xué)可行的監(jiān)督方案和專(zhuān)業(yè)的監(jiān)督人員，督促檔案管理工作者及時(shí)并有效地完成工作任務(wù)，檔案歸檔流程要符合標(biāo)準(zhǔn)，信息錄入要具有準(zhǔn)確性。同時(shí)對(duì)于各個(gè)科室的檔案管理情況也要加以監(jiān)督，防止檔案堆積情況的出現(xiàn)。

5 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的文書(shū)檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，是醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)工作的基本依據(jù)，是最為重要的原始資料[2]。以往的文書(shū)管理有著諸多的不足，缺乏健全的管理制度，管理工作重視程度不夠，管理人員素質(zhì)欠缺，管理方式不夠先進(jìn)。醫(yī)院文書(shū)檔案管理具有專(zhuān)業(yè)性、綜合性和保密性，除此之外還有輔助和憑證作用，因此需要高水平的管理。我們需要通過(guò)有效的途徑才實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的進(jìn)步。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度;創(chuàng)新醫(yī)院管理環(huán)境，加強(qiáng)信息管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);培養(yǎng)新時(shí)代管理人才;創(chuàng)新管理觀念，建立健全信息管理制度;創(chuàng)新管理技術(shù);做好文書(shū)檔案管理是監(jiān)督工作。這樣一來(lái)，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理水平可以得到極大地提高，為醫(yī)院的發(fā)展提供基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]吳思華.醫(yī)院文書(shū)檔案管理有效途徑的創(chuàng)新探討[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（34）：155+159.

[2]劉歡.醫(yī)院文書(shū)檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：152.