街道辦事處檔案管理常見問題及有效對策

摘 要：街道辦事處檔案資源豐富，涉及內(nèi)容廣，數(shù)量較多，檔案管理人員日常需要處理的工作量較多。在這種環(huán)境下，街道辦檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變思維，用新思路迎接新挑戰(zhàn)，做好街道辦檔案管理工作。鑒于過去一段時間內(nèi)仍有部分街道辦檔案管理工作實效性不強，文章重點分析了當前街道辦檔案管理中常見的問題，結(jié)合檔案館學的知識提出建議，希望能夠真正打造標準化、科學化的工作體系，助力于街道辦檔案管理，避免檔案管理無序化，推動檔案管理精細化和創(chuàng)新化。

關鍵詞：街道辦事處;問題;檔案管理;現(xiàn)實意義;對策

1 街道辦事處檔案管理的現(xiàn)實意義

1）有利于進一步發(fā)揮檔案價值。街道辦檔案資源不僅詳細記錄了單位內(nèi)部的各項工作和管理活動，也詳細記錄了街道辦外部活動，事關民生、經(jīng)濟和社會的發(fā)展。從這個角度來看，做好街道辦檔案管理工作，進一步發(fā)揮檔案資源在街道日常管理和其他工作中的作用，彰顯檔案資源的政治價值、文化價值、社會價值和經(jīng)濟價值，是當下街道辦檔案管理人員需要關注的重點[1]。除此之外，只有管理好街道辦的各類檔案資源，才能為后期的開發(fā)利用提供條件與基礎。檔案管理人員將最原始的檔案資源保存下來，能夠為未來街道辦各項工作的開展提供決策咨詢、決策參考，滿足檔案需求主體的相關需求，避免檔案管理邊緣化。

2）有利于減少街道辦檔案管理成本。街道辦是城市化進程加快和政府管理模式變革的產(chǎn)物，其屬于政府機關。這一性質(zhì)決定了街道辦不是營利結(jié)構，對財政的依賴度較大。在大力倡導辦公自動化、縮減辦公成本的現(xiàn)階段，必須要做好街道辦檔案管理工作，充分借助信息技術對檔案管理工作進行變革。一方面，從精細化的角度優(yōu)化街道辦檔案管理工作，能夠縮減不必要的中間環(huán)節(jié)，便于檔案管理、查詢、開發(fā)、利用，提升整體工作效能，縮減成本[2]。另一方面，從信息化的角度優(yōu)化街道辦檔案管理工作，可以為檔案需求主體查閱檔案資源提供方便，實現(xiàn)信息化辦公、信息化管理的目標，最終推動街道辦工作的變革。

2 街道辦事處檔案管理常見問題

1）檔案立卷歸檔工作與更新工作不科學。檔案立卷歸檔作為前端環(huán)節(jié)，決定了檔案資源后期的利用和開發(fā)。當下，部分街道辦檔案立卷歸檔工作不科學，立卷歸檔的標準、時限、范圍和內(nèi)容不明確，導致立卷歸檔效率低、質(zhì)量差[3]。在這種環(huán)境下，部分檔案資源甚至需要在后期再次加工，極大程度上占用了檔案管理人員的時間。除此之外，部分街道辦檔案資源更新與銷毀不及時，檔案資源堆積現(xiàn)象嚴重，影響了檔案資源的準確性、系統(tǒng)性。由于立卷歸檔工作與更新工作不科學，導致檔案需求主體在查詢和檢索檔案過程中出現(xiàn)問題，不利于營造良好的檔案管理與利用氛圍。

2）檔案管理制度不完善。當下，部分街道辦檔案管理制度不完善，檔案管理無序化、低效化等問題突出。一方面，管理制度沒有及時更新和修訂，既與當前國家頒布出臺的政策文件、制度文件相沖突，也無法適應街道辦具體的情況，難以為檔案管理人員提供充分的參考和指導。另一方面，績效考核、責任落實、職責劃分、管理標準等重點內(nèi)容不完善，檔案管理過程中出現(xiàn)損毀、丟失等問題的同時，檔案管理協(xié)同性交叉，難以全面提升街道辦整體的檔案管理水平。

3）檔案資源缺乏深層次管理與利用。部分街道辦尚未意識到檔案資源的價值，對于檔案資源的開發(fā)利用緩慢，導致檔案資源長期處于浪費閑置的狀態(tài)。長此以往，街道辦領導以及檔案需求主體也很難看到檔案管理工作的成效，進而導致檔案管理工作陷入一個“死循環(huán)”。之所以出現(xiàn)這種問題，一是因為重視度不高，沒有充分從檔案資源開發(fā)利用的角度來認識檔案資源，單純將檔案資源作為一種信息憑證。二是對信息技術的利用率不高，檔案資源利用開發(fā)仍然處于低水平、低效能階段。一方面，電子高速掃描儀、微縮相機等數(shù)字處理設備缺失，無法對紙質(zhì)檔案資源進行數(shù)字化處理，更談不上后期在計算機終端、互聯(lián)網(wǎng)終端對檔案資源進行開發(fā)利用。另一方面，大數(shù)據(jù)技術、云儲存技術在檔案系統(tǒng)中的應用度不高，檔案管理系統(tǒng)功能單一，無法滿足檔案編研、數(shù)據(jù)庫建設、專題建設的要求。

3 街道辦事處檔案管理的有效對策

1）強化檔案立卷歸檔工作與更新工作，從源頭控制檔案質(zhì)量。新形勢下，街道辦必須要從精細化、標準化的角度做好檔案管理工作，避免人力資源、財力資源和物力資源的浪費，最大限度地挖掘檔案管理價值。為此，有必要強化檔案立卷歸檔工作與更新工作，從源頭控制檔案質(zhì)量。一方面，要結(jié)合街道辦本身的具體情況、檔案數(shù)量和檔案種類，設定科學、合理與可行的立卷歸檔標準、時限、范圍和內(nèi)容，做到“應歸盡歸，標準歸檔”。同時，要強化歸檔責任，避免檔案資源長時間堆積或存放于非檔案室的場所，保障檔案資源的完整性和真實性。另一方面，要做好檔案資源的及時更新與銷毀，避免檔案資源堆積。從檔案更新的角度來看，檔案管理人員需要定期查看相關檔案信息，將最新的信息資源補錄其中，保障檔案資源的準確性和時效性。從檔案銷毀的角度來看，檔案管理人員需要將失效檔案資源予以銷毀，為后期檔案編研、檔案專題建設、檔案查閱提供條件。

2）完善檔案管理制度，夯實檔案管理基礎。街道辦要做好制度設計、修編工作，進一步推動檔案管理朝著專業(yè)化、規(guī)范化、精細化、標準化的方向發(fā)展。一方面，要充分結(jié)合國家頒布出臺的政策文件、制度文件開展制度擬定、修編工作，及時吸納經(jīng)驗。在擬定制度和修編制度過程中，要充分考量街道辦本身的具體情況，增強制度的可行性和標準性，為檔案管理人員提供制度指引。另一方面，要突出制度重點，完善績效考核、責任落實、職責劃分、管理標準等方面的內(nèi)容，營造“各司其職，有序推進”的檔案管理新環(huán)境。

3）對檔案資源進行深層次管理與利用，充分發(fā)揮檔案資源價值。各地檔案館、企事業(yè)單位、行政機關開發(fā)利用檔案資源的經(jīng)驗表明，檔案資源具有豐富的價值。為此，街道辦要進一步打破檔案資源開發(fā)利用的“隔離墻”，為檔案管理工作注入活力。一是要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案資源開發(fā)與利用。街道辦要堅持因地制宜的基本原則，投入相應的人、財、物以及其他資源，制定檔案開發(fā)利用規(guī)劃，滿足檔案需求主體多樣化的需求。二是要充分將信息技術融入到檔案管理的各個環(huán)節(jié)。一方面，要及時購置并引進電子高速掃描儀、微縮相機等數(shù)字處理設備，跑出檔案管理“加速度”，推動檔案資源紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，進一步為后期開發(fā)利用創(chuàng)造條件。另一方面，充分將大數(shù)據(jù)技術、云儲存技術應用于檔案管理領域，推動檔案檢索、檔案數(shù)據(jù)庫建設、檔案共享邁上新臺階。

4 結(jié)束語

新形勢下，只有進一步優(yōu)化街道辦檔案管理結(jié)構，應用新理念管理好檔案資源，才能真正推動檔案管理工作邁上新臺階，充分發(fā)揮檔案資源在決策參考、憑證證明、決策咨詢、信息查詢等領域的作用。文章重點就街道辦檔案管理的現(xiàn)實意義、問題及對策展開了分析，通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，街道辦檔案管理是一項復雜性、精細性、系統(tǒng)性的工作，可以多角度入手。具體而言，一是要強化檔案立卷歸檔工作與更新工作，從源頭控制檔案質(zhì)量;二是要完善檔案管理制度，夯實檔案管理基礎;三是要對檔案資源進行深層次管理與利用，充分發(fā)揮檔案資源價值。

參考文獻

[1]余紫珊.街道辦事處檔案管理信息化建設工作措施分析[J].傳媒論壇，2020，3（12）：118+120.

[2]王娜.大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].辦公室業(yè)務，2020（09）：83-84.

[3]鄧蕾.街道辦事處檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2019（15）：96.

作者簡介

周曉麗（1979-），女，內(nèi)蒙古赤峰市人，本科，畢業(yè)于中央黨校，農(nóng)藝師，研究方向：檔案管理。