公路工程檔案管理信息化探討

摘 要：隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的發(fā)展，公路工程檔案管理工作產(chǎn)生了讓一定的變化。要想讓公路工程建設取得更好的質(zhì)量，對公路工程進行有效的管理是非常關鍵的內(nèi)容。公路工程檔案管理為公路工程規(guī)劃建設等方面工作提供了有力的支持。并且可以及時解決各種突發(fā)情況。本文對公路工程檔案管理工作進行闡述，并對其主要存在的問題進行分析。重點研究其創(chuàng)新路徑方面的內(nèi)容。

關鍵詞：公路工程;檔案管理;信息化技術(shù)

簡單來說，檔案管理信息化主要是指使用檔案信息資源的數(shù)字化和過程的網(wǎng)絡化。通過系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡傳輸之后，有效的實現(xiàn)檔案信息配置合理以及有效的使用。最終達到信息資源共享的目的。傳統(tǒng)的公路工程檔案管理工作，無論是管理效率還是工作模式都存在一定程度的缺陷，嚴重的影響了公路工程建設質(zhì)量。還很容易出現(xiàn)檔案損壞或者丟失的情況，這些問題給管理人員和相關企業(yè)造成了很大的損失。所以，公路工程檔案管理的信息化發(fā)展是非常重要的趨勢和方向。

1 檔案信息化概述

隨著信息技術(shù)的推廣和普及，各個行業(yè)都在積極地發(fā)展信息化技術(shù)，以此來滿足企業(yè)的發(fā)展續(xù)期。其中，檔案管理的信息化發(fā)展就是其中一個非常重要的內(nèi)容。但是部分企業(yè)對于信息化建設并沒有全面且正確的認知。

從廣義和狹義兩個方面對其進行分析。首先，從廣義角度來看，檔案管理信息化就是將企業(yè)的檔案和社會上許多影響因素信息進行整合，通過信息整合形成具體、全面的信息體，為管理人員在決策和判斷的過程中提供科學、客觀的參考。從狹義的角度來看，檔案管理信息化是企業(yè)實現(xiàn)自身信息化的主要辦法。廣義和狹義的兩種定義都是為了將檔案轉(zhuǎn)換成為有價值的信息。以此來為企業(yè)發(fā)展提供幫助。

2 公路工程檔案管理進行信息化建設的意義

1）信息化建設能夠延長公路工程檔案的使用期限。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，公路工程的檔案數(shù)量越來越多，并且內(nèi)容越來越復雜。如果不能對檔案有系統(tǒng)且科學的管理，那么會嚴重的影響公路工程建設。在各類工程的檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)使用信息化的檔案管理方式可以迅速解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題。并且使用信息化管理技術(shù)對檔案進行有效的管理可以最大程度的減少檔案管理的成本，減少對空間的使用，為企業(yè)節(jié)約生產(chǎn)成本。除此之外，對公路工程進行信息化檔案管理可以降低使用紙質(zhì)材料破損和丟失的風險因素，實現(xiàn)公路工程檔案的安全和長久。

2）信息化建設能夠提高檔案管理的服務效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料檔案管理工作，工作效率低，并且投入大量的人力、物力和財力。如果要想查閱檔案，還需要復雜的手續(xù)。并且部分檔案信息存檔不準確，嚴重影響工作效率和工作質(zhì)量。對公路工程檔案管理工作發(fā)展信息化，可以提高檔案的查閱和調(diào)取效率。使用者通過計算機可以實現(xiàn)對公路工程檔案的調(diào)取和查閱。這種方法具有簡單、快捷、操作方便的優(yōu)點。并且使用計算機技術(shù)還可以為檔案管理提供強大的數(shù)據(jù)支持，為檔案管理的安全和便利提供保障。

3 當前公路工程檔案管理存在的問題

1）輕視文件材料的管理。由于公路工程項目較多，因此所產(chǎn)生的檔案數(shù)量角度，并且內(nèi)容非常復雜。管理起來相對比較分散。難以形成系統(tǒng)的工作模式。經(jīng)常出現(xiàn)工程項目管理檔案整理不齊全的現(xiàn)象。再加上部分項目管理人員對檔案管理工作意識不強。不夠重視這和環(huán)節(jié)的工作，對項目進度的開展和工程質(zhì)量會更加重視。同時，還有部分建設企業(yè)對檔案資料的日常收集工作不夠中農(nóng)是，在完工之后，只是象征性的做一些資料應付檢查，存在較強的隨意性，嚴重者還會在檔案、資料方面造假，最終導致真正有價值的檔案不能保存下來。這就給檔案管理工作增加了非常大的難度。

2）工程檔案制度不夠健全。公路工程檔案管理工作的相關制度不夠健全也是一個非常嚴重的問題。大部分建設企業(yè)在檔案管理方面的制度存在較多的缺陷，并且不能有效的落實。這也就導致檔案管理工作質(zhì)量不能達到標準。部分公路工程招標的文件中，對于公路工程的檔案管理工作沒有明確的責任界定。同時，對于《檔案法》《公路工程竣（交）工驗收辦法》等相關制度的執(zhí)行不夠嚴格，在實際行動過程中，不能有效的進行落實。除此之外，項目歸檔的范圍、時間、要求以及原則等方面的規(guī)定都較為模糊。這也就導致很多原始資料的收集工作不能達到要求，材料缺失、字跡不全等情況時有發(fā)生。在公路工程完工之后 ，相關的檔案和資料不能及時移至上級部門，檔案移交工作滯后，這給檔案管理工作造成了一定的安全隱患。

3）檔案管理工作的從業(yè)人員不穩(wěn)定。在公路工程施工過程中，由于對檔案管理工作不夠重視，并且在人員安排上不夠固定。大部分是兼職人員。這也就導致檔案管理工作人員更換十分頻繁，沒造成很多工作人員對相關資料、文件都不清楚，不能對公路工程建設相關檔案進行系統(tǒng)的管理。導致檔案查閱不便，甚至會影響后期的竣工和驗收工作。

4 檔案管理信息化路徑

1）強化檔案管理人員的意識。檔案管理工作人員在進行檔案管理信息化的過程中，必須要清楚地認識到信息化在檔案管理工作中的重要位置 ，之后管理者和工作人員從心底對檔案管理工作足夠重視，才能快速的把檔案管理信息化工作的要求落實到實際的檔案管理工作中。現(xiàn)階段，大部分檔案管理工作人員已經(jīng)習慣了長期使用的傳統(tǒng)的檔案管理模式，所以，很難從意識上進行轉(zhuǎn)變。所以，在發(fā)展檔案管理信息化的過程中，要不斷強化和提升工作人員的意識，并且適當?shù)呐浜舷冗M的設備，使工作人員更快的適應信息化檔案管理的模式。

2）規(guī)范檔案管理。公路工程的檔案和資料會涉及非常多的商業(yè)信息和商業(yè)機密，這也是檔案管理工作的特殊性，在對公路工程開展檔案管理工作信息化的過程中，要對檔案管理工作進行規(guī)范，建立健全檔案管理工作制度，從而使所保存的檔案資料得到安全的保護。在規(guī)范檔案管理工作的過程中，要實現(xiàn)檔案管理信息化和檔案管理制度建設信息化同時進行。完善相關的制度和規(guī)范，度檔案管理各項內(nèi)容進行束縛。尤其是對于一些電子類文件以及其他易損壞的檔案資料，必須使用一定的防護措施。

3）建設復合型的檔案管理隊伍。做好檔案管理人才隊伍建設是做好檔案管理工作最為重要的內(nèi)容之一。也是保證檔案管理信息化的基礎工作。要求檔案管理工作人員必須熟練掌握計算機技術(shù)，并且在工作過程中不斷學習，豐富自身知識，提高個人能力。同時，還要不斷地提高管理人員信息化管理的工作技能。盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變。以完善各類檔案管理制度、提高工作人員個人能力為基礎，建立出優(yōu)秀的檔案管理人才隊伍。

4）建立檔案數(shù)據(jù)庫保證檔案信息安全。不斷地對信息數(shù)據(jù)庫進行建設和完善是保證檔案信息安全的關鍵要素。公路工程檔案管理工作人員篩查檔案數(shù)據(jù)庫的準確性和完整性是做好檔案管理信息化的關鍵。通過建立和完善公路工程數(shù)據(jù)信息中心也可以保證檔案、資料的安全。建設企業(yè)要加大對檔案管理的資金投入，建立并且完善相應的信息防護體系。

5 結(jié)束語

綜上所述，為了更好的適應新時代的發(fā)展，全面提高公路工程的檔案管理水平，要從多方面對檔案管理工作進行調(diào)整。大力發(fā)展信息化技術(shù)，使其滿足公路工程的建設需求。

參考文獻

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作者簡介

白潔（1982-），女，漢族，山東費縣人，本科，畢業(yè)于中國人民解放軍西安通信學院，助理館員，研究方向：公路檔案。