漫談城建檔案的管理與利用

鄒珊珊

摘 要：城建檔案直接影響到城市的管理和規(guī)劃，對其進行管理時，管理工作的質量和水平直接關系到是否可以高效利用城建檔案。本文的研究內容即為城建檔案的管理與利用。

關鍵詞：城建檔案;管理;利用

在進行城市規(guī)劃和建設時，需要通過城建檔案了解詳細且重要的信息，所以城建檔案直接關系到整個城市的發(fā)展。社會在不斷進步，為了保證城建質量，需要加強對城建檔案的管理工作，緊跟時代的步伐，最大限度的發(fā)揮其功能[1]。

1 加強城建檔案管理的意義

因為城市具有多元的功能，所以在進行城建檔案管理時十分復雜，內容涵蓋了城市建設管理，抗震防災，城市規(guī)劃等多個方面，詳細到城市上空，地面，建筑物等細節(jié)問題，記錄時需要使用文字，圖片，聲像等形式。城建檔案動態(tài)化的記載了城市的發(fā)展變化過程。大到城市基礎設施的改建擴建，小到一套房子的法律糾紛，都需要以城建檔案為基礎展開，如果城建檔案的準確性和可靠性較差，會直接造成國家，企業(yè)甚至是個人的嚴重經濟損失，甚至還會引起災害性事故。

2 城建檔案管理的重要性

1）建設工程檔案是工程建設全過程的真實反映，并全面、真實的記錄了各項真實建設活動，一旦出現質量問題或重大事故，需要按照終身責任制的要求對相關工作人員進行追責，要求其簽字認可，以便科學客觀的認定工程質量事故。

2）加強建設工程檔案管理就是加強工程質量管理。建設工程檔案管理作為一項重要的工程質量控制環(huán)節(jié)，有助于全面對建設活動進行質量管理。通過對工程檔案進行組卷可以保證工程質量水平較高。在實際工作中，做好一份檔案就是進行了一次質量檢測監(jiān)督工作，保證檔案質量，才能保證質監(jiān)時空和力度，方便更好的進行工程質量監(jiān)督。

3）城建檔案是工程維修。改建、擴建等工作后期開展的重要依據，只有認識到城建檔案的重要性，才能使人們有更好的意識及時收集城建檔案[3]。

3 城建檔案管理工作的改進措施

1）轉變觀念。我國的工作重心目前在經濟建設上，所以在展開城建檔案管理時，需要緊跟時代步伐，將工作的中心和根本出發(fā)點設為市場經濟建設，使自身的形象更加鮮明，以提供優(yōu)質的服務。在進行城建檔案管理工作時，首先需要開發(fā)信息資源，將原本的被動服務模式轉變?yōu)橹鲃幽Ｊ?，使城建檔案管理工作處于市場環(huán)境下。對“兩個效益”觀念進行強化。之所以管理城建檔案，主要是為了方便利用，以提升經濟效益和社會效益[4]。

2）完善制度。進行城市建設時，涉及很大范圍，資金投入大，工期長，多個部門參與其中。所以檔案具有繁雜的內容和種類。但是《檔案法》中有規(guī)定，在收集資料，整理并歸檔的過程中城建檔案管理的標準統(tǒng)一，所有部門均需要嚴格遵守相關規(guī)章制度，科學規(guī)范的管理檔案，保證可以順利實施水利工程建設[5]。

3）加強基層管理。在實際工作中，要求檔案管理工作者對檔案進行妥善管理，管理的質量直接關系到使用檔案的質量，這一工作屬于紐帶。在實際工作中，工作人員需要轉變傳統(tǒng)輕利用重管理的觀念，主動為需要使用檔案信息者提供優(yōu)勢服務。認真落實各個工作環(huán)節(jié)，在日常工作中需要有積極的心態(tài)，雖然目前已經開始使用電子檔案，但也不能忽視紙質檔案的重要性，在管理紙質檔案時，需要保證紙張平整無折痕，存放檔案的房間溫度調節(jié)在17-24℃，避免紙張受潮，積極預防發(fā)生火災等安全隱患。對于保密性強的檔案，在查看時，需要去制定地點。制定科學可行的借閱制度，最大限度的合理利用檔案[6]。

4）加強自身建設。檔案管理工作的業(yè)務性較強，傳統(tǒng)的城建檔案以紙質為主，隨著計算機技術的發(fā)展并推廣，城建檔案中出現了大量電子檔案，對其進行管理工作，極大沖擊了傳統(tǒng)的工作模式。在實際工作中，要求檔案管理者不斷提升自身的工作質量和水平，加強學習相關的專業(yè)知識，了解每一個檔案的專業(yè)性。在利用城建檔案時，涉及的內容也較多，需要管理者對相關知識也有一定的了解，從而有效提升城建檔案管理的工作質量[7]。

隨著科技的發(fā)展，應該展開多角度的檔案工作，管理者不僅需要掌握相關知識，還能在實際工作中有效利用。在許多城建檔案管理工作中，十分重視通過培訓提升管理者的綜合素質，還建立了專門的教育資金，可以上崗的工作人員學歷至少是大專及以上水平。在保證工作質量的同時，還應該利用所掌握的知識建立信息網絡，服務于科技人員。對于不需要保密的城建檔案，可以積極向外推廣，提升其利用率，以便創(chuàng)造更加的經濟效益和社會效益。

5）現代技術的應用。在檔案管理工作中配備網絡基礎設施，首先要做的就是建設檔案信息網絡，以便傳輸，轉換和資源共享檔案信息。想要實現城建檔案信息化，首先需要配備基礎設施。第二，建設并開發(fā)城建檔案信息資源，這也是建設城建檔案信息化的核心工作，通過這一工作還可以有效衡量城建檔案的信息化程度。為了更好的開發(fā)城建檔案信息資源，需要通過多種手段對目前的信息資源數據庫進行充實并完善，在網絡系統(tǒng)背景下進行互連。同時，通過目前的信息技術電子化處理物態(tài)檔案，將其轉化為數字信息。

4 檔案管理數是為了檔案的再利用

隨著經濟的進步，每個人都十分重視是否可以獲得經濟效益。所以在檔案工作中，也更加重視可以創(chuàng)造的經濟和社會效益，檔案工作由此也具備了新的生機和活力。在實際使用城建檔案時，注意使用范圍。在檔案保密方面，十分長久的檔案需要及時進行解密，以便再次利用。

隨著時間的推移，城建檔案的價值逐漸增加。檔案發(fā)揮自身作用是一個時間較長的過程，檔案工作的特點就是穩(wěn)定性和長期性，所以投入到檔案工作中的時間和精力不會立馬收到回報。要求實際工作中具備長遠思慮，不要急功近利。但是也不要因為看不到效益就忽視基礎的檔案整理，保護等工作。

在城建檔案的利用期間，需要積極預防出現負效應。所有的事物都具有兩面性，城建檔案也不例外，在利用城建檔案時，需要規(guī)定使用范圍，積極預防負效應。注意做好檔案保密。需要復制，交換檔案時，需要遵守相關法律法規(guī)進行辦理。檔案工作的機密性強，在實際工作中需要根據相關規(guī)章制度提升保密觀念，落實保密制度，禁止盲目使用檔案，以免危害國家或社會。

5 小結

在城建檔案管理工作中，之所以要提升管理質量，主要就是為了提升檔案的利用率。在開展檔案工作時，因為其復雜性較強，所以各階層的工作者需要共同努力，心往一處想，勁往一處使，做好這項工作，并對現有的工作模式進行創(chuàng)新，妥善處理各種關系，積極提升城建檔案的利用率，使其更好地發(fā)揮自身的作用。

參考文獻

[1]周德雄.制約城建檔案管理與開發(fā)利用的因素及應對策略[J].城建檔案，2020，（2）：51-53.

[2]杜厚勤.實施城建檔案目標管理，提升城建檔案工作水平[J].中國戰(zhàn)略新興產業(yè)，2020，（4）：213.

[3]杜厚勤.城建檔案業(yè)務工作數字化管理辦法[J].裝飾裝修天地，2019，（23）：119.

[4]葛春麗.城建檔案管理在城市規(guī)劃中的應用[J].價值工程，2019，38（26）：207-208.

[5]蔡文克.對城建檔案業(yè)務指導工作的幾點思考[J].城建檔案，2020，（1）：83-86.

[6]徐菲.城市化建設背景下城建檔案管理的優(yōu)化探討[J].卷宗，2019，9（34）：3.

[7]黃歡宏.城建影像 天空逐夢——航拍城建檔案發(fā)展思路的探討[J].城建檔案，2019，（9）：30-32.