知識經(jīng)濟(jì)時代下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

李會娟

摘 要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迅速，我國企業(yè)的發(fā)展也有了創(chuàng)新。企業(yè)檔案為整個企業(yè)的生產(chǎn)管理和經(jīng)營管理以及科研管理等各項(xiàng)活動提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)參考以及資料記錄。在當(dāng)今時代，越來越多的企業(yè)逐漸開始重視自己企業(yè)檔案方面的管理，因?yàn)樵跈n案管理方面做得較為完善的企業(yè)對于維護(hù)自己的合法權(quán)益、提高自己企業(yè)的生產(chǎn)力、保證自己的生產(chǎn)作業(yè)方面的積極性以及生產(chǎn)工作方面的創(chuàng)造性有著較為重要和重大的意義。

關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟(jì)時代;企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新研究

知識經(jīng)濟(jì)時代是區(qū)別于農(nóng)業(yè)時代、工業(yè)發(fā)展時代的新型社會發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在這種空前的經(jīng)濟(jì)時代下，知識在社會發(fā)展中的存在價值日益明顯，作為一種新型的生產(chǎn)資料，知識是劃分社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)最重要的依據(jù)，在當(dāng)今社會，知識資料成為當(dāng)代社會發(fā)展中的最大范圍的生產(chǎn)力，各個行業(yè)的發(fā)展都離不開知識這一廣泛存在的社會生產(chǎn)力。

1 企業(yè)檔案管理的必要性和意義

在企業(yè)的重大決策面前，企業(yè)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層提供正確的、有效的決策，而這些重大決策的正確性則取決于企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)中每一個工作人員的整體素質(zhì)還有對企業(yè)中所有的器械設(shè)備、生產(chǎn)出的產(chǎn)品、現(xiàn)有的和即將具備的生產(chǎn)技術(shù)條件等等的掌握和分析能力，同樣，也取決于企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)對于科學(xué)的決策以及自身對這些科學(xué)的理論知識和技術(shù)方法的掌握水平。以上這些都與企業(yè)檔案有著直接聯(lián)系，關(guān)系緊密不可分割。因此，我們可以認(rèn)為，企業(yè)檔案能夠直接作用于和影響一個企業(yè)管理水平和今后的發(fā)展。在企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整方面，企業(yè)檔案是所有的企業(yè)將自己的資產(chǎn)重組以及將自身企業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整的重要條件，企業(yè)檔案是一個企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案能夠?yàn)檎麄€企業(yè)提供有效和有力的證據(jù)支撐和證明。一個企業(yè)在它的產(chǎn)權(quán)方面發(fā)生重大變動時，企業(yè)檔案則是這個企業(yè)能夠?yàn)樽约旱馁Y產(chǎn)進(jìn)行規(guī)范化和準(zhǔn)確化評估的重要依據(jù)，這樣就可以在一定程度上有效地避免和防止企業(yè)資產(chǎn)的流失。在管理日常工作方面，一個企業(yè)，它的企業(yè)管理方面工作的根本就是企業(yè)檔案，企業(yè)中的各個部門可以利用企業(yè)檔案，通過它來進(jìn)行彼此間的有效溝通和協(xié)作互助。如果一個企業(yè)缺少了企業(yè)檔案，整個企業(yè)沒有企業(yè)的檔案資料，企業(yè)就無法正常運(yùn)行。例如一個企業(yè)的設(shè)備出現(xiàn)了故障，在電力檢修部門對出故障的設(shè)備進(jìn)行檢修時，則需要這個設(shè)備以往的相關(guān)檢修記錄和設(shè)備運(yùn)行的情況記錄，檢修部門根據(jù)這些資料記錄再結(jié)合設(shè)備的現(xiàn)狀作出相應(yīng)的搶修措施進(jìn)行及時的修復(fù)。除此之外，企業(yè)中設(shè)備的檔案的建立、建設(shè)以及資料的妥善管理能夠有效地預(yù)防設(shè)備出現(xiàn)故障或者事故。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀剖析

對于任何一個單位來說檔案都是記錄單位發(fā)展歷史的手段，也是單位文化傳承的重要依據(jù)，能夠?yàn)楸締挝坏陌l(fā)展和規(guī)劃提供一定的參考和指導(dǎo)。從當(dāng)前的情境來看，檔案管理工作無法完全適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的原因主要是在單位開始引進(jìn)信息化技術(shù)的時候并沒有將檔案管理與其結(jié)合，導(dǎo)致在進(jìn)一步的發(fā)展過程中，想要在短時間內(nèi)縮短差距或者達(dá)到檔案管理現(xiàn)代化都不是一件容易的事情，所以現(xiàn)在的檔案管理工作既不能完全保證單位健康發(fā)展，也不能為單位的建設(shè)提供助力。對這一方面的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析得到更加明確的答案，現(xiàn)階段檔案管理工作存在諸多漏洞的原因可以歸結(jié)為工作人員能力不足以及相關(guān)信息技術(shù)的落后。影響檔案管理工作無法正常推進(jìn)的一個重要原因是工作人員的專業(yè)水平落后。信息技術(shù)拉近了人們之間的距離，但是同時也導(dǎo)致人們信息的透明化和公開化，一旦單位工作人員的信息被不法分子利用，那么將面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，信息技術(shù)發(fā)展帶來的益處的同時，也為各單位檔案管理工作增加了風(fēng)險(xiǎn)。雖然檔案管理工作一直都是保密性的工作，但是在利用現(xiàn)代化信息進(jìn)行管理保存的過程中也容易讓一些精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的人乘機(jī)潛入單位系統(tǒng)，造成重要文件信息泄露或者人員信息泄密，這都會給單位以及單位工作人員帶來一定的威脅。

3 知識經(jīng)濟(jì)時代下的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

3.1 企業(yè)檔案創(chuàng)新意識的培養(yǎng)

檔案工作的創(chuàng)新，需要檔案工作者培養(yǎng)對檔案管理的創(chuàng)新想法和創(chuàng)新意識，沒有創(chuàng)新意識，檔案創(chuàng)新就無從談起。檔案工作者的惰性，使得檔案工作者習(xí)慣于以往的工作方式方法，不愿意接受新鮮事物、新的工作方法，更不用說運(yùn)用新技術(shù)等問題。然而，知識經(jīng)濟(jì)時代是一個全新的時代，檔案工作要學(xué)會適應(yīng)新時代的要求，應(yīng)該有創(chuàng)新的意識和想法。企業(yè)檔案工作者應(yīng)該充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟(jì)的靈魂，并且在企業(yè)檔案信息資源開發(fā)方面，不斷滲透創(chuàng)新思想，勇于開展創(chuàng)新實(shí)踐。

3.2 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理手段

在知識經(jīng)濟(jì)時代，很多先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)，以及生活的各個領(lǐng)域中，檔案工作亦如此。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足新時代的要求，企業(yè)檔案部門一定要配備計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。因?yàn)闄n案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心，就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用檔案工作者能夠擁有科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。為了保證知識經(jīng)濟(jì)時代所產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)性，企業(yè)檔案管理者一定要學(xué)會全新的檔案管理手段——計(jì)算機(jī)運(yùn)用及電子文件管理的相關(guān)知識和技能，這就要求檔案工作者要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時，熟練運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備來進(jìn)行電子文件的管理和提供利用。

3.3 加強(qiáng)工作隊(duì)伍專業(yè)水平建設(shè)

當(dāng)前我國檔案管理的模式依然是傳統(tǒng)規(guī)則下的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，在陳舊觀念和制度影響下單位工作效率無法保證，無法為各單位工作人員提供及時、有效的服務(wù)。在新媒體以及信息技術(shù)發(fā)展的新時代下，檔案管理也要緊跟時代發(fā)展的腳步，從當(dāng)前的困境中找到一條適合發(fā)展的道路，沖破當(dāng)前發(fā)展的阻礙，提供多方面、全方位的解決辦法。一是應(yīng)該規(guī)范檔案管理工作，將檔案管理制度化，每位員工都要嚴(yán)格遵守制度規(guī)則;二是單位應(yīng)該組織檔案管理工作人員接受培訓(xùn)，及時接受新的理念，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)設(shè)備，貼合新時代發(fā)展。

3.4 改進(jìn)企業(yè)管理內(nèi)部文件的流程

文件生命周期理論表明，檔案的前身和基礎(chǔ)是文件，所以我們要注重對文件的管理和前端控制，對流轉(zhuǎn)階段的文檔處理需要更加及時。筆者以固定投資建設(shè)項(xiàng)目的管理為例，在建設(shè)的過程中會出現(xiàn)許多文件，這些文件分別來源于相關(guān)的設(shè)計(jì)單位、施工單位和設(shè)備供應(yīng)商等，需要在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行分發(fā)流轉(zhuǎn)。以前的操作是建立在管理程序的基礎(chǔ)之上，再由個人來進(jìn)行部分分發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)。當(dāng)項(xiàng)目越來越多時，文件管理工作就變得更為嚴(yán)峻，很多文件都需要被分發(fā)流轉(zhuǎn)。當(dāng)信息化的水平越來越高時，隨之積累的數(shù)據(jù)也越來越多，而且同種類型項(xiàng)目的文件無論是在內(nèi)容和分發(fā)單位，還是在編碼規(guī)則上都保持了一致性，所以，把握好大數(shù)據(jù)預(yù)測的關(guān)鍵，建立一個可以進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的分析模型。這個模型可以根據(jù)文件的分發(fā)信息來進(jìn)行分析和預(yù)測性流轉(zhuǎn)，從而有效的提升文件管理的效率。

4 結(jié)語

新時代對于企業(yè)檔案部門的工作人員來說，既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇。挑戰(zhàn)即遇到以前沒有遇到的情況，既無參考經(jīng)驗(yàn)又沒有可借鑒的相關(guān)案例，機(jī)遇即在新時代有更大的機(jī)會為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，盡最大可能地發(fā)揮檔案部門的作用。機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，并且機(jī)遇大于挑戰(zhàn)。

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