試論如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

肖榮

摘 要：檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容，因為檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常公務(wù)事項的真實記錄，可以為實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位規(guī)范化管理提供可靠的依據(jù)，從而有效提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的效率?；诖耍疚尼槍C(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，探討如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為其中一個重要的參與者，起到推動我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要作用。因此要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位要實現(xiàn)更加規(guī)范化的管理，而在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的規(guī)范化管理中，檔案管理工作起到了十分重要的作用，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，不僅能夠有效提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的工作效率，而且有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)更加規(guī)范化的管理。對此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要充分重視檔案管理工作，做好日常的檔案管理工作，尤其是在信息時代的背景下，要加快檔案管理的信息化建設(shè)，以此實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏完善的檔案管理制度

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中，由于不重視檔案管理工作，相應(yīng)的檔案管理制度也不完善，使得機(jī)關(guān)人員在實際的工作中沒有較強(qiáng)的檔案管理意識，制約著機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展。主要表現(xiàn)在，部分機(jī)關(guān)單位即使制定了檔案管理制度，但是在內(nèi)容上并沒有進(jìn)行細(xì)化處理，對于檔案的歸放問題沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)，檔案的移交也沒有細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)。同時，由于檔案管理制度不完善，使得相關(guān)的檔案工作流程和責(zé)任不明確，以致于檔案管理工作出現(xiàn)問題時，存在責(zé)任相互推諉的現(xiàn)象。

1.2 檔案信息化建設(shè)力度不足

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代信息技術(shù)被普遍應(yīng)用于各行各業(yè)，有效地提高了工作效率。但是，從目前的情況來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面還不足，主要是因為缺乏信息化管理的意識，無法充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理，使得整體的檔案管理水平停滯不前。

2 做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的策略

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，首先要轉(zhuǎn)變其檔案管理觀念，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，并且清楚地認(rèn)識到檔案的價值，是事業(yè)單位寶貴的信息資源。對此，機(jī)關(guān)單位不僅要注重日常工作的管理，同時也要注重檔案管理工作，要加強(qiáng)在機(jī)關(guān)公務(wù)活動中產(chǎn)生的各種載體檔案的管理，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、設(shè)備檔案等等，并且增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識，從根本上為實現(xiàn)機(jī)關(guān)單位規(guī)范化管理提供思想保障。

2.2 完善檔案管理制度

檔案管理工作作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重要的組成部分，高效的檔案管理工作可以有效提高檔案質(zhì)量和檔案利用率，從而更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作。而高效的檔案管理工作需要完善的管理制度得以支持，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要建立起完善的檔案管理制度，并根據(jù)相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)和實際的工作情況，不斷完善其檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理制度科學(xué)化、規(guī)范化，以此有效規(guī)范檔案管理人員的工作行為，使其在檔案管理工作時做到有章可循。此外，完善檔案管理制度也要落實相關(guān)的檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，要求其按制度辦事，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，同時也要與時俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。對此，可以從以下兩個方面進(jìn)行：第一，創(chuàng)新檔案管理方式，可以建立起OA檔案管理系統(tǒng)，針對機(jī)關(guān)工作中存在的不同的檔案資料，進(jìn)行自動化、集中化管理，以此實現(xiàn)檔案及時收集、分類整理和定期歸檔的檔案管理模式，可以有效提高檔案管理工作的效率;第二，建立業(yè)務(wù)檔案信息平臺，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)與廣大人民群眾的利益密切相關(guān)，所以在業(yè)務(wù)辦理完畢之后也要做好相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案管理。而對于這些業(yè)務(wù)檔案的管理，可以建立業(yè)務(wù)檔案信息平臺進(jìn)行科學(xué)管理，當(dāng)業(yè)務(wù)辦理結(jié)束時，相關(guān)的業(yè)務(wù)人員可以對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描生成電子檔案從而進(jìn)行自動歸檔，同時也要做好紙質(zhì)檔案的保管和保存，在實際的工作也要及時對檔案進(jìn)行日清和月結(jié)，之后統(tǒng)一交由檔案管理部門進(jìn)行保管。這樣不僅妥善保管了檔案，而且有效提升業(yè)務(wù)辦理的效率，真正地服務(wù)于群眾。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，還需要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平，這是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。面對眾多的機(jī)關(guān)檔案資料和繁雜的管理工作，檔案管理人員必要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和愛崗敬業(yè)、創(chuàng)新進(jìn)取的工作精神，才能夠有效提升機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新的知識和新的理念，提高自身的專業(yè)知識和管理能力。同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其工作責(zé)任和意識，提升其檔案管理能力，并且也要加強(qiáng)對檔案管理人員的監(jiān)督，建立完善的獎懲機(jī)制，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，從而有效提升機(jī)關(guān)檔案管理的水平。

3 結(jié)語

總而言之，機(jī)關(guān)檔案管理工作的質(zhì)量影響著機(jī)關(guān)單位工作的質(zhì)量。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)識，針對檔案管理工作中存在的問題采取有效措施進(jìn)行解決，及時更新檔案管理觀念，不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理隊伍的水平，同時也要與時俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，從而真正發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的作用，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

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