對(duì)基于現(xiàn)代化視野下的技工院校學(xué)生檔案管理工作的理性思考與探索

張霞

摘 要：技工院校的學(xué)生檔案管理工作是院校對(duì)學(xué)生管理工作中的重要環(huán)節(jié)。隨著我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，使得院校對(duì)學(xué)生檔案管理工作有了新的思考和認(rèn)識(shí)。在現(xiàn)代化視野下，本文通過(guò)分析技工院校學(xué)生檔案管理工作具體實(shí)施方案，以期能夠提高技工院校學(xué)生檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：技工院校;學(xué)生檔案;管理;思考與探索

前言

技工院校學(xué)生檔案是其參加工作的重要依據(jù)，做好檔案管理工作能為學(xué)生在今后的工作、干部選拔、考核等方面提供重要的參考依據(jù)。教育部和國(guó)家相關(guān)部門(mén)也對(duì)技工院校的檔案管理工作制定了相關(guān)的管理辦法，因此院校要對(duì)學(xué)生檔案管理工作中引起足夠重視，并不斷對(duì)工作進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。

一、技工院校學(xué)生檔案管理特點(diǎn)

技工院校學(xué)生檔案主要記錄學(xué)生在校學(xué)習(xí)和生活的基本情況。主要包括新生登記單、成績(jī)記錄、在校表現(xiàn)評(píng)定表、在校學(xué)生獎(jiǎng)懲資料等。技工院校學(xué)生檔案不僅是學(xué)校教育學(xué)生、培養(yǎng)學(xué)生和管理學(xué)生的真實(shí)記錄，還是反映一個(gè)人在學(xué)生階段的德智體美和家庭政治經(jīng)濟(jì)狀況的可靠文件，也是作為社會(huì)選拔任用人才的重要參考資料。因此，加強(qiáng)技工院校學(xué)生檔案管理對(duì)促進(jìn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展具有重要意義。

二、技工院校學(xué)生檔案管理工作思路

（一）明確學(xué)生檔案管理工作職責(zé)

學(xué)生檔案管理工作是技工院校管理工作的重要內(nèi)容之一。院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)學(xué)生檔案的管理工作應(yīng)引起高度重視，要成立專(zhuān)門(mén)的學(xué)生檔案管理部門(mén)，依據(jù)相關(guān)的學(xué)校檔案管理辦法，有組織、有計(jì)劃的做好檔案管理工作。同時(shí)院校要建立相關(guān)的管理方案，管理部門(mén)還要對(duì)檔案的收集整理、保管、內(nèi)容核對(duì)與審查等制定相應(yīng)的規(guī)章制度，以此使管理工作能夠順利開(kāi)展。首先建立檔案的收集和監(jiān)督管理制度。工作人員要形成定時(shí)收集學(xué)生檔案的習(xí)慣，做到讓學(xué)生信息及時(shí)歸檔。其次對(duì)工作人員和學(xué)生加強(qiáng)檔案管理的宣傳教育，提高其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并按規(guī)定執(zhí)行交接、登記等相關(guān)工作。最后在學(xué)期末對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理匯總，將學(xué)生的相關(guān)成績(jī)、獲得獎(jiǎng)懲的相關(guān)情況進(jìn)行逐項(xiàng)登記和核對(duì)，以確保檔案的真實(shí)有效性。

（二）應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)建學(xué)生電子檔案系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案利用率

院校對(duì)于學(xué)生的在校行為要記錄在檔，對(duì)于有條件的院校還要對(duì)學(xué)生進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，實(shí)現(xiàn)全程的動(dòng)態(tài)化檔案管理目標(biāo)。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案創(chuàng)建電子檔案系統(tǒng)。首先將檔案信息內(nèi)容錄入歸檔。采取按院系、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)分類(lèi)進(jìn)行錄入。其次對(duì)于新生要整理其信息內(nèi)容錄入系統(tǒng)，同時(shí)將學(xué)生在校內(nèi)的信息要及時(shí)反饋進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)。通過(guò)利用相關(guān)的多媒體手段，把學(xué)生檔案中的圖片、視頻、文字等內(nèi)容進(jìn)行信息化處理并制作電子檔案，一人一檔案，通過(guò)數(shù)據(jù)化的存儲(chǔ)，方便院?；蛴萌藛挝粚?duì)檔案信息檢索和查閱，這既節(jié)省人力和相關(guān)資源，又使檔案管理工作效率得到顯著提高。另外還要建立以學(xué)生檔案為中心的信息管理系統(tǒng)，使學(xué)生的檔案信息內(nèi)容形成統(tǒng)一的具有科學(xué)性的管理模式，以此促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作信息化建設(shè)。

院校還要不斷對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)，增強(qiáng)檔案使用價(jià)值，以此促進(jìn)檔案的應(yīng)用效率。學(xué)生的檔案管理工作并不局限于對(duì)學(xué)生檔案的有效保存，還可以開(kāi)發(fā)檔案的其他價(jià)值，以促使檔案能夠發(fā)揮最大的實(shí)際價(jià)值。所以在對(duì)檔案實(shí)行管理的過(guò)程中，不僅要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行有效整理和存檔，還要對(duì)檔案的數(shù)據(jù)資料和內(nèi)容進(jìn)行研究，從而為相關(guān)的文獻(xiàn)或研究提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)參考。院校還可從學(xué)生檔案中總結(jié)有規(guī)律和結(jié)論性的數(shù)據(jù)信息，以此為院校的各項(xiàng)教學(xué)內(nèi)容、服務(wù)和管理等方面提供有價(jià)值的服務(wù)。

（三）對(duì)學(xué)生的檔案內(nèi)容不斷豐富

學(xué)生的檔案內(nèi)容是否真實(shí)、有效和全面，這對(duì)于學(xué)生的發(fā)展、院校的學(xué)生管理工作和社會(huì)對(duì)人才的評(píng)價(jià)和選拔均起到了十分重要的作用?，F(xiàn)階段，有些技工院校的學(xué)生檔案內(nèi)容比較單一，這就不能使用人單位在選拔人才時(shí)對(duì)學(xué)生有全面了解，因此院校不僅要做好學(xué)生檔案管理工作，而且對(duì)于學(xué)生的檔案內(nèi)容要不斷豐富，以此能夠使用人單位在調(diào)閱檔案時(shí)能夠?qū)W(xué)生有全面的了解。在學(xué)生的檔案內(nèi)容中可添加關(guān)于學(xué)生特長(zhǎng)、誠(chéng)信、道德素養(yǎng)、心理和實(shí)踐內(nèi)容等信息，同時(shí)院?？蓮目陀^層面對(duì)學(xué)生的整體情況做出總結(jié)并歸檔，以此使用人單位對(duì)學(xué)生有客觀性的認(rèn)識(shí)。通過(guò)不斷對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行完善，可以有效的將學(xué)生的在校情況真實(shí)、客觀的展現(xiàn)出來(lái)，還可以促進(jìn)學(xué)生的個(gè)性化特征的發(fā)展，從而為學(xué)生能夠順利就業(yè)提供有利條件。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的隱私保護(hù)意識(shí)。

使用學(xué)生檔案時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)隱私泄露的問(wèn)題，大部分原因是人為的泄密。對(duì)此，除了完善學(xué)生檔案管理相關(guān)制度、規(guī)范利用過(guò)程更要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的隱私保護(hù)意識(shí)。有關(guān)部門(mén)要借助網(wǎng)絡(luò)、媒體等渠道，宣傳檔案隱私保護(hù)的新技術(shù)、新方法，表彰隱私保護(hù)先進(jìn)人物和先進(jìn)事跡，對(duì)玩忽職守的，要嚴(yán)厲批評(píng)和通報(bào)，營(yíng)造良好氛圍，促進(jìn)檔案管理人員自覺(jué)保護(hù)隱私的意識(shí)。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，技工院校的學(xué)生檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期化、系統(tǒng)化和專(zhuān)業(yè)化的工作。院校在檔案管理工作中要結(jié)合教育發(fā)展趨勢(shì)，從管理思想和制度上不斷落實(shí)相關(guān)工作。在現(xiàn)代化視野下，要把握住學(xué)生檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，不斷增強(qiáng)對(duì)檔案管理的扶持力度，使學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的電子管理模式，還要對(duì)管理工作人員加強(qiáng)信息化技能培養(yǎng)，以使其更好的服務(wù)于本職工作，進(jìn)而增強(qiáng)學(xué)生檔案工作的有效利用率，并發(fā)揮其最大使用價(jià)值。

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