法律援助檔案管理的意義及利用探思

葛均全

（莒縣法律援助中心 山東 日照 276599）

引言

檔案管理對法律援助發(fā)展十分重要,法律援助檔案管理工作有著自身性特征,在我國經(jīng)濟體系快速發(fā)展的背景下,對檔案管理有了全新的要求,以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會發(fā)展需要,同時也會出現(xiàn)各種各樣的問題?；诖?法律援助檔案管理工作必須要與時俱進,創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu),以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足,進而提升法律援助檔案管理工作的實效性。

1 提高法律援助檔案管理效能的重要性

第一,當(dāng)前我們正處在“雙創(chuàng)”的社會宏觀背景下,如何超越或突破傳統(tǒng)檔案管理模式是擺在基層單位檔案工作面前亟待解決的問題。在新時期,要想提高基層單位管理效能,就要堅持與時俱進,構(gòu)建科學(xué)、現(xiàn)代的檔案管理架構(gòu),擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念或是檔案管理系統(tǒng)的制約,通過科學(xué)的收集、保管檔案信息,以便最大化地發(fā)揮檔案的價值,從整體上促使檔案管理工作水平和效率提升,為相關(guān)單位的穩(wěn)健長遠發(fā)展提供強有力的保障。第二,有助于提高檔案資源的利用效率。當(dāng)前部分基層單位在具體的檔案管理中,由于單位管理者沒有從思想上認識到做好檔案管理工作的必要性,加之檔案管理人員對傳統(tǒng)人工管理模式的延續(xù)操作,因此,在檔案資料的編制和保存方面比較隨意。在新時期,想要提高檔案管理效能,相關(guān)單位要投入人力物力,引入先進技術(shù)和管理方式。與此同時,檔案管理人員要與時俱進,加強學(xué)習(xí),強化專業(yè)知識,充分利用信息技術(shù),科學(xué)有序地對檔案資料進行收集、整理、編制、存儲。便于在使用檔案的時候,快速及時找到檔案信息資料,提高相關(guān)工作人員查找檔案的主動性,從整體上促使檔案利用效率提高[1]。

2 法律援助檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案管理對法律援助發(fā)展十分重要,法律援助檔案管理工作有著自身性特征,在我國經(jīng)濟體系快速發(fā)展的背景下,對檔案管理有了全新的要求,以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會發(fā)展需要,同時也會出現(xiàn)各種各樣的問題。制度是任何一項工作標準化發(fā)展的必備依據(jù)，檔案管理也不例外，只有具備健全完善的管理制度，才能夠保證這項工作的細致性、嚴肅性、標準性，最大限度避免檔案工作出現(xiàn)各種紕漏，保證檔案管理整體效率與水平。從當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀來看,仍然存在一些問題,其主要集中在兩點：第一，意識不強。在檔案管理發(fā)展過程中,檔案管理的意識仍然存在薄弱與陳舊的特征,許多管理人員以及專業(yè)人員的管理理念都停留在基礎(chǔ)層面上,部分領(lǐng)導(dǎo)在思想層面上并不重視。而管理人員的管理意識也存在陳舊特征,對于信息化管理的重視度不足,認為傳統(tǒng)管理模式便可,導(dǎo)致管理工作水平相對較差。第二，管理設(shè)備陳舊。因為檔案管理工作依賴于財政的支持,再加上管理意識的欠缺,導(dǎo)致資源投入檔案管理不多,管理設(shè)備陳舊,管理資源較少,導(dǎo)致管理工作的整體水平較差[2]。

3 促進法律援助檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化的措施

3.1 加強對檔案管理工作的重視度

為了提升法律援助檔案管理工作水平,充分發(fā)揮檔案管理對法律援助的推動作用,法律援助管理人員應(yīng)當(dāng)重新審視檔案管理的重要性,帶頭加強對檔案管理工作的重視度,將檔案管理工作列入日常的重點工作內(nèi)容中,并要求所有部門加以支持和配合。同時,法律援助還應(yīng)當(dāng)積極展開檔案管理人員培訓(xùn),逐步提高檔案管理人員對日常檔案管理工作的重視度,形成明確的管理責(zé)任感,使得檔案工作逐漸脫離傳統(tǒng)的狀態(tài),朝著科學(xué)、規(guī)范化的方向發(fā)展[3]。

3.2 引入現(xiàn)代化檔案管理模式

傳統(tǒng)的依賴于手工操作的檔案管理辦法已經(jīng)落后于時代發(fā)展,其不僅會由于操作失誤影響檔案資料的準確性,還會因檔案檢索不便而降低檔案資料的利用效率。為此,法律援助檔案管理人員要利用計算機技術(shù)優(yōu)化檔案資料的收集、錄入、整理、打印、檢索等各項步驟。這就需要檔案管理人員養(yǎng)成邊操作、邊學(xué)習(xí)的好習(xí)慣,跟隨檔案管理信息化變革的步伐使自身成長為具備互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的優(yōu)秀應(yīng)用型人才。此外,現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入也推動了檔案整理歸檔過程的迭代,由傳統(tǒng)手工操作走向電腦操控,從而極大地提升了檔案管理工作的規(guī)范化程度[4]。

3.3 強化協(xié)調(diào)工作水平

在市場發(fā)展背景之下,法律援助檔案管理工作可以借助計算機方式實現(xiàn)對文字、文檔、音頻以及視頻等多種信息的儲存,并借助計算機、信息化技術(shù)的支持實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效率傳輸與共享,實現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。對于管理人員而言,需要進一步提升信息的更新重視度,同時需要注重科室之間的相互協(xié)調(diào)工作,掌握管理領(lǐng)域和計算機軟件的相關(guān)前瞻性技術(shù),及時更新法律援助檔案管理工作整體水平,構(gòu)建完善的管理機制,為后續(xù)管控措施的落實奠定基礎(chǔ)。法律援助各科室與職能部門之間需要堅持管理需求的融合性發(fā)展,更好地實現(xiàn)信息的共享,真正落實檔案內(nèi)部信息的及時傳播以及高效率傳遞,保障軟硬件設(shè)備正常運行的情況下,推動法律援助檔案管理工作持續(xù)發(fā)展[5]。

4 結(jié)語

綜上所述，在法律援助發(fā)展進程中,檔案管理屬于一種無形資產(chǎn),其對于單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。因此需要做好法律援助檔案管理工作，引入信息化技術(shù)，強化檔案資源利用價值，為日后法律援助服務(wù)工作提供有力的參考依據(jù)。