事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化及檔案利用效益研究

鄭心怡

（靈壽縣經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)中心 河北 石家莊 050500）

1 檔案管理工作的作用

對于企業(yè)事業(yè)單位而言，檔案管理工作是日常工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，檔案數(shù)據(jù)信息，可以為單位管理決策提供參考依據(jù)。檔案管理內(nèi)容涵蓋范圍廣，涉及人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、文書檔案和安全檔案等內(nèi)容，不同工作的內(nèi)容和性質(zhì)有所差異，相應(yīng)的管理模式也不盡相同。在單位人員晉升和調(diào)整方面，或是突發(fā)事件的應(yīng)急處理，以及投資決策等工作，均可以查閱檔案資料，以此為依據(jù)合理部署，彰顯檔案管理工作價值，并反作用于檔案管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化發(fā)展。故此，在當(dāng)代社會飛快發(fā)展中，需要高度關(guān)注檔案管理工作的重要性，依托于現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及檔案管理方法，盡可能地挖掘檔案潛在價值，為檔案事業(yè)繁榮發(fā)展添磚加瓦。

2 推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的舉措

2.1 加強(qiáng)對檔案管理工作的重視度

為了提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，充分發(fā)揮檔案管理對事業(yè)單位的推動作用，事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)重新審視檔案管理的重要性，帶頭加強(qiáng)對檔案管理工作的重視度，將檔案管理工作列入日常的重點(diǎn)工作內(nèi)容中，并要求所有部門加以支持和配合。同時，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)積極展開檔案管理人員培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員對日常檔案管理工作的重視度，形成明確的管理責(zé)任感，使得檔案工作逐漸脫離傳統(tǒng)的狀態(tài)，朝著科學(xué)、規(guī)范化的方向發(fā)展。

2.2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在新時期的事業(yè)單位基礎(chǔ)建設(shè)當(dāng)中，檔案室屬于一個非常重要的組成部分，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)努力加大資金投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化檔案管理流程。隨著檔案管理工作內(nèi)容的不斷增加，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)為檔案管理部門提供相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備，確保所有的工作內(nèi)容都能夠有相應(yīng)的設(shè)備支持。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源在保存的過程中很容易出現(xiàn)損壞狀況，因而在新時期的檔案管理工作中，還需要盡可能完善通風(fēng)防火與防潮等方面的設(shè)施建設(shè)，避免再度出現(xiàn)文件損壞的狀況。對于檔案室內(nèi)的基礎(chǔ)設(shè)施，要經(jīng)常性地展開各類檢查與維護(hù)，確保它們處于正常的使用狀態(tài)。

2.3 建立健全基礎(chǔ)的事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

對于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理制度過于混亂的狀況，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)召集相關(guān)管理人員，共同制定統(tǒng)一而規(guī)范的檔案管理制度。如檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)，其他人員不得過多干涉；檔案管理資料柜的鑰匙應(yīng)當(dāng)僅僅分配給檔案管理員，其他人員不得配置，避免出現(xiàn)隨意翻閱文件檔案而導(dǎo)致資料丟失的狀況；建立統(tǒng)一的借閱表，所有人員在借閱文件檔案的時候，都需要在借閱表上進(jìn)行登記，確保借閱信息能夠追溯到個人，這也有助于檔案資料的迅速追回，避免出現(xiàn)這種文件丟失的狀況。此外，應(yīng)當(dāng)加大基礎(chǔ)的監(jiān)管制度，明確事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的重要性，經(jīng)常性地檢查檔案管理人員的日常工作，確保檔案管理工作能夠嚴(yán)格圍繞檔案管理制度來完成，逐步提高檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范化。

2.4 通過培訓(xùn)提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

在新時期的事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，明確檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)，制定完善的工作職責(zé)與機(jī)制，結(jié)合所有檔案管理人員的能力來具體劃分工作內(nèi)容，使得所有檔案管理人員都能夠做好基礎(chǔ)工作內(nèi)容。在展開檔案管理人員培訓(xùn)的過程中，不僅要提高檔案管理人員的基礎(chǔ)檔案管理能力，還需要積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方式。只有不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能夠推動事業(yè)單位檔案管理朝著科學(xué)化的方向持續(xù)發(fā)展。

2.5 大力實(shí)行電子化檔案管理

信息時代下各行各業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作需要同步創(chuàng)新，靈活運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滲透到社會生產(chǎn)生活中。基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息高效收集和保管，提升信息化水平。電子化檔案管理，并非是完全剔除紙質(zhì)檔案，而是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，盡可能減少檔案流失、磨損以及人為操作失誤等情況，推動檔案管理信息化發(fā)展。

3 提升事業(yè)單位檔案利用效益的思路

事業(yè)單位檔案資料毫無疑問具有很大的價值，因此其利用效率的高低能夠直接體現(xiàn)出檔案管理工作的水平。因此，只有將提高事業(yè)單位檔案資料利用效率作為推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的最終落腳點(diǎn)，才真正有助于單位領(lǐng)導(dǎo)借助于這些檔案資料作出更好的決策，繼而助力單位實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。具體來說，首先要提高事業(yè)單位檔案管理人員對檔案資料的合理利用意識，確保所有的檔案管理工作都能為檔案資料被有效利用而服務(wù)。另外，應(yīng)針對事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)新目的在于盡可能使這些檔案資料更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)于生產(chǎn)科研，服務(wù)于任何有需要的人員進(jìn)行查閱。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，一方面需要建立和健全事業(yè)單位檔案利用制度，通過制度落實(shí)來提高檔案管理人員服務(wù)的積極性和工作熱情，激勵其從以往的被動型服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有头?wù)；另一方面需要對當(dāng)前事業(yè)單位檔案檢索的工具進(jìn)行全面更新，徹底摒棄傳統(tǒng)的人工檢索或半人工檢索，全面落實(shí)現(xiàn)代電腦智能化檢索方式，從而切實(shí)提高檔案資料檢索的準(zhǔn)確性和速度。只有這樣，才能真正實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位檔案資料的更高效利用，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)水平的與時俱進(jìn)，推動單位更加快速、健康地發(fā)展。

4 結(jié)束語

總之，事業(yè)單位屬于公益性質(zhì)機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容是面向整個社會的，檔案管理屬于事業(yè)單位管理中的一項(xiàng)重要工作。所以，事業(yè)單位應(yīng)按照時代發(fā)展要求，對目前的檔案管理工作加以創(chuàng)新優(yōu)化。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理工作內(nèi)容、形式及制度進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，以此提高檔案管理工作質(zhì)量，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。