提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

封曉宇

（平山縣干部信息管理中心 河北 石家莊 050544）

引言

信息化時(shí)代下，通過推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強(qiáng)檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案作用價(jià)值。因此需要事業(yè)單位提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對性對策，提高檔案管理信息化水平。

1 檔案管理信息化現(xiàn)代化在檔案管理工作中起到的重要作用

首先是如果仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案信息管理的模式和方式，那么很容易出現(xiàn)死檔案的情況，換句話說，即便是檔案室對所需要的檔案資料內(nèi)容進(jìn)行了保存，但是可能因?yàn)榉N種因素比如說存放不當(dāng)、檢索工具不夠完整等多種原因?qū)е率聵I(yè)單位需要更多的人力、物力和財(cái)力來進(jìn)行大面積查找，但是當(dāng)檔案管理信息化開始建設(shè)之后，這種問題正在逐漸得到有效解決，計(jì)算機(jī)憑借著其自身計(jì)算精度高、存儲的信息量比較大、運(yùn)算速度非?？斓榷鄠€(gè)優(yōu)勢可以快速地對所需要的檔案信息準(zhǔn)確的檢索，提高了檔案查詢的工作效率。其次事業(yè)單位開展檔案信息信息化建設(shè)還可以更好地保存檔案信息的完整性，除了在一開始輸入信息的時(shí)候需要使用到原件，其他時(shí)間都不需要再使用原件。最后是開展檔案信息化建設(shè)，可以在多個(gè)存儲空間內(nèi)儲存大量的檔案信息資源內(nèi)容，讓檔案信息的存儲更加簡單和便捷。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的相關(guān)措施

2.1 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)操技能，積極推動信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理人員對于信息化的認(rèn)知水平，使他們認(rèn)識到信息化是未來發(fā)展的重要方向，端正自身的思想和態(tài)度。與此同時(shí)，由于當(dāng)前工作人員的專業(yè)技能素質(zhì)并不高，也可以有計(jì)劃地組織檔案信息化管理培訓(xùn)，可以聘請一些專家學(xué)者到單位內(nèi)部進(jìn)行現(xiàn)場教學(xué)，切實(shí)提高廣大管理人員的業(yè)務(wù)水平。由于大部分檔案管理人員在信息知識儲備方面依舊非常匱乏，無法熟練操作各種軟件系統(tǒng)，對于新技術(shù)的接受能力非常差，因此需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員知識普及力度，使他們可以積極主動去學(xué)習(xí)各種全新的技術(shù)，以便推動檔案管理工作的開展。

2.2 促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一、規(guī)范化轉(zhuǎn)變

需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化的建設(shè)，設(shè)置檔案信息化各項(xiàng)內(nèi)容的格式流程，以統(tǒng)一規(guī)范化的方法來做好信息化的建設(shè)，這樣才能更好地促進(jìn)整個(gè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，由此達(dá)成高度信息共享效果。并且整個(gè)信息化建設(shè)過程中，要貫徹落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，將工作的重點(diǎn)內(nèi)容由解決局部問題，轉(zhuǎn)移至標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制定、實(shí)施上去，以此來切實(shí)提升檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)一、規(guī)范化轉(zhuǎn)變。

2.3 建立完善的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息安全保護(hù)

事業(yè)單位的檔案管理需要加強(qiáng)自我建設(shè)，推動檔案信息化水平，加強(qiáng)人員管理職責(zé)，完善管理技術(shù)，通過完善檔案管理機(jī)制來更好地確保檔案管理的各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。再就是意識層面，由于當(dāng)前各種信息化技術(shù)不斷更新，檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)信息化意識，探索和優(yōu)化檔案管理的各個(gè)細(xì)節(jié)。為此，檔案管理人員需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)意識，以自身實(shí)際工作作為基礎(chǔ)，夯實(shí)工作人員的現(xiàn)代化能力，打破傳統(tǒng)認(rèn)知，在思想上徹底扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的管理理念，樹立起全新的管理認(rèn)知。

2.4 提高重視程度

事業(yè)單位通過加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，一方面能夠降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質(zhì)量更便于檢索查詢，提升檔案質(zhì)量的利效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價(jià)值，為事業(yè)單位發(fā)展決策提供更好的信息支撐?；诖?，需要事業(yè)單位相關(guān)管理人員充分認(rèn)識到上述檔案資料所具備的作用價(jià)值，積極轉(zhuǎn)變思想，樹立信息化意識。積極利用信息化技術(shù)手段推動檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展，促使檔案管理的作用價(jià)值得到充分發(fā)揮，更好地適應(yīng)當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展要求。

2.5 加大應(yīng)用開發(fā)

為了進(jìn)一步做好事業(yè)單位檔案管理工作，我們還需要進(jìn)一步加大檔案管理的應(yīng)用開發(fā)，通過應(yīng)用開發(fā)可以做好檔案管理的推廣和使用。在開發(fā)的過程之中，事業(yè)單位可以聘請社會專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)，也可以與其他的兄弟單位進(jìn)行合作聯(lián)合開發(fā)，進(jìn)一步提高應(yīng)用與檔案管理之間的融合度，這樣有助于提高信息化的質(zhì)量。

2.6 確保檔案質(zhì)量

在社會高速發(fā)展的背景下，相關(guān)的檔案數(shù)量也在不斷增加，而且對檔案管理的質(zhì)量也提出了更高的要求，檔案管理是否完善，對將來社會的發(fā)展具有很大的影響。如果在檔案中出現(xiàn)記載不屬實(shí)、內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確等問題，就會影響很多方面的工作。所以，在檔案管理信息化過程中，檔案管理人員要進(jìn)行分工合作，簡化工作流程，提高工作效率，確保檔案的準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，是一項(xiàng)較為系統(tǒng)復(fù)雜的過程，需要相關(guān)管理人員充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的作用和價(jià)值，同時(shí)了解在推動檔案管理信息化建設(shè)的過程中，依然存在的一些問題，并結(jié)合這些問題，提出一些針對性的應(yīng)對策略，最終有效推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。