高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對(duì)策分析

張帥

摘 ?要：當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)在我們?nèi)粘Ｉ钪械膽?yīng)用越來越普遍。并且隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，檔案信息化也隨之成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)。為了更好地對(duì)檔案信息化進(jìn)行管理，本篇文章即將對(duì)當(dāng)前高職院校檔案信息化建設(shè)中所存在的不足進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;解決措施;必要性

檔案信息化的指導(dǎo)手段就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)，信息化的基礎(chǔ)就是最原始的檔案信息。檔案信息化可以更好地對(duì)檔案進(jìn)行收集和管理。并且由于信息化的迅速發(fā)展，對(duì)高職院校檔案信息進(jìn)行管理已經(jīng)成為了檔案管理的重要部分。并且，高職院校檔案信息化產(chǎn)生的同時(shí)，也展現(xiàn)出了當(dāng)前我國在生活中信息化應(yīng)用的普遍性?？梢源龠M(jìn)檔案信息化建設(shè)得到更多的關(guān)注度。當(dāng)然也希望檔案信息化能夠更好地向上發(fā)展，提供更多的技術(shù)促進(jìn)對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程可以擁有更高的便利性。

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.高職院校對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不高

高職院校的來源是由一些中?；蛘呤羌夹g(shù)學(xué)院而組成的，因此其本身的發(fā)展水平就相對(duì)較低。學(xué)校方面的信息技術(shù)不夠先進(jìn)，從而導(dǎo)致檔案信息化這一方面的建設(shè)也不夠先進(jìn)。并且相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)檔案信息化所擁有的重要性進(jìn)行明確的了解和認(rèn)識(shí)?；蛘咴谕顿Y方面也存在著一定的為難，缺乏充足的資金來對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行完善。甚至還有的高職院校的信息化僅僅是為了檢查，他們沒有真正明白檔案信息化的重要性，也就沒有真正去接受和適應(yīng)信息化建設(shè)。

2.大部分高職院校缺乏基本的檔案信息化建設(shè)的設(shè)備

很多高職院校都缺乏比較基礎(chǔ)的檔案信息化設(shè)備，即使有的高職院校他們有，但是也存在著設(shè)備落后，或者是安全性不高的問題。也存在著有的高職院校設(shè)備相對(duì)齊全，但是信息化技術(shù)卻不夠先進(jìn)的現(xiàn)象。技術(shù)人員自身的檔案管理技術(shù)也沒有做到真正熟練地掌握，所以他們很難真正做到資源共享，也無法對(duì)應(yīng)用資料進(jìn)行完善嚴(yán)密的保存。

3.高職院校缺乏專職管理檔案建設(shè)的新型技術(shù)人才

隨著高職院校近幾年的不斷發(fā)展，學(xué)校的檔案和資料數(shù)量也就不斷上升。通常學(xué)校里對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作人員都是一些年齡較大的或者是沒有很高學(xué)歷的畢業(yè)生。他們本身技術(shù)水平就處于較低的狀態(tài)，并且檔案管理這項(xiàng)工作可能在學(xué)校又不受重視，這也就直接影響到了工作人員的工作熱情，不利于提升檔案管理的工作效率。對(duì)于一所高職院校來說，較好的工作不是對(duì)檔案進(jìn)行管理，而是去進(jìn)行教學(xué)或研究。而從事檔案管理的人普遍都是本篇文章所分析的這兩類人，那么他們也很難去掌握和了解有關(guān)數(shù)據(jù)管理和安全方面的電腦技術(shù)，也就無法滿足學(xué)校對(duì)檔案管理所產(chǎn)生的需求。

二、推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的措施

1.加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度

首先應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的觀念進(jìn)行更新，去改變他們認(rèn)為檔案管理沒有工作難度，沒有工作前途這一錯(cuò)誤思想。要讓他們覺得對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作與在學(xué)校進(jìn)行教育的工作擁有著相同重要的地位。在當(dāng)今時(shí)代運(yùn)用數(shù)字信息，檔案信息化是必須要進(jìn)行的趨勢(shì)。檔案管理已經(jīng)不會(huì)像以前一樣被局限于紙質(zhì)，它的新要求就是檔案管理人員可以做到對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練的掌握。真正做到網(wǎng)絡(luò)資源共享，通過去學(xué)習(xí)和了解新技術(shù)來適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需求。

2.加強(qiáng)高職院校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保障

高職院校應(yīng)該對(duì)檔案信息管理的安全性抱以重視。通過對(duì)通信方面的加密等各種手段，要保障檔案信息處于安全運(yùn)行的狀態(tài)。同時(shí)還要去排查網(wǎng)絡(luò)信息所訪問網(wǎng)站的安全程度，避免病毒入侵的現(xiàn)象。對(duì)一些訪問的網(wǎng)站采取加密的方法，從而保證自身內(nèi)容的隱秘性，增強(qiáng)安全程度。更好的情況就是要做到專利專用，也就進(jìn)一步提升了內(nèi)容安全程度。

3.高職院校應(yīng)該培養(yǎng)專職的檔案管理人才

為了促進(jìn)檔案信息化管理效率的提升，推動(dòng)其管理建設(shè)的進(jìn)程。學(xué)校要考慮到檔案管理人員這一重要因素，其進(jìn)行專業(yè)性的知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)。管理人員擁有了專業(yè)性技術(shù)之后，才可以促進(jìn)他們更好地去投入到檔案管理的工作中。學(xué)校還可以去舉辦網(wǎng)絡(luò)信息交流大會(huì)，讓一些專業(yè)的或者是不專業(yè)的管理人員之間進(jìn)行問題探討，通過交流而讓雙方都得到提升。專業(yè)性的檔案管理人員可以通過交流進(jìn)一步促進(jìn)自身工作水平的上升，也就有利于促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。而非專業(yè)性的人員也可以通過交流明白和學(xué)習(xí)了較多的檔案管理方面的知識(shí)。除此之外，學(xué)校還可以采取一定的考試管理制度，這種制度可以通過較為強(qiáng)硬的手段讓檔案管理人員主動(dòng)地去學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。

三、結(jié)束語

社會(huì)數(shù)字化信息化的迅猛發(fā)展，已經(jīng)給我們的日常生活帶來了很大的變化，也提升了生活便利程度。但是為了更好地享受便利，我們也應(yīng)該不斷去學(xué)習(xí)新技術(shù)。同樣，高職院校檔案信息化建設(shè)也面臨著這樣的挑戰(zhàn)，通過不斷應(yīng)用最新的檔案管理技術(shù)，推動(dòng)高職院校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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