如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化

張子諒

摘 要：醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理是重要的工作管理內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理辦法在實(shí)際的管理過(guò)程中與現(xiàn)階段的需求存在著較大的差異?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展在優(yōu)化人們交流溝通方式的同時(shí)對(duì)于給檔案管理技術(shù)的優(yōu)化提供了基礎(chǔ)平臺(tái)，檔案信息管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的主要手段之一。本次研究中主要以醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作的主要內(nèi)容分析為基礎(chǔ)，遵循現(xiàn)代化檔案管理的原則，結(jié)合實(shí)際情況來(lái)制定醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)代化;工作內(nèi)容;原則

醫(yī)院的檔案管理主要是在醫(yī)院的行政、科研、后勤、資產(chǎn)管理等工作中直接形成的，常見(jiàn)的記錄形式有文字、圖像、音律等，其不僅是醫(yī)院發(fā)展歷史的見(jiàn)證，也是醫(yī)院在醫(yī)療改革、科學(xué)研究過(guò)程中的基礎(chǔ)參考依據(jù)?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案的信息化管理在社會(huì)中的各行各業(yè)中被廣泛應(yīng)用。現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中不僅能夠使用技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行處理和管理，而且可以進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)和二次利用，為醫(yī)院工作效率的提升做出貢獻(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理工作的主要內(nèi)容

1、文書(shū)檔案管理。文書(shū)是檔案管理的基礎(chǔ)工作，現(xiàn)代信息化的檔案管理一般是將收到的文件使用計(jì)算機(jī)登記，然后進(jìn)行分類傳閱，根據(jù)實(shí)際的管理需求進(jìn)行傳閱時(shí)間和批辦時(shí)間的限制。檔案管理過(guò)程中如果傳閱的文件沒(méi)有及時(shí)返回，智能化的催辦系統(tǒng)會(huì)在應(yīng)用過(guò)程中提醒承辦人及時(shí)進(jìn)行承辦，降低文書(shū)處理人員工作量的同時(shí)節(jié)約成本，提升了醫(yī)院的決策效率。

2、人事檔案管理。信息化時(shí)代的到來(lái)在優(yōu)化工作方式的同時(shí)也增加了社會(huì)人員的流動(dòng)性，因此在醫(yī)院人事檔案的管理過(guò)程中準(zhǔn)確、迅速的提供管理所需要的人事檔案信息是檔案管理的重點(diǎn)工作內(nèi)容?，F(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中以人事檔案的基礎(chǔ)特點(diǎn)為依據(jù)在管理過(guò)程中建立管理網(wǎng)絡(luò)，將人事檔案管理從動(dòng)態(tài)化轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)體化的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)化人事檔案的管理目標(biāo)，管理過(guò)程中便于部門進(jìn)行監(jiān)督管理的同時(shí)對(duì)于提升個(gè)人檔案理解有積極性作用。

3、病例檔案管理。醫(yī)療機(jī)構(gòu)作為關(guān)乎國(guó)計(jì)民生的基礎(chǔ)性機(jī)構(gòu)，隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各種疾病的治療方式在不斷的優(yōu)化，例如很多傳統(tǒng)的手術(shù)方式逐漸被腹腔鏡、胸腔鏡等微創(chuàng)手術(shù)方式取代?，F(xiàn)代化的病例檔案管理可以幫助醫(yī)生在需要時(shí)應(yīng)用自己的權(quán)限直接進(jìn)行檔案查詢，對(duì)各類手術(shù)療效情況分類匯總的同時(shí)便于醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療技術(shù)優(yōu)化研究的過(guò)程中進(jìn)行實(shí)際參考。隨著病例檔案管理的信息化發(fā)展，已經(jīng)由初期的文字轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)階段的文字聯(lián)合醫(yī)學(xué)影像。

4、設(shè)備后勤管理。醫(yī)療后期管理中設(shè)備后期管理是重要的資產(chǎn)組成部分，現(xiàn)代化的管理方式有利于在管理過(guò)程中對(duì)醫(yī)院的投入和產(chǎn)出進(jìn)行分析，可以提升醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理效率。設(shè)備后勤檔案管理的主要內(nèi)容包含采購(gòu)時(shí)間、價(jià)格、維修情況、出借、報(bào)廢處理等方面的資料，通過(guò)對(duì)相關(guān)資料的整理和錄入來(lái)達(dá)到信息化管理，現(xiàn)代化的檔案管理為后期設(shè)備管理提供方便的同時(shí)也對(duì)提升科室的自我設(shè)備管理能力提供了基礎(chǔ)條件。

二、醫(yī)院實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理的原則

1、安全原則。數(shù)字化、信息化和網(wǎng)路化在醫(yī)院檔案管理中的建設(shè)不斷深入，其為醫(yī)院檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)也增加安全維穩(wěn)的工作內(nèi)容。病毒木馬的侵入不僅會(huì)對(duì)醫(yī)院的各個(gè)檔案的安全性產(chǎn)生威脅，嚴(yán)重者還會(huì)危及醫(yī)院的正常運(yùn)行[1]。因此在明確醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化必要性的同時(shí)， 在管理過(guò)程中也應(yīng)該不斷的加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的開(kāi)發(fā)和研究，以科學(xué)有力的安全技術(shù)為醫(yī)院檔案的安全性提供技術(shù)保障。

2、規(guī)范原則。無(wú)規(guī)矩不成方圓，醫(yī)院檔案管理每天要面對(duì)繁雜的信息，因此要根據(jù)實(shí)際的情況針對(duì)性的制定檔案管理工作的規(guī)范，為檔案管理工作提供管理依據(jù)的同時(shí)提升檔案管理工作的工作效率?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理過(guò)程中為了提升管理效率，在管理過(guò)程中一般使用互聯(lián)網(wǎng)管理程序進(jìn)行檔案管理，因此管理過(guò)程中應(yīng)該以現(xiàn)有的情況為依據(jù)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有序化、規(guī)范化的同時(shí)為標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理創(chuàng)造條件。

3、效益原則。檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，管理過(guò)程需要投入相當(dāng)?shù)娜肆臀锪?，因此必須遵守效益性原則。效益管理講究信息化工作的效益要根據(jù)自身的能力和館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求[2]。分析的過(guò)程中要考慮館藏檔案的利用率作為選擇數(shù)字化的內(nèi)容的依據(jù)，管理過(guò)程中可以將利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，帶來(lái)社會(huì)效益的同時(shí)提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益;利用率低的檔案無(wú)需數(shù)字化，節(jié)約人力物力的同時(shí)可以降低在檔案錄入過(guò)程中各項(xiàng)不必要的支出。

三、實(shí)施醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的策略

1、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員一般來(lái)源于臨床人員或者其他非檔案管理專業(yè)的人員，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊。通過(guò)實(shí)際調(diào)查數(shù)據(jù)的分析可知檔案管理水平、檔案服務(wù)質(zhì)量與檔案管理隊(duì)伍的人員數(shù)量沒(méi)有直接聯(lián)系，其主要與檔案管理人員的整體素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)和檔案管理方式有關(guān)。因此醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理人才的選擇過(guò)程中要注意選擇檔案管理專業(yè)的對(duì)口人才，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行技能考核的同時(shí)要加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

2、加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)。檔案管理的過(guò)程中對(duì)檔案管理工作進(jìn)行大力宣傳，讓醫(yī)院的職工和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重要性有一個(gè)清醒的認(rèn)知，提升醫(yī)院其他職員對(duì)檔案管理工作的支持力度。中國(guó)《檔案法》有規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。因此在進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)檔案法的學(xué)習(xí)，降低醫(yī)院檔案管理過(guò)程中違規(guī)操作的發(fā)生率。

3、建立科學(xué)的檔案管理體系?？茖W(xué)的檔案管理體系是促進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范管理的基礎(chǔ)，因此醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理模式優(yōu)化的過(guò)程中不僅要認(rèn)識(shí)到檔案管理體系的重要性，而且要根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)存的問(wèn)題對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善。完善檔案管理體系的過(guò)程中應(yīng)該以《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》為基礎(chǔ)依據(jù)，以現(xiàn)階段的實(shí)際問(wèn)題為參考，制定完整、科學(xué)、可行性高的檔案管理制度并將其落實(shí)到實(shí)際的檔案管理工作中，為提升醫(yī)院檔案管理效率做出貢獻(xiàn)[3]。

4、加大對(duì)檔案管理的投入。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)各項(xiàng)紙質(zhì)資料的整理、分類和收納，所需的物資較少，主要的管理支出是人力支出?，F(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理中，因?yàn)閷?duì)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，管理過(guò)程中需要大量的設(shè)備，因此醫(yī)院引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)的同時(shí)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需求加大對(duì)檔案管理的投入，做好電腦等基礎(chǔ)設(shè)備投入的同時(shí)也要做好軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、軟件系統(tǒng)優(yōu)化和安全系統(tǒng)構(gòu)建的投入。用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率[4]。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)前期改革、中期規(guī)范、長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，在現(xiàn)代信息化檔案管理方式的實(shí)施和相關(guān)管理政策的落實(shí)過(guò)程中需要全體檔案管理人員進(jìn)行配合。檔案隊(duì)伍素質(zhì)與檔案管理工作的效果和效率有著直接聯(lián)系，因此醫(yī)院在明確內(nèi)容和制定方案的同時(shí)要進(jìn)行專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，檔案管理的過(guò)程中做到“與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)事求是”，為良好的醫(yī)療服務(wù)做好后勤工作。

參考文獻(xiàn)

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[2] 李蕾.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J].中國(guó)管理信息化，2018，021（005）：169-171.

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