大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式變化研究

莫庸

[摘 要] 大數(shù)據(jù)時代的到來，對整個世界的生活和工作方式有非常深刻的影響，給人們的生活和工作提供了便利，人們越來越離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)，大數(shù)據(jù)也給檔案管理工作帶來了比較大的沖擊，檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了較大的變化。為此，文章對大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的變化進行研究，希望對促進我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展有所助益。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)時代 檔案管理模式 研究

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理理論和大數(shù)據(jù)體系已經(jīng)發(fā)生了比較大的變化，大數(shù)據(jù)、大方向、大曝光和大平臺等理念得到了快速的更新，數(shù)據(jù)的來源變得更加廣泛，內(nèi)容不斷得到豐富，檔案內(nèi)容和收集方式越來越多樣化。在進入新時代之后，應(yīng)該針對檔案管理模式的變化，積極尋求各種新的途徑來不斷完善檔案資源的收集和拓寬，認真做好檔案資源的收集工作，提升檔案大數(shù)據(jù)資源的覆蓋率，建成多位一體的檔案安全防護網(wǎng)絡(luò)，真正做好檔案安全保密工作，強化檔案管理的職能，建成務(wù)實、高效的檔案行政管理體系。

一、大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)時代的一個主要特征是信息的規(guī)模非常龐大，導(dǎo)致許多有效的信息不能完全被我們獲取。為了有效解決這個問題，現(xiàn)在發(fā)展出了大數(shù)據(jù)技術(shù)，其可以通過使用一些主流的分析軟件，在有限的時間內(nèi)對所獲取的信息進行有效的整合，并通過應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對數(shù)據(jù)背后有價值的信息進行深入提取，這在企業(yè)決策當中，可以發(fā)揮非常大的作用。過去，企業(yè)經(jīng)常只是看到大數(shù)據(jù)表面的信息，但對其實質(zhì)的了解并不是非常多，經(jīng)常會導(dǎo)致一些誤判情況的出現(xiàn)，隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，人們的認識得到深化。此外，在進入大數(shù)據(jù)時代之后，檔案存儲的空間不斷增加，數(shù)據(jù)量呈幾何倍數(shù)增加，數(shù)據(jù)的類型也非常繁多，數(shù)據(jù)的利用率不斷提升，數(shù)據(jù)背后的價值逐漸得以展現(xiàn)，各個單位的工作情況均可以得到具體的記錄和歸檔[1]。

在我國發(fā)展的過程中，并沒有特別重視檔案管理工作中的不足。然而隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們已經(jīng)開始重新審視檔案管理工作的重要性，這也為檔案管理工作的開展，帶來了難得的契機，只有不斷提升檔案的管理水平，才能促進檔案管理的科學(xué)化。在進入大數(shù)據(jù)時代之后，各種數(shù)據(jù)顯得越來越重要，檔案管理工作的重要性變得越來越突出。在開展檔案管理的過程中，需要認真做好數(shù)據(jù)的整理和記錄工作，如果簡單采取傳統(tǒng)的工作方式，難以滿足現(xiàn)代工作的需要。企事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案管理工作的思考，對檔案管理方式進行合理選擇，最大程度利用其中有價值的數(shù)據(jù)和信息。電子檔案管理方式的應(yīng)用，給檔案管理工作的開展提供了一條新的途徑，之前落后的管理模式面臨被淘汰的局面，通過將電子計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，可以進一步提升檔案管理工作開展的效率，進一步豐富檔案管理工作內(nèi)容，為時代發(fā)展提供更好的服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代的到來既給檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，也帶來了機遇，傳統(tǒng)的檔案管理難以滿足時代發(fā)展的需要。由于我國科學(xué)管理檔案開展的時間還相對較短，檔案管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量增加非常迅速。在傳統(tǒng)檔案管理中，通常是采用紙質(zhì)材料進行記錄，面對大量的電子數(shù)據(jù)，往往顯得捉襟見肘，傳統(tǒng)管理模式也出現(xiàn)了各種弊端，這給現(xiàn)代檔案管理帶來了很大的挑戰(zhàn)。在進入大數(shù)據(jù)時代之后，各種檔案資料采用數(shù)字化形式進行記錄的，這給信息的安全性和隱私性帶來了非常大的挑戰(zhàn)。在過去很長一段時間，對檔案采取的安全措施往往沒有做到位，黑客盜取電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)，很容易導(dǎo)致重要信息的丟失，給單位和個人造成了非常大的損失，不利于檔案管理的健康發(fā)展[2]。

三、大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理工作的管理策略

采用更加先進的技術(shù)手段。在進入大數(shù)據(jù)時代之后，面對大量的檔案數(shù)據(jù)，如果采用手工管理模式、單一的計算機輸入，已經(jīng)難以跟上檔案數(shù)據(jù)增長的步伐，可以將云計算應(yīng)用到檔案管理中。云計算具有規(guī)模大、可靠性高、通用性強的特點，通過對大數(shù)據(jù)計算的應(yīng)用，可以進一步降低檔案管理中投入的人力和物力。但由于檔案部門人員的技術(shù)能力較差，各種IT人才相對比較匱乏，無法靠自身來開發(fā)云計算技術(shù)，需要尋求與云計算服務(wù)商進行合作，開發(fā)出適用于檔案管理的云計算系統(tǒng)，這種方式下的安全保障和安全管理只能由服務(wù)商提供，雖然雙方的職責(zé)分得比較清，但在數(shù)據(jù)采集、儲存、訪問和傳輸環(huán)節(jié)，依然存在著各種漏洞，黑客很容易通過這些漏洞發(fā)動攻擊，各種檔案的安全性難以得到保證。在未來檔案管理技術(shù)的發(fā)展過程中，云計算技術(shù)必然是重要的發(fā)展方向，和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商進行合作也是必經(jīng)之路，在這個過程中，需要認真考慮技術(shù)的自我主導(dǎo)和研發(fā)工作，及時排除各種影響檔案安全的因素。

提升檔案管理隊伍的素質(zhì)。檔案管理人員的自身素質(zhì)對檔案信息化建設(shè)效果，有著非常直接的影響。在檔案原始數(shù)據(jù)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)化過程中，需要將生產(chǎn)、財務(wù)、銷售等方面的人員有效關(guān)聯(lián)起來。為了提升檔案管理人員的工作素質(zhì)，需要認真做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，積極利用業(yè)余時間對檔案管理人員開展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其掌握各種先進的檔案管理技術(shù)方法，能夠熟練操作各種檔案管理軟件，及時更新自己的檔案管理理念，具有處理復(fù)雜檔案管理環(huán)境的能力。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各種電子文件越來越多，各種數(shù)字檔案建設(shè)變得越來越多，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理當中的應(yīng)用越來越多，檔案管理技術(shù)也越來越現(xiàn)代化。通過采用集團化的檔案管理平臺，可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲和管理，為開發(fā)其中有價值的信息提供有效的幫助。此外，通過檔案管理平臺的應(yīng)用，還可以為檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用提供便利，相關(guān)工作人員可以及時登錄該平臺來獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)，并及時應(yīng)用這些數(shù)據(jù)，將檔案數(shù)據(jù)的作用充分發(fā)揮出來。這些平臺甚至可以直接放到網(wǎng)絡(luò)當中，并給不同檔案管理人員以不同的管理權(quán)限，給開展檔案管理提供更大的便利，可以在線開展各種辦公，拓寬檔案管理人員開展工作的空間[3]。

為開展檔案科學(xué)化管理建立一個完善的保障體系。為了提升檔案管理系統(tǒng)的保障水平，應(yīng)該從三個方面入手：首先應(yīng)該不斷強化管理者的科學(xué)發(fā)展觀，其應(yīng)該具有符合科學(xué)發(fā)展觀的思想，能夠及時面對檔案管理問題，積極深入開展各種檔案調(diào)查工作，以服務(wù)的態(tài)度來面對檔案管理工作，不斷在開展檔案管理中進行創(chuàng)新。此外，還應(yīng)該建立完善的制度體系。從宏觀立法和微觀運行兩個角度，推進檔案管理走上科學(xué)化的軌道，將檔案發(fā)展事業(yè)納入社會發(fā)展規(guī)劃當中。各部門應(yīng)該對檔案管理予以足夠的重視，制定相應(yīng)的責(zé)任制度，不斷提升各種檔案管理工作的規(guī)范化，不斷在開展工作中將自身的主動性和創(chuàng)造性發(fā)揮出來。最后應(yīng)該將各種先進的檔案管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當中。例如，可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當中。通過該技術(shù)的應(yīng)用，及時提取出檔案中各種價值的信息，對各種檔案信息的進行有效的分類，方便對這些檔案信息的使用。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案的管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的問題，應(yīng)該引起檔案管理人員的足夠重視，認真分析問題發(fā)生的原因，及時采取有針對性的措施，建立更加科學(xué)的檔案管理體系，將包括大數(shù)據(jù)在內(nèi)的各種先進的檔案管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，認真做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作。

參考文獻：

[1]左平.大數(shù)據(jù)時代的電子檔案管理與服務(wù)[J].通訊世界.2017（03）：22-23.

[2]朱紅艷.醫(yī)院電子檔案的優(yōu)勢分析以及管理策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2019（15）：37-38.

[3]遲永生.新時期關(guān)于加強電子檔案管理的建議[J].牡丹江教育學(xué)院學(xué)報.2019（07）：55-56.