數(shù)字化下的企業(yè)檔案管理模式探微

袁曉霞 王錦榮 劉曉娟

摘要：檔案是企業(yè)發(fā)展中的無(wú)形資源，是為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供借鑒與指導(dǎo)的寶貴財(cái)富。檔案管理是每個(gè)企業(yè)管理工作中必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，借助檔案企業(yè)可以隨時(shí)了解自身過(guò)去生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)歷史，若能開展高效檔案管理工作，企業(yè)將能收獲明顯的經(jīng)濟(jì)效益。就現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)的管理手段，忽視社會(huì)變化，未意識(shí)到現(xiàn)代檔案管理工作應(yīng)滿足數(shù)字化時(shí)代發(fā)展需要，導(dǎo)致檔案管理工作比較落后，未能在企業(yè)發(fā)展期間發(fā)揮有效價(jià)值。對(duì)企業(yè)檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，如何在數(shù)字化時(shí)代下開展檔案管理，讓檔案管理為企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)帶來(lái)助力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;企業(yè);檔案管理;模式

很多企業(yè)未認(rèn)識(shí)到新時(shí)代下檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)以對(duì)信息進(jìn)行記錄和保存為主要內(nèi)容的工作，大部分企業(yè)開展檔案管理工作只是為了在必要的時(shí)候能夠?qū)①Y料當(dāng)做憑證。但是隨著社會(huì)不斷朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，各類先進(jìn)的自動(dòng)化化管理工具開始被應(yīng)用于檔案管理工作中，在數(shù)字化時(shí)代下企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)模式到資源信息管理模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案管理工作滲透到每一項(xiàng)企業(yè)活動(dòng)中[1]。為進(jìn)一步發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值，企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)努力創(chuàng)新管理模式與手段。

一、數(shù)字化下企業(yè)檔案管理模式的不足

（一）管理觀念落后

許多企業(yè)仍然采用傳統(tǒng)手段開展檔案管理工作，管理觀念比較落后。很多企業(yè)檔案管理工作者以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都未認(rèn)識(shí)到檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間的聯(lián)系，忽視檔案管理的價(jià)值，對(duì)檔案管理的真正內(nèi)涵并不了解，很多人認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的信息錄入與整理。事實(shí)上企業(yè)檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)中一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，只有改變傳統(tǒng)落后觀念，不斷創(chuàng)新管理模式，才能發(fā)揮其真正價(jià)值。

（二）保密性較低

企業(yè)檔案涉及多項(xiàng)內(nèi)容，不僅包括企業(yè)發(fā)展歷程中各類機(jī)密性文件，還包括了企業(yè)員工的隱私信息，是整個(gè)企業(yè)最為重要的信息資源。數(shù)字化時(shí)代各類信息工具層出不窮，一些病毒軟件會(huì)對(duì)企業(yè)檔案信息庫(kù)造成破壞，企業(yè)信息會(huì)發(fā)生泄漏。再加上負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作缺乏詳細(xì)制度，很多企業(yè)人員在沒(méi)有制度的約束下會(huì)隨意開展信息查詢工作，企業(yè)檔案管理安全性大大降低。

（三）管理人員水平較低

數(shù)字化下，企業(yè)檔案管理工作逐漸朝著自動(dòng)化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，這樣的轉(zhuǎn)變使得負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員面臨了新的挑戰(zhàn)[2]。這意味著數(shù)字化下的檔案管理工作人員需要掌握更為豐富的管理知識(shí)與信息化技能，能夠熟練應(yīng)用各種自動(dòng)化辦公設(shè)備。但就目前企業(yè)檔案管理工作人員安排來(lái)說(shuō)，大部分都不具備專業(yè)的管理技能，對(duì)各種現(xiàn)代信息設(shè)備不能有效運(yùn)用，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作效率較低、秩序較差。

二、數(shù)字化下企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新手段

為實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化信息建設(shè)，開展高效率的企業(yè)檔案管理工作，在明確目前企業(yè)檔案管理工作中存在管理觀念落后、管理保密性低以及管理人員素質(zhì)水平較低等問(wèn)題后，要實(shí)施針對(duì)性解決策略，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新與改革。

（一）樹立正確的企業(yè)檔案管理觀念

數(shù)字化下，各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展速度較快，企業(yè)應(yīng)及時(shí)認(rèn)識(shí)到時(shí)代的變化，努力轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式，積極實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案自動(dòng)化管理。數(shù)字時(shí)代下，企業(yè)檔案管理工作不僅要負(fù)責(zé)傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料外，還要管理錄音、錄像以及照片等新型電子信息。為提高檔案管理工作效率，企業(yè)可嘗試使用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理企業(yè)檔案，結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需要，調(diào)整檔案管理模式中的一些不足。

企業(yè)在開展檔案管理時(shí)，一定要清醒地認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案數(shù)字化管理并不簡(jiǎn)單的是使用現(xiàn)代信息技術(shù)工具管理企業(yè)資源，也不是利用傳統(tǒng)管理手段處理網(wǎng)絡(luò)信息資源，而是要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)工具的優(yōu)勢(shì)，改變傳統(tǒng)管理模式中的一些明顯不足，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的實(shí)體文檔和數(shù)字化下網(wǎng)絡(luò)信息資源管理的平衡。企業(yè)要擴(kuò)大對(duì)檔案管理工作的宣傳，向每一個(gè)人強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的價(jià)值與意義，這樣才能使企業(yè)檔案管理工作獲得進(jìn)步。

（二）制定完善的企業(yè)檔案管理制度

大部分企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)都是從部分邁向整體，很少有企業(yè)會(huì)制定整體的檔案管理工作規(guī)劃，這就造成在實(shí)際檔案管理工作中常常出現(xiàn)某個(gè)管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一致，檔案管理工作遇到很多障礙。在過(guò)去的檔案管理工作中，各個(gè)部門之間缺乏溝通，信息交流不及時(shí)，管理難度較大，比較混亂。所以為使檔案管理工作有序開展，企業(yè)應(yīng)在遵循國(guó)家與行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)的情況下，根據(jù)自身機(jī)制制定科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理工作制度[3]。企業(yè)行政主管部門應(yīng)充分發(fā)揮該部門的領(lǐng)導(dǎo)作用，將檔案管理工作納入整體管理計(jì)劃中，加大管理力度，設(shè)立相應(yīng)的考核機(jī)制，以便負(fù)責(zé)檔案管理的企業(yè)人員能夠認(rèn)真對(duì)待工作。行政主管機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)了解檔案管理工作現(xiàn)狀，及時(shí)給予該部門人員工作指導(dǎo)，以便制定更加符合企業(yè)發(fā)展需要的檔案分類體系，使得檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供借鑒價(jià)值。為保障檔案管理工作合法合規(guī)，要向企業(yè)積極普及《檔案法》相關(guān)規(guī)定。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員能否以現(xiàn)代目光對(duì)待檔案管理工作決定著檔案工作是否可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化管理意識(shí)是企業(yè)管理中的重要內(nèi)容。

（三）改進(jìn)管理設(shè)備與管理技術(shù)

數(shù)字化下檔案管理工作質(zhì)量與管理設(shè)備、管理人員水平有緊密聯(lián)系，為保證企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行，企業(yè)要使用先進(jìn)設(shè)備開展檔案管理工作，建設(shè)優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍。在檔案管理工作中，企業(yè)一方面應(yīng)擴(kuò)大資金投入為管理部門引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理效率。另一方面要積極開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高準(zhǔn)入門檻，招收專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)工作。通過(guò)培訓(xùn)讓管理人員能夠不斷豐富個(gè)人的知識(shí)儲(chǔ)備，提高個(gè)人使用現(xiàn)代化信息技術(shù)工具的能力。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)自身應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，意識(shí)到良好的檔案管理工作可以為企業(yè)發(fā)展提供借鑒。企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員都應(yīng)養(yǎng)成正確的檔案管理意識(shí)，制定科學(xué)合理的制度保證檔案管理工作有序開展，擴(kuò)大資金投入引進(jìn)新的數(shù)字化設(shè)備、構(gòu)建優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)，只有這樣企業(yè)檔案管理才能努力適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的變化，獲得長(zhǎng)足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]賴力強(qiáng).信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（02）：186-187.

（作者單位：國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司慶陽(yáng)供電公司）

作者簡(jiǎn)介：袁曉霞（1972.05.05），性別：女，籍貫：甘肅鎮(zhèn)原，民族：漢，學(xué)歷：本科，職稱：電力技術(shù)工程師，研究方向：變電運(yùn)檢、技術(shù)監(jiān)督及企業(yè)檔案管理。