人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

張連恒

摘要：新時期經濟的快速發(fā)展，對人事管理工作也提出了新的要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理形式不僅模式陳舊，難以發(fā)揮檔案信息價值，也需耗費大量的人力、物力。推進人事檔案數(shù)字化發(fā)展進程，有助于為人事管理工作提供有力依據，使人才管理、績效考核、崗位設置等更具科學性。故此，本文展開人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性探究。

關鍵詞：人事檔案;人事管理;重要性

1實施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）科學規(guī)范人事管理制度建設，不斷強化檔案基礎支撐服務效果

將企業(yè)人事管理檔案進行數(shù)字化管理之后，就會有多余的人力資源可以進行調配。在人事檔案管理進行數(shù)字化之后，能夠使企業(yè)人事檔案所有信息更為完整，更利于查閱。有效的對答案信息進行查閱，高效利用企業(yè)人力資源。這種方式在一定程度上提高了企業(yè)選拔人才的效率，對人力資源配置也有所幫助。

（二）科學規(guī)范人事檔案管理過程，為人事檔案數(shù)字化管理提供條件

運用數(shù)字化技術管理人事檔案，可以在一定程度上避免隨意篡改檔案信息現(xiàn)象的出現(xiàn)。在如今的就業(yè)條件中，學歷和年齡是很重要的因素之一。有些人在填寫個人檔案時就弄虛作假，但是數(shù)字化技術的運用，能將互聯(lián)網上的信息共享，可以辨別人事檔案的真假，為管理者所服務。數(shù)字化管理人事檔案能夠更具有真實性和可靠性，對一些虛假信息進行篩選。

（三）優(yōu)化人事檔案管理機制，為人事檔案數(shù)字化管理提供保障

優(yōu)化人事檔案管理需要做的是將人事檔案分成合理的層次，每一層次的職能都有著明確的定義。并且利用數(shù)字化技術能夠讓檔案管理不再受地域和時間的限制，實行統(tǒng)一管理。運用數(shù)字化技術進行檔案管理，能夠在一定的時間內查閱更多的人事資料，省去了很多繁瑣的步驟，比傳統(tǒng)人事檔案工作便捷了很多。

（四）科學規(guī)范人事檔案數(shù)字化管理，不斷提高人事檔案管理運用效率

科學的規(guī)范人事檔案管理流程，不僅節(jié)省時間還能夠提高效率。如何更加規(guī)范流程，從三個方面來論述：日常管理、庫房管理、系統(tǒng)維護。在日常管理中的工作步驟主要是收集、整理、審核、驗收、修改等等。通過不斷的改進，會讓這些日常工作過程變得更加簡單，操作一體化。在庫房管理方面，使用數(shù)字化能夠實現(xiàn)自動化查閱信息，自動清點檔案數(shù)量等等。

2淺議人事管理的現(xiàn)狀及存在的主要問題

2.1崗位設置問題

在人事結構設置、崗位人員匹配中，由于工作內容與職責的差異，原則上應是“專人專崗”?；趰徫恍枨螅藛T的專業(yè)結構、工作能力等，使員工在自身的崗位工作中發(fā)揮最大潛能。但因人事管理推進緩慢，存在人崗匹配不精準的問題，造成員工間有的工作過于飽和，有的雖身兼數(shù)職但卻多為閑職。同時目前單位招聘的人才不一定與應聘崗位精準匹配，只能憑借經驗判斷?，F(xiàn)有的人事檔案信息還沒有建立符合崗位條件的人才模型，無法全面了解應聘者的綜合能力、崗位匹配度指數(shù)等，這種片面、經驗主義可能會導致招聘工作的誤差，無法判斷應聘者是否能夠勝任求職崗位。

2.2關于人才流失

新時代人才是發(fā)展的內驅力。因人事管理工作存在漏洞，導致人事工作開展不力，高層次人才流失嚴重。特別是在互聯(lián)網+時代背景下，行業(yè)間的競爭加劇，薪資的透明度提高。忽視人事檔案數(shù)字化管理工作的開展與平臺建設，人資工作全憑主觀判斷，不僅使其具有盲目性，也會導致人才的流失。

2.3績效考核問題

在人資工作開展過程中，建立績效考核制度，是檢驗員工個人能力、部門協(xié)作能力與領導工作水平等重要方式。很多單位績效考核體系過于籠統(tǒng)，部門間的交叉工作、連續(xù)性工作、跨度較大的工作等因存在一定的復雜性、特殊性，導致難以量化，其全憑大致估測、對員工工作態(tài)度的考評等進行績效考核。難以發(fā)揮激勵作用與約束力，更無法激發(fā)員工的工作熱情，基本等于形同虛設。

3人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

3.1依靠人事數(shù)字化平臺，為人資工作開展提供支撐

促進人事檔案的數(shù)字化，廣泛進行數(shù)據抓取、分析，通過多個渠道進行信息搜集，有助于人事管理的系統(tǒng)化。首先，通過人事檔案管理系統(tǒng)與采集終端等數(shù)據接口，自動收集職工薪酬、績效、社會服務等方面的相關權威信息。其次，現(xiàn)代人事管理趨勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經難以滿足工作開展所需，可將員工紙質檔案進行信息掃描，進行數(shù)字化存檔，如：基本信息、政治面貌等。在數(shù)字化管理系統(tǒng)中，職工個人自行填報本人的其他信息將被采集，如：社會關系、性格、愛好等。對于外部環(huán)境數(shù)據來說，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網的數(shù)據接口，也將被全部采集，如：社會行為、個人信用等。這些數(shù)據能夠為人力資源的量化管理、科學管理夯實數(shù)據基礎，能夠全方位、立體地反映出員工的工作能力與精神面貌。

3.2通過數(shù)字化工作方式，構建可量化績效考核機制

在工作過程中，員工會產生大量的數(shù)據，如：考勤、任務完成情況等，這些數(shù)據真實地反映出員工的日常工作軌跡，記錄著各種實時數(shù)據通過與單位內部管理的各子系統(tǒng)對接，自動收集職工日常工作數(shù)據，實現(xiàn)績效考核的全面量化，能夠使考核結果公正、客觀、準確，充分地體現(xiàn)了考核的公正性和客觀性。并且，通過人事檔案數(shù)字化，可以分門別類地采取多元化的激勵手段進行激勵，了解員工事業(yè)發(fā)展的不同階段及個性化需求，如：對有物質需求的可以考慮提升員工待遇;對于需要自我實現(xiàn)的，要通過高度定制化的激勵措施切實發(fā)揮人才激勵作用，適當考慮其在職位上有所提升的成就感需求并對其進行激勵等等。讓數(shù)據為人事工作服務，提升績效考核的有效性。

3.3憑借數(shù)字化工作優(yōu)勢，實現(xiàn)人員、崗位精準匹配

首先，結合各崗位工作內容與職責差異，根據各崗位優(yōu)秀人才模型，挑選各方面與崗位需求匹配程度最高的在編員工，如：工作能力、性格特點、團隊意識等，實現(xiàn)精準匹配，發(fā)揮個人潛力。其次，應用相應算法，通過收集在崗工作績效優(yōu)秀的職工在各個方面的各項信息及個體的特征要素，建立該崗位的優(yōu)秀人才模型。此外，在獲取應聘者的簡歷信息基礎上，對于擬招聘崗位的人員可以通過互聯(lián)網的大數(shù)據，出具適配人才的立體信息，獲取應聘者諸如生活狀況、學習能力等多種信息。為避免面試官由于信息不對稱對招聘帶來的影響，應使用該崗位的優(yōu)秀人才模型與應聘者的匹配程度來進行篩選，實現(xiàn)人崗精準匹配。

3.4借助數(shù)字化工作便利，打造高素質、專業(yè)化團隊

通過對離職員工的信息分析，在日常管理工作中，檔案管理部門可以提出有針對性的對策，找出其離職的影響因素。同時為確保人事管理的先進性，借助大數(shù)據，盡可能消除管理缺陷、人資問題導致的人才流失。要保證高層次人才及團隊的穩(wěn)定，為其多爭取更多工作經費，推動技術創(chuàng)新和進步。從中長期視角來看，為符合市場經濟發(fā)展規(guī)律、順應產業(yè)結構調整，利用數(shù)字化進行分析，結合行業(yè)數(shù)據，對未來的人力發(fā)展趨勢做出前瞻性預測，依托現(xiàn)有人才結構，制定合理的人才引進計劃，以便更好地用人、實施管理、建立獎懲機制?；谄髽I(yè)/單位文化，立足于戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標，完善人資管理體系。

4結語

總之，在推進人事管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展的過程中，應重視人事檔案的數(shù)字化。這樣以來，一方面將提升人事檔案管理工作的效率，使其更具公正性、便捷性;另一方面有助于對人事檔案的數(shù)據分析、應用，完善人資管理體系的建設，提高人事管理水平。

參考文獻

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