信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對(duì)策剖析

孫春蘭

摘要：檔案不僅記錄了各個(gè)部門(mén)的過(guò)往工作情況，而且也能夠?qū)ξ磥?lái)工作形成科學(xué)化指導(dǎo)，促進(jìn)工作效率與質(zhì)量的提升。因此，檔案管理成了做好公共衛(wèi)生健康管理工作的基礎(chǔ)與前提，傳統(tǒng)工作模式和方法存在一定局限性，已經(jīng)難以符合當(dāng)前工作實(shí)際需求。尤其是在信息時(shí)代背景下，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作模式加以優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)資源高效化利用，提高服務(wù)工作質(zhì)量。本文將通過(guò)分析信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題，探索信息時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策，為實(shí)踐工作提供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

在信息時(shí)代下，各個(gè)領(lǐng)域都在積極創(chuàng)新與改革，充分借助于信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流與趨勢(shì)。在衛(wèi)生健康局的未來(lái)發(fā)展當(dāng)中，也應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)工作，使傳統(tǒng)工作模式得到快速轉(zhuǎn)變。尤其是隨著工作事務(wù)的不斷增多，產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)量也明顯增長(zhǎng)，給檔案管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。如果依舊嚴(yán)重傳統(tǒng)工作方法，不僅會(huì)加大管理人員負(fù)擔(dān)，而且難以保障檔案信息的可靠性，無(wú)法體現(xiàn)檔案在管理工作中的價(jià)值。為此，應(yīng)該以信息技術(shù)為依托，構(gòu)建全新的檔案管理模式，確保檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，為檔案信息獲取、整理、保存和調(diào)用等提供便捷。然而，在當(dāng)前檔案管理工作中仍舊存在諸多問(wèn)題，限制了各部門(mén)工作的協(xié)同進(jìn)行，必須對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性處理。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題

首先，工作人員的管理意識(shí)淡薄。對(duì)于檔案管理的重視程度較低，是當(dāng)前面臨的主要問(wèn)題，未能意識(shí)到檔案文件在單位各項(xiàng)工作開(kāi)展中的重要意義，在管理工作當(dāng)中存在人浮于事的現(xiàn)象，導(dǎo)致其利用價(jià)值較低。缺乏完善的制度體系，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作各環(huán)節(jié)的有效規(guī)范，資源浪費(fèi)情況嚴(yán)重。尤其是在信息化改革中，其參與度較低，檔案管理的無(wú)序化狀態(tài)較為常見(jiàn)。其次，工作人員的綜合素養(yǎng)較低。在信息時(shí)代背景下，部分工作人員依舊采用傳統(tǒng)工作模式，導(dǎo)致在信息收集、整理和保存中的效率不高，而且信息資源的可靠性受到影響[1]。在管理工作崗位中存在兼任現(xiàn)象，其專業(yè)性不足，相關(guān)管理知識(shí)和操作技能缺失。缺乏嚴(yán)格的專業(yè)培訓(xùn)，在工作中往往依靠個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)，未能構(gòu)建一支高水平的檔案管理工作隊(duì)伍，信息資源共享程度較低。最后，在管理手段中存在單一化的問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效提升工作效率，解決信息孤島問(wèn)題。但是，由于對(duì)于計(jì)算機(jī)的利用率不高，僅僅局限于信息的錄入和保存，信息化建設(shè)進(jìn)程受阻，不利于資源整合利用，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

二、信息時(shí)代檔案管理工作的對(duì)策

（一）完善管理制度

制度建設(shè)是開(kāi)展檔案管理工作的關(guān)鍵，能夠確保各項(xiàng)工作有章可循，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性，防止混亂局面的出現(xiàn)。傳統(tǒng)制度體系的細(xì)化程度較低，因此應(yīng)該根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展現(xiàn)狀與未來(lái)趨勢(shì)，對(duì)制度進(jìn)行不斷改革，增強(qiáng)制度的可執(zhí)行性，防止制度流于形式化的問(wèn)題出現(xiàn)。增進(jìn)各部門(mén)的交流溝通，確保制度建設(shè)面向不同部分與人員，起到良好的約束與規(guī)范作用[2]。明確檔案信息資源收集的重要性，防止其及時(shí)性、真實(shí)性和精準(zhǔn)性受到影響。尤其是信息技術(shù)的應(yīng)用，可以加快制度執(zhí)行與落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)制度體系運(yùn)行效果的有效監(jiān)督。

（二）強(qiáng)化信息化建設(shè)

信息化建設(shè)已經(jīng)成了當(dāng)前衛(wèi)生健康局發(fā)展中的關(guān)鍵工作，能夠提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，應(yīng)該加大在信息化建設(shè)中的投入力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，使檔案管理朝著自動(dòng)化與數(shù)字化方向發(fā)展，滿足檔案的檢索和查詢需求[3]。各個(gè)部門(mén)之間的銜接關(guān)系更加緊密，檔案文件的使用價(jià)值得到體現(xiàn)，使得單位整體工作效率更高。尤其是對(duì)文字和圖象等信息內(nèi)容的獲取更加便捷，減輕了檔案整理的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)防止其真實(shí)性和全面性受到影響，滿足分類管理的工作要求。合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案資源的傳遞與共享，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙與遠(yuǎn)距離交流。

（三）構(gòu)建資源體系

在查閱和管理檔案文件時(shí)，還應(yīng)該以完善的信息資源體系為基礎(chǔ)，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，防止信息傳輸?shù)姆€(wěn)定性和安全性受到威脅。尤其是互聯(lián)網(wǎng)具有開(kāi)放性和虛擬性的特征，電子檔案會(huì)受到病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊等威脅，因此應(yīng)該加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，應(yīng)用有效的安全防護(hù)技術(shù)增強(qiáng)信息安全。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的統(tǒng)一化管理，從而增強(qiáng)檔案管理的秩序性與統(tǒng)一性，加快資源優(yōu)化整合與高效利用[4]。逐步完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，不僅可以節(jié)省空間，而且防止檔案信息呈現(xiàn)丟失或者破壞等問(wèn)題。

（四）提升人員素養(yǎng)

檔案管理工作人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)，是決定工作成效的主要因素。在信息時(shí)代，部分工作人員的工作方法和理念落后，導(dǎo)致在檔案管理中效率低下，無(wú)法提升服務(wù)工作質(zhì)量。為此，應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前崗位特點(diǎn)與部分需求，制定針對(duì)性專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，使其在專業(yè)知識(shí)與技能方面得到更新，滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求。在培訓(xùn)中應(yīng)該遵循理論結(jié)合實(shí)踐的原則，促進(jìn)綜合素質(zhì)的提升[5]。積極學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備的操作方法，增強(qiáng)管理人員的信息化素養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其能夠在工作中明確自身職責(zé)范圍與內(nèi)容，認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性，能夠在日常工作中嚴(yán)格約束自己的行為，防止檔案安全性和保密性受到影響。

結(jié)語(yǔ)

管理意識(shí)低下、人員素養(yǎng)較低和管理方式單一等，是當(dāng)前檔案管理中面臨的主要問(wèn)題，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，導(dǎo)致工作效率與質(zhì)量受到影響。為此，應(yīng)該通過(guò)完善管理制度、強(qiáng)化信息化建設(shè)、構(gòu)建資源體系和提升人員素養(yǎng)等途徑，使檔案管理更具現(xiàn)代化特征，適應(yīng)單位改革的工作要求，加快檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)

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