事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

趙家坤

隨著我國國民經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，在社會各個方面也在不斷的謀求轉(zhuǎn)型升級，各項事業(yè)也有了長足的進步，同時，在信息化、科學(xué)化技術(shù)的推進下，人們也越來越著重關(guān)注人事檔案管理工作，特別是針對事業(yè)單位來說，人事檔案管理是其基礎(chǔ)性的工作，切實有效的做好該項工作，能夠使其人事管理效率和各項管理工作取得更大的發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及社會的發(fā)展程度越來越高，事業(yè)單位的人事檔案管理工作更要充分體現(xiàn)出科學(xué)性、規(guī)范性特征，針對實際管理工作中的相關(guān)問題進行有效探究，并據(jù)此提出相對應(yīng)的更科學(xué)合理的解決策略，使事業(yè)單位的管理效率得到質(zhì)的提升。結(jié)合這樣的情況，下文著重針對事業(yè)單位人事檔案管理工作進行相關(guān)思考。

一、事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的主要問題

1、不重視檔案管理工作

目前，大多數(shù)事業(yè)單位及檔案管理人員并未意識到人事檔案管理的必要性。相比于其它事業(yè)單位業(yè)務(wù)，人事檔案管理往往流于形式，特別是相較于核心業(yè)務(wù)，更不重要。因為人事檔案工作并不是核心業(yè)務(wù)，又不能獲得有效業(yè)績，對單位的貢獻很小，所以，人事檔案管理工作并未受到重視。此外，一些人事檔案管理人員覺得檔案管理工作十分機械化、簡單化，不公布成績，需要了解的時候便查詢一下，此項工作毫無意義和難度。

2、檔案管理人員綜合素質(zhì)角度

事業(yè)單位的人事檔案管理工作具有較強的復(fù)雜性和系統(tǒng)，通常而言，需要要求檔案管理人員全面了解和掌握檔案室中所有檔案材料，以便于可以立足于單位工作的實際需要第一時間添加材料。使檔案材料的完整性得到保證，但諸多事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)較低，導(dǎo)致其在開展工作的過程中并不熟悉檔案材料的裝訂、整理、歸檔和收集等業(yè)務(wù)，對人事檔案管理工作水平的提升造成了影響。

3、人事檔案管理信息化建設(shè)嚴重滯后

現(xiàn)階段，雖然有的事業(yè)單位已經(jīng)構(gòu)建了人事檔案管理系統(tǒng)，然而管理人員對這一系統(tǒng)作用、流程及操作了解甚少，只是將職工信息進行單純地記錄與統(tǒng)計，對于職工生活、工作等方面的信息并未涉及，嚴重影響了檔案信息化效果。同時，還有諸多事業(yè)單位因為領(lǐng)導(dǎo)忽視、缺乏足夠經(jīng)費等，在推動人事檔案管理信息化工作開展方面力度不足，仍運用傳統(tǒng)的手工操作。這樣，檔案管理工作量大，難以保存，且管理效果差強人意。

二、加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的建議

1、對檔案管理工作實現(xiàn)長期規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

通過實踐證明，對于大型單位的檔案應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案資料信息中心或者是檔案館，中小型單位應(yīng)該建立檔案室，將單位的檔案實現(xiàn)集中管理以及統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。這樣一來，不僅能夠保證單位檔案的統(tǒng)一管理，還能夠精簡機構(gòu)，減少相應(yīng)的單位成本。另一方面，檔案的管理應(yīng)該從便于利用的原則出發(fā)，應(yīng)單位內(nèi)的檔案進行分門別類的管理，從而使單位的全部檔案在實體上能夠構(gòu)成一個統(tǒng)一以及科學(xué)的類別體系。實現(xiàn)檔案綜合分類管理，有利于檔案信息的查找，充分發(fā)揮其作用。

2、打造過硬的檔案管理團隊

檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)是具備過硬的檔案管理人才，形成檔案管理工作團隊。第一點，要培養(yǎng)檔案工作者的責任心，要認識到檔案管理工作崗位的重要作用，不斷的提升自身的職業(yè)素養(yǎng)。具備活到老學(xué)到老的精神。第二點，要吸引檔案管理專業(yè)人才，在傳統(tǒng)的檔案管理工作隊伍中，很多工作者都是從不同部門調(diào)轉(zhuǎn)到檔案管理部門，檔案管理專業(yè)人才不足，因此要給出豐厚的薪酬待遇，吸引優(yōu)秀專業(yè)人才，走入檔案管理工作崗位。第三點，新老檔案管理員工，要進行工作經(jīng)驗交流。兩者的優(yōu)勢與劣勢都很明顯。老員工對事業(yè)單位自身情況更為了解，管理經(jīng)驗豐富，但是缺乏學(xué)習(xí)精神，創(chuàng)新能力不足，對新事物接受的速度慢。新員工朝氣蓬勃，能夠把大量的時間投入到工作當中。充滿了工作激情。但是對于工作經(jīng)驗匱乏，需要一定的時間進行培養(yǎng)。

3、實現(xiàn)檔案管理的信息化

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案綜合管理提出了新的管理要求。尤其是辦公自動化以及無紙化等新事物的出現(xiàn)，是檔案管理工作發(fā)生很大的變化，因此，全面實現(xiàn)電子化管理，采用電子計算機以及掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案實現(xiàn)無紙化的管理，從而提高檔案管理工作效率。另一方面，應(yīng)該逐步建立以及健全檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。特別是使用條形碼技術(shù)，能夠使檔案人員在調(diào)出或者歸還檔案時，主需要通過條形碼管理，就能夠準確讀取每一件檔案的詳細信息，確保每一件不漏。采用專門的軟件，對于超時以及沒有及時歸還檔案的人員，可以進行提醒，能夠有效防止檔案由于外借兒導(dǎo)致的丟失;使用條形碼技術(shù)采用電腦打印，就避免了過去使用油墨打印，檔案號出現(xiàn)墨跡不清，甚至是涂改現(xiàn)象，采用條形碼技術(shù)能夠大大避免這種情況的出現(xiàn)，并且打印統(tǒng)一規(guī)格的紙張，外形也比較美觀。

總而言之，通過上面的分析，我們能夠看出，國家在各項事業(yè)的發(fā)展過程中，對于事業(yè)單位人事檔案管理工作提出更高的要求和標準，而人事檔案管理工作的完成程度，能夠更有效的體現(xiàn)出事業(yè)單位人才隊伍建設(shè)情況，對提升整體的人員素質(zhì)有著積極作用。事業(yè)單位在人事檔案管理工作的推進過程中，盡管面臨一系列的問題，但經(jīng)過相關(guān)人員的有效處理，并提出更科學(xué)合理的對策建議，一定能夠使人事檔案管理工作實現(xiàn)良性發(fā)展，為社會和人民作出應(yīng)有的貢獻。