高校電子檔案集中管理模式的建構(gòu)和應(yīng)用

摘 要? 隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案的管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐漸向電子信息化和數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案管理模式在應(yīng)用中能夠有效地規(guī)避很多問(wèn)題，作為檔案信息中非常重要的一部分，高校電子檔案是非常重要的檔案資源。在文章的介紹中主要是針對(duì)高校電子檔案集中管理模式進(jìn)行了分析和研究，希望可以為廣大高校管理工作人員提供參考依據(jù)，促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。

關(guān)鍵詞 高校 電子檔案 集中管理模式 建構(gòu)

中圖分類號(hào) G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-09-14

★作者簡(jiǎn)介：王熾，海南軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員，研究方向?yàn)闄n案信息化建設(shè)、檔案資源利用等。

Abstract With the development of electronic information technology， the management mode of university archives has gradually changed from traditional paper management to electronic information and digital management mode. Compared with the traditional archives management mode， electronic archives management mode can effectively avoid many problems in the application. As a very important part of archives information， electronic archives in colleges and universities are very important archives resources. This paper mainly analyzes and studies the centralized management mode of electronic archives in colleges and universities， hoping to provide reference for the management staff of colleges and universities and promote the efficient management of archives.

Keyword colleges and universities; electronic archives; centralized management mode; construction

當(dāng)前，現(xiàn)代化社會(huì)不斷發(fā)展創(chuàng)新，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展打破了固有的模式，為各行各業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供了較多的便利。尤其是在檔案管理工作開展中，先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理過(guò)程中能夠有效地摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式中存在的問(wèn)題。電子檔案的管理，有效地促進(jìn)了檔案管理工作效率的提升。本文主要是圍繞高校電子檔案的集中管理模式進(jìn)行分析和研究，旨在為檔案管理人員提供參考。

一、高校電子檔案管理現(xiàn)狀分析

1.管理體系缺乏。在當(dāng)前高校電子檔案管理過(guò)程中缺乏健全的管理體系，導(dǎo)致了電子檔案管理在開展的過(guò)程中歸檔和保管工作沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案保存重復(fù)的現(xiàn)狀。另外，相關(guān)的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)比較少，這樣的情況導(dǎo)致了電子檔案管理缺乏規(guī)范化的管理模式。

2.兩極分化明顯。受到經(jīng)濟(jì)和技術(shù)等多種因素的影響，高校在電子檔案建設(shè)的過(guò)程中逐漸出現(xiàn)了兩極分化格局。部分學(xué)校在電子檔案管理建設(shè)發(fā)展階段起步相對(duì)比較早，數(shù)字化、信息化的程度相對(duì)比較高;也有部分學(xué)校在電子檔案管理工作開展的過(guò)程中沒(méi)有給予重視，導(dǎo)致當(dāng)前電子檔案管理模式相對(duì)比較落后。

3.缺乏信息共享。自動(dòng)化的電子檔案信息管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)學(xué)校的信息交換，但是高校和高校之間因?yàn)楣芾碥浖牟唤y(tǒng)一導(dǎo)致了當(dāng)前定義的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)存在一定的差異，因?yàn)榧夹g(shù)標(biāo)準(zhǔn)和體系的不統(tǒng)一而無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，形成了當(dāng)前單一的信息孤島現(xiàn)象。

4.矛盾沖突明顯。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的過(guò)程中，高校對(duì)電子信息技術(shù)的應(yīng)用導(dǎo)致在高校的檔案系統(tǒng)里海量的電子檔案相對(duì)比較分散，而這與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下社會(huì)對(duì)資源獲取要求之間存在矛盾，高校電子檔案進(jìn)行創(chuàng)新性的管理成為了當(dāng)務(wù)之急。

二、高校電子檔案集中管理的意義

1.實(shí)現(xiàn)管理規(guī)則統(tǒng)一。高校電子檔案管理并不是簡(jiǎn)單的工作，在管理工作開展的過(guò)程中需要嚴(yán)格按照國(guó)家的宏觀調(diào)控手段，在命令發(fā)布和傳遞的時(shí)候要根據(jù)權(quán)利大小分級(jí)別進(jìn)行，因此就電子檔案管理工作的性質(zhì)進(jìn)行分析，檔案管理本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作。在檔案管理的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)集中管理模式可以有效確保對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一的保管和利用，并且能夠保障在管理的過(guò)程中檔案資源的質(zhì)量和數(shù)量不會(huì)因?yàn)橥饨绲囊蛩厥艿揭欢ǖ挠绊懞推茐?，這直接確保了電子檔案在集中管理模式應(yīng)用過(guò)程中的安全性和可靠性。

2.便于部門管理監(jiān)督。在高校電子檔案進(jìn)行集中管理模式的過(guò)程中有助于檔案管理的相關(guān)部門對(duì)檔案工作進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督，針對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行有效指導(dǎo)，這也直接促進(jìn)了電子檔案管理工作效率的提升[1]。在電子檔案集中管理模式運(yùn)用的過(guò)程中，可以針對(duì)檔案管理工作隨時(shí)進(jìn)行檢查，在檢查的過(guò)程中能夠規(guī)避在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的問(wèn)題，也能夠針對(duì)電子檔案管理中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。如，相關(guān)的檔案管理部門在對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行不定時(shí)抽查的時(shí)候可以針對(duì)工作人員在工作開展中出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行教育和指導(dǎo)，通過(guò)工作手段的創(chuàng)新能夠有效促進(jìn)電子檔案管理質(zhì)量和水平的提升，對(duì)于電子檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)也充分調(diào)動(dòng)了他們的主動(dòng)性和積極性，對(duì)他們提出了更高的要求，督促他們更好地完成工作，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

3.實(shí)現(xiàn)高效檔案管理。在電子檔案集中管理模式應(yīng)用的過(guò)程中，針對(duì)更新?lián)Q代之前的載體就不需要再進(jìn)行保管，統(tǒng)一進(jìn)行邏輯歸檔，這樣的方式有效促進(jìn)了電子檔案管理模式效率的提升，實(shí)現(xiàn)了高效化的檔案管理模式。

三、實(shí)現(xiàn)檔案集中管理的優(yōu)勢(shì)條件

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)達(dá)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)發(fā)展得非常成熟，這為電子檔案集中管理模式的建構(gòu)和應(yīng)用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在當(dāng)前階段具有綜合傳輸功能的通信網(wǎng)絡(luò)在很多地區(qū)建設(shè)，并且正式投入使用，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)干架也在信息技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中建設(shè)成功，這為高校實(shí)現(xiàn)電子檔案集中管理提供了非常優(yōu)越的基礎(chǔ)條件。此外，針對(duì)各大高校的校園網(wǎng)進(jìn)行分析，各大高校都已經(jīng)具備了校園網(wǎng)的使用條件，校園網(wǎng)的構(gòu)建也為電子檔案集中管理模式的應(yīng)用提供了一定的契機(jī)。在逐漸成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)得到了普遍化的推廣和應(yīng)用，這些都為電子檔案集中管理模式的構(gòu)建和應(yīng)用提供了非常重要的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)造了良好的社會(huì)環(huán)境和氛圍。

2.必然條件趨勢(shì)。高校信息化工作的開展使電子檔案集中管理模式的構(gòu)建成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案館每年接收進(jìn)館的電子文件約占總數(shù)的95%。在計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生的檔案在逐漸增長(zhǎng)[2]。

四、高校電子檔案集中管理模式構(gòu)建和應(yīng)用

1.打造集中管理觀念體系。在高校電子檔案集中管理模式構(gòu)建和應(yīng)用的過(guò)程中，管理是限制發(fā)展的主要因素。各個(gè)高校的檔案管理都需要相對(duì)完善的電子檔案集中管理理念。在信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存、傳遞和共享功能的重視，將電子檔案在教學(xué)和教研過(guò)程中發(fā)揮的作用和價(jià)值充分地體現(xiàn)出來(lái)，讓高校的檔案資源逐漸符合社會(huì)信息獲取的需求和要求，將檔案公共文化理念逐漸地呈現(xiàn)出來(lái)。另外在電子檔案集中管理模式構(gòu)建的過(guò)程中要站在人文精神的角度上針對(duì)公共文化中的重要性進(jìn)行分析和研究，通過(guò)公共文化理念的樹立為電子檔案集中管理模式掃清在應(yīng)用中存在的障礙問(wèn)題，有效的促進(jìn)電子檔案集中管理工作的有序開展。

2.建立高校電子檔案中心。在高校電子檔案中心建立的過(guò)程中要將國(guó)家教育部作為龍頭，對(duì)高校的電子檔案信息形成集中管理和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系。在電子檔案中心建立的過(guò)程中打破了傳統(tǒng)檔案管理中地域的界限，將同一職能活動(dòng)的電子檔案從不同的檔案館有效地集中起來(lái)，這樣的方式能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案信息的共享。在電子檔案中心建立的過(guò)程中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的聯(lián)合，促進(jìn)規(guī)模效益的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效開展。另外電子檔案中心還可以實(shí)現(xiàn)在線閱讀，通過(guò)這樣的方式可以實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的直接下載，能夠?yàn)橛脩舾玫靥峁┓?wù)[3]。

3.進(jìn)行國(guó)家戰(zhàn)略規(guī)劃設(shè)計(jì)。在對(duì)電子文件進(jìn)行管理的過(guò)程中，從國(guó)家層面和戰(zhàn)略的視角下進(jìn)行長(zhǎng)期性的目標(biāo)定位和基礎(chǔ)制度的安排，一方面可以體現(xiàn)一個(gè)國(guó)家對(duì)電子文件管理的基本態(tài)度，另一方面可以體現(xiàn)一個(gè)國(guó)家的總體思路。國(guó)家戰(zhàn)略是指在出臺(tái)國(guó)家政策和制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，或者是在針對(duì)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，有效地體現(xiàn)了國(guó)家意志，針對(duì)電子文件管理的國(guó)家行為帶有全局性的意味都可以稱之為電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略措施。而戰(zhàn)略設(shè)計(jì)是指在設(shè)計(jì)的過(guò)程中考慮結(jié)合多個(gè)方面的原因和因素，設(shè)計(jì)內(nèi)容的框架包含宏觀、中觀和微觀三個(gè)層次的內(nèi)容。首先，從宏觀方面進(jìn)行分析是指國(guó)家電子檔案管理的目標(biāo)和方針。其次，中觀也就是電子文件在管理過(guò)程中所遵循的制度，包含管理制度和管理程序等等。最后，微觀即是指管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源層，也就是電子文件信息[4]。

4.電子檔案管理模式。電子檔案管理模式一般有數(shù)字檔案和虛擬檔案兩種模式。數(shù)字檔案模式分為兩種，一種是集中式。在使用過(guò)程中主要的特點(diǎn)是在組織和電子資源上面都是采用集中的模式，針對(duì)電子文件管理系統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行開發(fā)，并以統(tǒng)一的形式進(jìn)行推廣，這樣的方式并不是針對(duì)電子檔案的載體集中進(jìn)行管理，而是針對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)和規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一的要求。第二種是分散式。在組織形式上一般是比較松散的，需要處理的相對(duì)比較關(guān)鍵的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)的異構(gòu)問(wèn)題。虛擬檔案模式是在模擬的網(wǎng)上，檔案界面可以針對(duì)多個(gè)檔案進(jìn)行獲取收藏，這樣可以取得相對(duì)較多的信息服務(wù)，數(shù)字檔案是虛擬檔案的組成因素。

5.研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指，在進(jìn)行電子檔案集中管理的過(guò)程中具備對(duì)電子文件接收歸納和整理的能力，包括在電子檔案集中管理的過(guò)程中可以對(duì)電子檔案信息實(shí)現(xiàn)檢索目錄編制和閱覽功能的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。也就是說(shuō)在當(dāng)前電子檔案現(xiàn)代化管理的過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)集中管理模式，針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)，就要不斷研發(fā)和創(chuàng)新。在開發(fā)的過(guò)程中，涉及的內(nèi)容比較多，包含技術(shù)、人等因素，相對(duì)比較復(fù)雜。電子檔案管理系統(tǒng)是由多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的，在電子檔案系統(tǒng)中也包含數(shù)字化過(guò)程中的很多問(wèn)題，因此，可以通過(guò)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)不斷地創(chuàng)新，滿足集中管理模式的需求，對(duì)海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，提高數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)。

綜上所述，電子檔案集中管理在高校檔案管理過(guò)程中發(fā)揮著非常重要的作用，因此在高校管理工作開展的過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。一方面可以有效地促進(jìn)電子檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，有效促進(jìn)檔案管理工作的完成，另一方面可以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的共享，為用戶提供更好的服務(wù)。因此在當(dāng)前要想完成電子檔案的集中管理，就要對(duì)檔案集中化管理理念，做到真正的重視和認(rèn)可，以促進(jìn)電子檔案的集中管理模式效率的提升和突破。

參考文獻(xiàn)

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