新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響及對(duì)策創(chuàng)新

摘 要?對(duì)于高校檔案工作，新媒體帶來了巨大的信息量，同時(shí)也為管理方式帶來了跨越式變革。步入新媒體時(shí)代，為保證高校的檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，有必要在新媒體環(huán)境下建立全新的檔案管理方式。文章針對(duì)我國(guó)高校在新媒體環(huán)境下檔案管理方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行了探究，著重提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望以此對(duì)高校檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程起到一定推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞 新媒體環(huán)境 高校檔案管理 團(tuán)隊(duì)建設(shè) 制度規(guī)范 對(duì)策創(chuàng)新

中圖分類號(hào) G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-07-10

★基金項(xiàng)目：中國(guó)人民大學(xué)科學(xué)研究基金（中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資助）教育管理項(xiàng)目（19XNE020）。

★作者簡(jiǎn)介：周眙，中國(guó)人民大學(xué)檔案館副研究館員，管理學(xué)博士，研究方向?yàn)闄n案管理。

Abstract For archival work in colleges and universities， the new media have brought a huge amount of information. But at the same time， it has brought a leap-forward change to the management mode. In the era of new media， in order to ensure the smooth progress of archives management in colleges and universities， it is necessary to establish a new way of archives management in the new media environment. This paper probes into the problems of archives management in the new media environment of colleges and universities in China， and puts forward the corresponding countermeasures， hoping to promote the development of archives management in colleges and universities.

Keyword new media environment; university archives management; team building; institutional norms; innovation of countermeasures

自第三次科技革命開始，人類社會(huì)逐步邁入信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，新媒體工具應(yīng)運(yùn)而生，于潛移默化中逐漸改變著人們獲取、交流信息的手段和方式。新媒體本質(zhì)上指：“建立在數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上的各種媒體形式，是能對(duì)大眾同時(shí)提供個(gè)性化內(nèi)容的媒體，是傳播者和接受者融會(huì)成對(duì)等的交流者、無數(shù)的交流者之間又可以同時(shí)進(jìn)行個(gè)性化交流的媒體。”[1]新媒體環(huán)境下建立的高校檔案管理體系，在工作內(nèi)容和工作方式等方面都與傳統(tǒng)檔案管理模式有所區(qū)別，單一遵循舊制度、舊方法進(jìn)行管理必然難以滿足現(xiàn)實(shí)工作中的需求，很容易落入故步自封的窠臼。采用新媒體工具進(jìn)行檔案管理工作，要求我們具備足夠的創(chuàng)新意識(shí)以及發(fā)展眼光，對(duì)待問題具備多方向思考能力，對(duì)傳統(tǒng)管理方式取其精華的同時(shí)，摒棄落后于時(shí)代的管理觀念和工作方法。唯有如此，檔案管理水平才能在實(shí)質(zhì)意義上得到提升，從而推動(dòng)高校建設(shè)和管理工作向前邁進(jìn)。

一、新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.設(shè)備和系統(tǒng)的管理投入有待加大。高校的檔案管理工作面向?qū)W校部門和社會(huì)機(jī)構(gòu)，具有為社會(huì)服務(wù)的公益性質(zhì)。從創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的角度來看，難以在較短時(shí)期內(nèi)為本部門及學(xué)校帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益和物質(zhì)財(cái)富。而從開展學(xué)術(shù)研究的層面來看，本部門亦非進(jìn)行教學(xué)與科研工作的一線陣地，因此檔案管理工作也難以直接表現(xiàn)為優(yōu)秀的專業(yè)學(xué)術(shù)成果[2]。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理模式都是將檔案以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)并保存在檔案館內(nèi)，由專業(yè)人員進(jìn)行管理，對(duì)檔案存置的設(shè)備和管理體系沒有過多要求。正因如此，較長(zhǎng)的一段歷史時(shí)期內(nèi)檔案管理工作的重要性和不可替代性沒有得到足夠的重視，檔案管理部門所能得到的資金和技術(shù)支持較為有限，從而大大阻礙了檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)改造升級(jí)、更新?lián)Q代的進(jìn)程，為檔案文件資料的保護(hù)和修復(fù)以及后續(xù)的有效開發(fā)和利用帶來負(fù)面影響[3]。在新媒體環(huán)境下，館藏檔案資料可以借助新媒體系統(tǒng)工具以數(shù)字化的形式保存并呈現(xiàn)，在檢索特定檔案文件的準(zhǔn)確性和便捷性方面也具有傳統(tǒng)檔案管理方式無法比擬的優(yōu)勢(shì)。新媒體技術(shù)為檔案資料的信息交流與互動(dòng)提供了平臺(tái)，高校師生和社會(huì)機(jī)構(gòu)也能夠更廣泛地獲取和利用檔案資料，檔案管理工作的社會(huì)公益性服務(wù)職能也可以得到更為充分的體現(xiàn)。而檔案管理工作社會(huì)價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，必然以檔案管理設(shè)備的完善性為基礎(chǔ)，以檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性為支撐，由此才能保障檔案管理形式和制度與時(shí)俱進(jìn)，更好地滿足高校師生和社會(huì)機(jī)構(gòu)需求。而就現(xiàn)狀來看，高校在檔案管理的設(shè)備和系統(tǒng)方面的資金和技術(shù)投入顯然是有待加大的。

2.管理團(tuán)隊(duì)的工作素質(zhì)有待提升。新媒體環(huán)境下，伴隨著新型數(shù)字化技術(shù)工具的產(chǎn)生和推廣，高校檔案管理的工作內(nèi)容和工作方式都較傳統(tǒng)的檔案管理模式有著較大的更替和轉(zhuǎn)變，這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。第一，在管理觀念方面，傳統(tǒng)高校檔案管理工作大多秉持著“重管理、輕利用、坐等上門”的觀念，使得檔案館中涉及學(xué)校生產(chǎn)、科研、教學(xué)、管理等諸多領(lǐng)域的原始信息難以得到充分的利用[4]，檔案資料的社會(huì)價(jià)值也就隨之被長(zhǎng)期封存?！陡叩葘W(xué)校信息公開辦法》（2010）明確提出：“開展檔案的開放和利用工作是高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)之一?！边~入新媒體時(shí)代，數(shù)字化檔案資料開放平臺(tái)的建立成為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，原有的這種被動(dòng)服務(wù)模式亟待扭轉(zhuǎn)，工作人員管理觀念也要相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。第二，在工作能力方面，檔案管理工作是一項(xiàng)兼具技術(shù)性和專業(yè)性的工作，新媒體工具的廣泛普及和應(yīng)用，更要求檔案管理人員在具有檔案管理學(xué)理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等專業(yè)能力的同時(shí)，了解并掌握一定的多媒體信息技術(shù)使用方法和操作技能。新媒體設(shè)備和技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，只有在能夠熟練靈活地運(yùn)用新媒體工具的前提下，才能真正得以展現(xiàn)，從而為檔案整理查詢、交流互動(dòng)工作提供便利。

3.檔案管理的相關(guān)制度有待完善。檔案管理工作的日?；顒?dòng)核心較為明確集中，具有一定的模式化、制度化特性，因而各項(xiàng)工作任務(wù)均已經(jīng)形成一套較為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程體式，檔案管理工作能否順利開展也主要取決于相關(guān)管理制度的建立和完善情況。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理部門相對(duì)獨(dú)立，服務(wù)方式也相對(duì)被動(dòng)，與學(xué)校其他部門的交流互通也相對(duì)固定甚至于僵化?，F(xiàn)今的新媒體技術(shù)為檔案管理工作提供了新的更為寬廣的平臺(tái)，本部門的交互性得以提升的同時(shí)，檔案管理制度也面臨著新的難題和挑戰(zhàn)。第一，新的工作內(nèi)容和管理方式催生出新的工作流程，但就目前的狀況來看，各項(xiàng)工作流程的公開性有待增強(qiáng);不同下屬部門之間的系統(tǒng)分工也尚未在高校師生或相關(guān)機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成較為清晰的認(rèn)識(shí)，檔案管理工作的流程信息未能真正傳達(dá)給目標(biāo)人群，不清楚所需證明文件要求、誤入其他部門咨詢的情況仍時(shí)有發(fā)生。第二，館藏檔案資料以數(shù)字化方式進(jìn)行存儲(chǔ)和呈現(xiàn)，其面向的群體更加廣泛，流通的途徑也更加多樣。因此，其安全性也就需要更加強(qiáng)大的制度化規(guī)范加以保障;在檔案資料需求者的權(quán)限設(shè)置和審查方面，也需要健全和完善相關(guān)規(guī)定并嚴(yán)格執(zhí)行，才能保證新媒體這一新興技術(shù)成為檔案管理工作中的有利輔助手段，不至于成為檔案資料安全保密工作的破壞工具，導(dǎo)致信息泄露、檔案篡改等不良后果[5]。

二、新媒體環(huán)境下高校檔案管理的對(duì)策創(chuàng)新

1.倡導(dǎo)管理理念革新，提高領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)知程度，擴(kuò)大資金技術(shù)支持力度。在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作必須適應(yīng)新媒體技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，以新媒體設(shè)備和系統(tǒng)為基礎(chǔ)性支持，推進(jìn)日常工作得以更好更快地開展。我們深知，高校檔案工作是為教學(xué)、科研工作以及黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的，其發(fā)展和成果均離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持[6]。高校檔案管理部門應(yīng)努力提升校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作重要性的認(rèn)知程度，使檔案媒體化工作得到較高程度的重視。推動(dòng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)下屬部門進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作布置，協(xié)調(diào)各部、統(tǒng)籌規(guī)劃，定制度、劃職責(zé)，結(jié)合新媒體的大環(huán)境，積極研究并引進(jìn)各項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)手段，主動(dòng)借鑒和吸收先進(jìn)的管理理念，對(duì)較為落后的傳統(tǒng)管理方式要適當(dāng)?shù)剞饤墶Ｍ瑫r(shí)，進(jìn)一步擴(kuò)大學(xué)校在檔案管理方面的資金和技術(shù)投入，支持檔案管理工作的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期更新檔案管理設(shè)備和系統(tǒng)，從而保證新媒體檔案資料平臺(tái)平穩(wěn)健康運(yùn)行，將檔案科技成果應(yīng)用到一線管理工作當(dāng)中，提高檔案管理現(xiàn)代化水平[7]。此外，領(lǐng)導(dǎo)人員在認(rèn)知度與認(rèn)可度上的提高，對(duì)于檔案管理人員在心理層面上也具有一定的支持意義，可以鼓勵(lì)工作人員更為積極地面對(duì)工作中遇到的問題，提高解決問題的能力和效率。

2.增強(qiáng)新生管理力量，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升工作人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的實(shí)踐者和服務(wù)的提供者，是檔案管理制度的踐行者和資料的保管者。因此，檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)也就成為檔案管理工作的重要組成部分，而一個(gè)良好工作團(tuán)隊(duì)的組建和進(jìn)步，與團(tuán)隊(duì)成員綜合素質(zhì)的提升有著密不可分的關(guān)系。全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下三個(gè)方面。第一，檔案管理人員更新管理觀念，形成與新媒體環(huán)境相適應(yīng)的新型檔案觀。在工作內(nèi)容上，主動(dòng)推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，及時(shí)上傳和更新相關(guān)文件，使新媒體平臺(tái)形成對(duì)各個(gè)門類的文件資料全面覆蓋;在工作手段上，積極把握檔案服務(wù)的主動(dòng)權(quán)，拓展服務(wù)模式的多元化，利用相關(guān)應(yīng)用軟件的公眾平臺(tái)間接開放部分檔案文件和信息，同時(shí)注重與訂閱者之間的交流互動(dòng)和信息反饋。第二，要鼓勵(lì)檔案管理人員順應(yīng)時(shí)代趨向適應(yīng)角色轉(zhuǎn)變，全方位提高業(yè)務(wù)能力[8]，了解并掌握新媒體應(yīng)用相關(guān)的知識(shí)和技能。面對(duì)信息化這一重大機(jī)遇，檔案學(xué)知識(shí)體系的更新、現(xiàn)代科技含量的提高成為檔案學(xué)教育發(fā)展的大勢(shì)所趨[9]。檔案工作者在加強(qiáng)對(duì)固有檔案專業(yè)理論知識(shí)掌握的同時(shí)，也要學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律知識(shí)，追蹤新時(shí)期網(wǎng)絡(luò)媒體發(fā)展的趨勢(shì)，在實(shí)踐中增進(jìn)對(duì)新媒體技術(shù)的認(rèn)知，鍛煉操作新媒體工具的能力。在日常工作中持續(xù)充實(shí)自我，努力達(dá)到能夠熟練地使用網(wǎng)絡(luò)媒體和計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件，靈活地運(yùn)用數(shù)據(jù)庫信息檢索技術(shù)的技能目標(biāo)，才能更好地在新媒體環(huán)境下進(jìn)行檔案管理工作。第三，要系統(tǒng)整合團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行工作職能劃分，并適當(dāng)進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)。高校檔案管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備廣闊的視野，以動(dòng)態(tài)的眼光看待檔案管理工作，合理進(jìn)行科室規(guī)劃并明確各組工作重點(diǎn)，積極引入具有新媒體背景的優(yōu)秀人才，利用這些人才資源加強(qiáng)對(duì)工作人員的繼續(xù)教育和職業(yè)培訓(xùn)，致力于建設(shè)有素質(zhì)、有能力、有技術(shù)的檔案隊(duì)伍，將高校的檔案管理工作與新媒體環(huán)境高度結(jié)合，以適應(yīng)新環(huán)境下的工作需要，為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[10]。

3.推進(jìn)管理規(guī)范創(chuàng)新，健全檔案管理規(guī)章制度，完善日常工作程序機(jī)制。高校檔案管理工作經(jīng)過較長(zhǎng)歷史時(shí)期的建設(shè)和發(fā)展，已經(jīng)形成了一系列較為基礎(chǔ)、完備的規(guī)章制度和程序機(jī)制。在新媒體環(huán)境下，為保證檔案管理工作順利進(jìn)行，能夠在正確軌道上發(fā)展，首先要以法律為準(zhǔn)繩，堅(jiān)持檔案管理工作高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，規(guī)范日常工作機(jī)制。結(jié)合新媒體環(huán)境，在法律框架內(nèi)進(jìn)行相適應(yīng)的改良和革新。第一，利用高校檔案管理部門門戶網(wǎng)站平臺(tái)，系統(tǒng)而全面地公開檔案封裝移交注意事項(xiàng)和信息咨詢工作流程，明確標(biāo)識(shí)各科室主管資料類別，務(wù)必做到醒目而準(zhǔn)確，以提高工作效率，減輕工作壓力，盡量減少在部門間輾轉(zhuǎn)或“一事多訪”等情況發(fā)生，避免浪費(fèi)雙方的時(shí)間和精力。同時(shí)，需要注意提升高校其他部門、院系對(duì)檔案管理工作的重視，積極配合檔案管理部門的工作，及時(shí)按照相關(guān)規(guī)定封存移交檔案文件資料。第二，針對(duì)不同保密等級(jí)的檔案資料建立完善的保密審查制度體系，根據(jù)內(nèi)部檔案密級(jí)設(shè)置特定的權(quán)限，把握信息公開的內(nèi)容和程度，并定期檢查檔案的狀態(tài);對(duì)于訪問的人群或網(wǎng)絡(luò)媒體要嚴(yán)格審核、區(qū)分身份，確定訪問權(quán)限[11]。特別是在檔案信息大多以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存并呈現(xiàn)的前提下，身份審核機(jī)制和安全保障技術(shù)的應(yīng)用成為必須，如此才能最大限度地確保檔案資源的安全性，保障檔案信息的機(jī)密性，避免非法使用或意外泄露檔案信息。

新媒體環(huán)境下，我國(guó)大部分的高校在檔案管理工作方面還存在一定的不足。要想改變這種現(xiàn)狀，就需要從多方面入手，堅(jiān)持科學(xué)創(chuàng)新的工作理念，充分借助新媒體設(shè)備和技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)新媒體應(yīng)用與檔案管理工作者更好地相結(jié)合，由此推動(dòng)檔案管理工作的完善，充分發(fā)揮高校檔案的價(jià)值，從而推動(dòng)高校的發(fā)展建設(shè)。

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