公司印章管理風(fēng)險(xiǎn)防范實(shí)務(wù)研究

賀平 烏仁娜

摘?要：根據(jù)w公司在印章管理中存在的問題進(jìn)行分析，提出相對對策，明確印章管理相關(guān)工作流程，保證印章的安全妥善管理和正確使用，避免相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：印章管理;風(fēng)險(xiǎn);實(shí)務(wù)研究

一、前言

每個(gè)公司都有印章，每個(gè)印章的作用各不相同，但是都代表著公司的意志，具有特定的法律效力，需要我們認(rèn)真研究印章管理中常見的問題及提出相應(yīng)的對策。本文針對w公司的印章管理工作進(jìn)行分析，查找問題并提出相對對策，明確印章管理相關(guān)工作流程，保證印章的安全妥善管理和正確使用，避免相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

二、W公司原有印章管理制度介紹

1、印章種類

W公司現(xiàn)有印章主要分為以下幾類：單位公章、黨委印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章和法定代表人人名章、上級下發(fā)的內(nèi)部章、各部門的內(nèi)部章等。

2、管理部門

公章、合同專用章的印章管理在行政部門，財(cái)務(wù)專用章和法定代表人人名章的印章管理在財(cái)務(wù)部門。此外w公司還有一些內(nèi)部章，如上級下發(fā)的內(nèi)部章，主要用來向上級報(bào)送文件使用。各部門也有自己的部門印章。

3、使用流程

W公司印章使用需在管理登記表中進(jìn)行登記，該登記表規(guī)定了蓋章時(shí)間、蓋章文件名稱、份數(shù)、印章名稱、審批領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容，副總級別的領(lǐng)導(dǎo)簽字后就可以蓋章。印章保管人員共兩人，均可辦理蓋章業(yè)務(wù)。

三、管理缺陷分析

（一）缺乏全流程管理

無論何種印章，其全壽命周期包括刻制、啟用、領(lǐng)用、保管、使用、登記、回收、銷毀八大環(huán)節(jié)。作為公司的印章管理制度，應(yīng)當(dāng)完整覆蓋這八個(gè)環(huán)節(jié)，才能做到有效管理。然而目前的制度僅對保管、使用、登記環(huán)節(jié)作出規(guī)定，缺少全流程的管理制度。

（二）使用過程權(quán)責(zé)不清

首先，在實(shí)際工作中，經(jīng)辦人在印章管理登記表中登記后，由副總級別的領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后將需要用印的文件拿到印章管理部門進(jìn)行蓋章。由于全過程都是線下辦理，印章保管人只能核對名稱和份數(shù)，無法核對內(nèi)容。如果經(jīng)辦人在領(lǐng)導(dǎo)簽字后替換或增減蓋章內(nèi)容，印章保管人無法發(fā)現(xiàn)。

其次，單位對外印章分屬行政和財(cái)務(wù)部門管理，二者管理要求不統(tǒng)一，責(zé)任不明確。一方面缺少外出用印等特殊情況的明確規(guī)定，另一方面缺少對用印資料類型及審批權(quán)限的界定。

第三，印章保管人員均可以給各部門蓋章，且無相互間的交接手續(xù)，導(dǎo)致印章保管的責(zé)任不明確，蓋章人員對于印章管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任心不強(qiáng)。

（三）內(nèi)部章存在對外使用的風(fēng)險(xiǎn)

W公司各部門均有內(nèi)部章，內(nèi)部章如果違規(guī)對外使用，出現(xiàn)糾紛時(shí)，公司仍需要承擔(dān)相關(guān)的法律后果。目前，內(nèi)部章由各部門自行保管，沒有明確的管理規(guī)定，且各部門對于部門章的使用范圍的認(rèn)識(shí)也不充分。這種情況下，極易出現(xiàn)對外使用造成的法律風(fēng)險(xiǎn)。

四、采取的對策

（一）提升印章的全流程管理水平

一方面，制定印章管理制度，覆蓋印章的整個(gè)生命周期。建立刻制、啟用、領(lǐng)用、保管、使用、登記、回收、銷毀八大環(huán)節(jié)全流程管理程序，并明確各程序的歸口管理部門及責(zé)任人。明確所有對外使用的印章必須在公安部門備案，在公安機(jī)關(guān)指定單位刻制。

另一方面，梳理公司現(xiàn)存有效的所有印章，建立印章檔案，內(nèi)容應(yīng)當(dāng)至少包括印章名稱、枚數(shù)、啟用日期、使用范圍、保管部門、保管人、圖樣等信息。

（二）加強(qiáng)用印過程管控

首先，應(yīng)當(dāng)建立完善授權(quán)體系，對用印資料類型及審批權(quán)限進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，針對用印資料的不同設(shè)置分級分類審批權(quán)限，避免出現(xiàn)資料類型與用印級別不符的情況。

其次，建立線上審批系統(tǒng)，增加印章保管人核對環(huán)節(jié)。蓋章文件一律由印章保管人在線核對、親自蓋章。一是方便印章保管人員核對最終蓋章的文件。二是保存相應(yīng)電子記錄，方便永久追溯。

第三，完善特殊情況的用印規(guī)定。嚴(yán)禁在空白介紹信和空白證件、獎(jiǎng)狀、協(xié)議、便箋等上加蓋公章。如有特殊情況，需經(jīng)過特殊的審批手續(xù)。印章外出使用時(shí)，應(yīng)對印章借出外用的時(shí)間、印章保管人出入的場所進(jìn)行限制。同一用印資料在不同時(shí)間里重復(fù)用印，或者同一批用印資料有部分內(nèi)容漏報(bào)審批，都必須再次申請用印，杜絕“一次審批，重復(fù)使用”的行為。出現(xiàn)急需用印的文書，但該文書的審批權(quán)人未及時(shí)簽字的情況，須由印章管理人員和用印申請人共同在場，電話請示審批權(quán)人，經(jīng)同意后方可蓋章。審批權(quán)人返回后及時(shí)完成補(bǔ)簽手續(xù)。

（三）提升印章管理人員的管理意識(shí)

印章保管人是印章管理的第一責(zé)任人，必須有高度的原則性與責(zé)任感，嚴(yán)格按照印章管理制度用印。主要職責(zé)包括：

（1）及時(shí)錄入各類印章管理臺(tái)帳，妥善保管，永久保存。

（2）印章用畢應(yīng)立即放入指定位置，不能隨意放置，以防丟失和濫用。

（3）用印須端正，清晰，蓋印位置須在文尾的“年月日”中間，不得蓋在空白處，兩頁以上的用印文件必要時(shí)加蓋騎縫章。

（4）印章保管人在公司各類證照資料的復(fù)印件上加蓋印章時(shí)，需要在復(fù)印件上注明“僅用于辦理‘某某事由使用”。

（5）印章保管人因故不能保管印章的，應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意辦理交接手續(xù)，不得擅自委托他人代管。

（6）發(fā)生印章遺失，應(yīng)立即向上級報(bào)告，并去相關(guān)部門辦理補(bǔ)辦手續(xù)。

（四）強(qiáng)化內(nèi)部章管理

明確內(nèi)部章嚴(yán)禁對外使用。確需有使用需求的內(nèi)部章，應(yīng)當(dāng)一同納入印章管理制度進(jìn)行管理。取消非必要的內(nèi)部章，建議用個(gè)人簽字替代內(nèi)部章。

五、小結(jié)

通過上述管理提升工作，w公司印章管理工作能夠做到權(quán)責(zé)明確、科學(xué)有效，同時(shí)也能夠有效地預(yù)防相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)。未來，w公司要進(jìn)一步通過辦公自動(dòng)化手段，完成用印的線上審批程序，以及印章管理檔案，日常管理臺(tái)賬、印章刻制、作廢、銷毀等申請流程的電子化，形成高效有序、權(quán)責(zé)明晰、風(fēng)險(xiǎn)可控的現(xiàn)代化印章管理體系。