新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

湯濱

摘? 要：近幾年，不斷發(fā)展的經(jīng)濟(jì)為網(wǎng)絡(luò)的普及奠定了基礎(chǔ)，人們開(kāi)始意識(shí)到信息安全的重要性，作為記錄信息的主要文件，圍繞檔案展開(kāi)的研究愈發(fā)全面。電子檔案所起到的作用主要表現(xiàn)為推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，管理者應(yīng)對(duì)電子檔案的優(yōu)勢(shì)加以明確，在此基礎(chǔ)上優(yōu)化所在單位的管理制度，使電子檔案在安全、高效等方面存在的積極作用得到充分發(fā)揮，只有這樣才能使檔案管理水平得到顯著提高。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);電子檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

前言：近年來(lái)，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向著以信息化為基礎(chǔ)的電子檔案管理方向發(fā)展，不僅大大提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也使傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)檔案保護(hù)工作困難情況得以改善。但是由于我國(guó)電子檔案管理事業(yè)處于起步階段，在電子檔案管理中存在著一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，給電子檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)了不利影響。

一、新形勢(shì)下電子檔案管理的意義和發(fā)展現(xiàn)狀

在檔案管理的理念剛被提出時(shí)，針對(duì)該項(xiàng)工作的定義存在較大分歧，隨著研究的深入，檔案管理已形成受各界認(rèn)可的定義：檔案管理是指充分利用現(xiàn)有技術(shù)，對(duì)檔案所涵蓋信息進(jìn)行收集、管理，再利用相關(guān)資源完成后續(xù)服務(wù)工作的過(guò)程。在信息技術(shù)得到快速發(fā)展的當(dāng)代社會(huì)，檔案管理的特點(diǎn)可以主要概括為“將實(shí)物存儲(chǔ)轉(zhuǎn)化為信息化管理”。檔案管理作為行業(yè)發(fā)展中重要的工作組成部分，在新時(shí)代信息技術(shù)體系高度發(fā)展的背景下，檔案管理工作的模式也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向著電子檔案管理模式發(fā)展。相比較于傳統(tǒng)檔案管理工作中的紙質(zhì)檔案管理，電子檔案管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)，其意義主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，電子檔案管理效率更高。電子檔案管理是計(jì)算機(jī)和數(shù)字信息技術(shù)為核心的，通過(guò)電子化檔案儲(chǔ)存，在需要時(shí)，通過(guò)檔案信息檢索，能夠快速將所需檔案調(diào)取出來(lái)，大大提升檔案管理工作的效率。其次，電子檔案管理的時(shí)效更長(zhǎng)。傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，由于紙質(zhì)檔案本身的易損性，在風(fēng)化以及環(huán)境腐蝕的影響下，檔案的清晰程度會(huì)逐漸下降，再加上紙張變色的影響，導(dǎo)致檔案的儲(chǔ)存時(shí)間較短。而電子檔案管理則能夠避免這一問(wèn)題，通過(guò)電子信息模板，能夠在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中長(zhǎng)久儲(chǔ)存。隨著新時(shí)期數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作中電子檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的替代，并且受到了業(yè)界人士的廣泛認(rèn)可。在現(xiàn)代檔案管理工作中，電子檔案管理功能愈加完善，除了基礎(chǔ)的檔案管理外，逐漸衍生出檔案分類、匯總等功能，并且在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)用中，還實(shí)現(xiàn)了平臺(tái)中檔案的分析，為行業(yè)檔案管理工作開(kāi)展提供了現(xiàn)代技術(shù)支持。并且電子檔案管理中檔案的傳遞也更加便捷，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸能夠?qū)n案快速傳遞給另一方，大大提升了檔案?jìng)鬏斔俣取?/p>

二、電子檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然現(xiàn)階段行業(yè)檔案管理工作中電子檔案管理的應(yīng)用愈加廣泛，但也使電子檔案管理中一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題暴露出來(lái)，給檔案管理工作帶來(lái)了嚴(yán)重的不利影響。

（一）電子檔案管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化。

電子檔案管理工作開(kāi)展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來(lái)了不利影響。

（二）電子檔案管理設(shè)備有待更新。

電子檔案管理中，檔案調(diào)取速度、儲(chǔ)存速度以及檔案分析速度的主要影響因素就是電子檔案管理的設(shè)備，而現(xiàn)階段部分行業(yè)的電子檔案管理中，存在設(shè)備老化情況嚴(yán)重、硬件設(shè)備質(zhì)量不足和軟件系統(tǒng)搭載速度不足的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，因此造成電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)難以體現(xiàn)。陳舊的電子設(shè)備容易在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)死機(jī)的情況，造成檔案數(shù)據(jù)丟失，給檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)嚴(yán)重的不利影響。

（三）電子檔案管理中大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)不足。

電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的永久儲(chǔ)存以及對(duì)檔案數(shù)據(jù)的全面分析，便于行業(yè)進(jìn)行檔案對(duì)比，以實(shí)現(xiàn)行業(yè)的最優(yōu)化選擇。而在現(xiàn)階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)構(gòu)建不足的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設(shè)備損壞而發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無(wú)法發(fā)揮，沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對(duì)比，因此給檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)了嚴(yán)重的不利影響。

（四）電子檔案管理中安全防護(hù)機(jī)制有待完善。

電子檔案管理作為依托于現(xiàn)代電子信息技術(shù)的新型檔案管理模式，雖然大幅提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使檔案管理功能更加完善，但與此同時(shí)，也面臨互聯(lián)網(wǎng)信息安全問(wèn)題的威脅，因此落實(shí)安全防護(hù)機(jī)制有著重要意義。而現(xiàn)階段的電子檔案管理中，安全防護(hù)機(jī)制的建設(shè)還有待完善，使電子數(shù)據(jù)檔案面臨著信息泄漏的威脅，給行業(yè)發(fā)展埋下了安全隱患。

三、新形勢(shì)下電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

針對(duì)現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的上述問(wèn)題，筆者立足在電子檔案管理工作優(yōu)化的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)階段行業(yè)的電子檔案管理工作提出了如下建議，以推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展與進(jìn)步，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（一）落實(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，強(qiáng)化電子檔案管理人員的綜合能力。

管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)高質(zhì)量的培訓(xùn)工作落實(shí)，對(duì)電子檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行全面提升，例如信息化管理能力以及計(jì)算機(jī)設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開(kāi)展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動(dòng)電子檔案管理工作的落實(shí)。

（二）更新電子設(shè)備，保證硬件系統(tǒng)的質(zhì)量。

在電子檔案管理中，重要的管理工具就是現(xiàn)代電子設(shè)備以及其硬件設(shè)施，電子設(shè)備和硬件系統(tǒng)的質(zhì)量也決定了電子檔案管理的整體質(zhì)量。因此，在電子檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，要對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行革新，保證電子設(shè)備及其硬件系統(tǒng)能夠滿足電子檔案管理的需求，保證軟件系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，避免因?yàn)檐浖到y(tǒng)搭載問(wèn)題造成檔案數(shù)據(jù)的損失，影響電子檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）建立檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，保證電子檔案管理的功能得以完全發(fā)揮。

大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)是現(xiàn)代電子檔案管理的重要特征體現(xiàn)，是電子檔案管理功能完全發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行平臺(tái)數(shù)據(jù)的云端儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存。同時(shí)，也能夠通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行篩選對(duì)比，為行業(yè)決策的落實(shí)提供數(shù)據(jù)分析保障，推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）落實(shí)安全防護(hù)機(jī)制，避免檔案數(shù)據(jù)信息的泄漏。

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)的重要性不言而喻，一旦發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息泄漏的情況，不僅會(huì)給行業(yè)發(fā)展帶來(lái)麻煩，甚至還會(huì)給行業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此在電子檔案管理中，必須建立安全防護(hù)機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加密保存，避免出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)泄漏的情況。并建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)防火墻，避免不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)竊取的方式，將檔案信息數(shù)據(jù)盜走，給行業(yè)發(fā)展帶來(lái)隱患。

四、結(jié)束語(yǔ)

在數(shù)字信息技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代背景下，電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然途徑，在電子檔案管理過(guò)程中，必須落實(shí)培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化管理人員的綜合能力，為電子檔案管理工作的高效開(kāi)展提供保障，推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 蘇建華.新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：125.