提升檔案管理工作效率策略

姚珍

檔案管理工作是單位各項(xiàng)管理工作的重要組成部分。實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理，確保檔案的安全保管和齊全完整，提高檔案資料查詢與利用效率，最大限度的發(fā)揮檔案在單位管理工作中的價(jià)值。目前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)水平的提升，信息技術(shù)逐被應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域。在檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷改善和創(chuàng)新檔案管理方式方法，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率，是檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的主要管理內(nèi)容之一。

1提升檔案管理工作效率的重要性

1）提升單位整體工作效率。檔案管理效率的提升，能夠快速高效，準(zhǔn)確及時(shí)地提供查閱利用服務(wù)，從而提升單位整體的工作效率。檔案資料門類眾多，內(nèi)容龐雜，形式多樣，有效的管理方法能夠?qū)n案清晰明了的分門別類，更便于管理和查閱利用，也便于檔案信息資源的開發(fā)利用，在提供檔案利用時(shí)，檔案管理人員能夠快速及時(shí)地提供檔案資料，從而助推和提升單位工作效率的提升。

2）推進(jìn)單位工作順利進(jìn)行。檔案管理工作是單位的基礎(chǔ)性工作，服務(wù)于單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)和管理工作，提升檔案管理工作效率，能夠有效促進(jìn)單位工作的順利實(shí)施。單位檔案一般包含單位行政管理、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等所有資料的檔案，是單位工作中形成的原始資料，涵蓋了整個(gè)單位的工作。有一些關(guān)鍵性的技術(shù)檔案、決策檔案極為重要，需要作為機(jī)密內(nèi)容嚴(yán)加管理，這些重要的機(jī)密檔案對(duì)整個(gè)單位工作的開展能夠產(chǎn)生重大影響，甚至對(duì)單位的存續(xù)與發(fā)展有重大關(guān)系。所以，采取安全有效的檔案管理方式和采取嚴(yán)格的管理措施，提高管理工作效率，才能更好地推進(jìn)單位各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

3）加強(qiáng)對(duì)單位秘密文件的保護(hù)。檔案工作是一項(xiàng)保密性工作，嚴(yán)守國(guó)家秘密，防止檔案失泄密是《檔案法》的明確規(guī)定，檔案管理人員肩負(fù)著保護(hù)檔案信息安全的光榮職責(zé)。如果檔案管理工作做不到位，一旦發(fā)生檔案實(shí)體丟失或者檔案失泄密實(shí)踐的發(fā)生，相關(guān)人員要受到嚴(yán)厲懲罰，不僅會(huì)嚴(yán)重影響單位整體的工作效率，還可能會(huì)對(duì)單位造成沉重的打擊，影響單位的整體發(fā)展和社會(huì)形象，甚至造成不可挽回的嚴(yán)重?fù)p失。因此，做好檔案管理工作，提高管理水平，需要完善各項(xiàng)安全管理制度，并嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行。

2檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理缺乏健全的管理制度。由于認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，大部分單位在檔案管理工作中，沒有檔案管理制度或者有關(guān)檔案管理制度不夠健全和科學(xué)，而導(dǎo)致檔案管理效率低下。在檔案管理工作中，很多工作單位制定的管理制度中沒有明確相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)，不能對(duì)管理人員形成較強(qiáng)的約束力，容易出現(xiàn)管理混亂，一旦發(fā)生問題，無法確定責(zé)任人。同時(shí)，管理制度的不健全，在實(shí)際工作中，沒有參考和約束，工作隨意性較強(qiáng)，檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、程序化無從談起，容易導(dǎo)致較多問題的出現(xiàn)和發(fā)生，導(dǎo)致單位整體工作水平的低下和混亂，最終影響單位整體的工作效率。

2）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。

目前，檔案管理人員整體水平不高，甚至很多都是兼職人員。由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都不高，責(zé)任心不強(qiáng)，在實(shí)際的工作中不能認(rèn)真負(fù)責(zé)地履行檔案管理崗位職責(zé)，檔案管理不規(guī)范、不合理等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。有大部分的檔案管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，甚至只是由其他崗位人員兼職檔案管理崗位。這些管理人員不懂檔案管理，檔案收集整理不到位，造成該歸檔的文件材料不能及時(shí)歸，該整理的文件材料 隨意堆積，容易出現(xiàn)檔案丟失問題，檔案查閱利用更是無從談起。另外，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，工作態(tài)度不夠端正，缺乏崗位認(rèn)知，從而導(dǎo)致檔案管理混亂，工作水平低下，也影響了單位整體的工作效率。

3）檔案查詢利用率較低。

信息化形勢(shì)下，有的單位由于重視程度不夠，檔案管理仍然停留在過去傳統(tǒng)的管理利用水平，仍然以手工檢索查閱為主。加之資金投入不足，缺乏現(xiàn)代化管理設(shè)備，沒有專業(yè)技術(shù)人員，現(xiàn)代化管理工作沒法開展，從而也不注重利管理方法的創(chuàng)新和管理本的提高。這在很大程度上限制了檔案管理人員的工作水平的提升，導(dǎo)致檔案的查詢利用率難以提高，檔案的價(jià)值最大化發(fā)揮受到嚴(yán)重影響。

3提升檔案管理工作效率的策略

1）建立健全的檔案管理制度。首先，要建立健全的檔案管理制度，有制度約束和保證檔案管理人員的工作規(guī)范化、制度化。檔案管理人員需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，提高管理意識(shí)，就能夠在實(shí)際工作中養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，注意按規(guī)章辦事，有效地減少和避免管理工作中的疏漏，盡可能的保證檔案管理工作有序進(jìn)行，嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理。同時(shí)，完善檔案管理制度，明確崗位責(zé)任。用制度管理要體現(xiàn)獎(jiǎng)罰分明，形成完善的崗位獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于違反相關(guān)規(guī)章制度從而造成檔案缺失、損壞等行為的，要進(jìn)行相應(yīng)的處罰，做到對(duì)事不對(duì)人，制度面前人人平等。對(duì)工作出色，嚴(yán)守規(guī)章制度的工作人員要進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，樹立榜樣，激勵(lì)全體員工做好更好的完成本職工作，形成良好的工作氛圍和工作環(huán)境。

2）強(qiáng)化培訓(xùn)，提升檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。

在檔案管理工作中，管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低，直接影響這檔案管理工作效率的高低。首先，需要加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要將業(yè)務(wù)培訓(xùn)列入工作計(jì)劃，定期組織專業(yè)培訓(xùn)，使其能夠具備豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，從而適應(yīng)單位發(fā)展的需求。其次，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，做到及時(shí)修正自身存在不足，認(rèn)識(shí)問題的嚴(yán)重性，增強(qiáng)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，及時(shí)掌握先進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)等專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)。三要加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，重點(diǎn)培養(yǎng)專家型管理人才，保證檔案管理崗位人員專職、專責(zé)，從而提高工作質(zhì)量和工作效率。

3）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，提高檔案利用水平。

信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，有力地促進(jìn)了社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的變革，檔案工作在信息化潮流中要立足實(shí)際，緊跟潮流，建立信息化檔案管理規(guī)劃，分步實(shí)施，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，才可以提高檔案管理工作的效率，提高檔案的利用率。在信息化檔案管理中，管理人員需要將所有檔案信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)與電子數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類檔案的數(shù)據(jù)化分類和存儲(chǔ)管理，有效避免檔案實(shí)體資料的丟失和損毀現(xiàn)象發(fā)生。在提供檔案利用時(shí)，查閱檔案就像我們“百度一下”一樣，及時(shí)搜素出現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容，從中快速識(shí)別需要查詢的內(nèi)容，提高查閱的效率和準(zhǔn)確性，更好地服務(wù)各項(xiàng)工作。