如何加強(qiáng)衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理

鄭志軍

隨著衛(wèi)生計生改革地不斷深入，衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法文書檔案管理的重要性，在整個衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法工作中的地位越來越凸顯。衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法文書檔案是衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法工作的文字記錄和工作總結(jié)，它充分體現(xiàn)和反映了衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法工作的業(yè)務(wù)水平和管理能力，得到了衛(wèi)生部門的高度重視。但是，不可否認(rèn)的是部分基層衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)以及監(jiān)督執(zhí)法人員，仍然不同程度存在對這項關(guān)工作的重要性、必要性認(rèn)識的偏見，部分基層衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)的監(jiān)督執(zhí)法文書制作、整理、歸檔等工作還很不規(guī)范，存在很多問題和不足。為加強(qiáng)衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法文書檔案建設(shè)，進(jìn)一步提高管理水平，現(xiàn)就基層衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理中存在的一些主要問題進(jìn)行探討，并就如何解決這些問題提出整改對策與措施。

一、衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法文書檔案存在的主要問題

衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法文書制作不完整、不規(guī)范、不系統(tǒng)。

目前，許多基層衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法文書的形成比較粗糙，問題多、漏洞多，達(dá)不到檔案管理的完整性、系統(tǒng)性、安全性要求，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、執(zhí)法文書中處罰依據(jù)的法律、法規(guī)或引用的條款不明確，不能具體到第幾條、第幾款;敘述案情涉及的相關(guān)企業(yè)、單位機(jī)構(gòu)稱謂不準(zhǔn)確，多用不規(guī)范的簡稱，表述不恰當(dāng)。

2、執(zhí)法文書內(nèi)容制作不規(guī)范。如：有的敘述事實顛三倒四，邏輯性不強(qiáng);有的使用口語、簡略語，不能正確使用專業(yè)術(shù)語;有的用詞造句運用比喻等修辭手法，文不達(dá)意，表述不準(zhǔn)確;有的書寫潦草，涂改現(xiàn)象嚴(yán)重;有的惜字如金，寥寥幾筆，過于簡單;有的洋洋灑灑，重復(fù)啰嗦，過于冗長等。上述這些問題的存在，使監(jiān)督執(zhí)法文書檔案失去了其原始性、可靠性、權(quán)威性，降低了其應(yīng)具有的重要價值。

3、執(zhí)法文書內(nèi)容漏項、缺項嚴(yán)重。如：衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法文書的目錄、編號、當(dāng)事人身份事項、落款的日期、行政機(jī)關(guān)名稱等項目填寫不全、不完整，存在落漏現(xiàn)象。

4、衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法材料收集不完整、歸檔不及時。由于多數(shù)基層衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法人員在多年的執(zhí)法過程中，形成了重監(jiān)督執(zhí)法過程、輕執(zhí)法文書制作的陋習(xí)，執(zhí)法文書歸制作檔意識淡薄。加之部分監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)對執(zhí)法文書歸檔的范圍和時限界定不明確、要求不嚴(yán)格，致使許多執(zhí)法文書長期暫存于執(zhí)法人員手中，不能及時歸檔，造成部分執(zhí)法文書漏登、漏報，有的甚至丟失，等到檢查時只能東拼西湊，補(bǔ)充完善，大大降低了監(jiān)督執(zhí)法文書的準(zhǔn)確性、可靠性。

5、檔案管理人員較少、專業(yè)水平不高，現(xiàn)代化管理能力不強(qiáng)。一是多數(shù)基層衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)，特別是鎮(zhèn)級監(jiān)督執(zhí)法單位，因人員不足，沒有設(shè)置專門的檔案管理科，沒有配備專職檔案管理人員，檔案管理人員多為兼職，且多數(shù)沒有參加過專門的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練、不精通，因此，在具體工作中難免會出現(xiàn)問題。二是檔案管理技術(shù)滯后，現(xiàn)代化、信息化能力不強(qiáng)。因資金問題，多數(shù)監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)檔案管理硬件建投入不足，計算機(jī)、信息化技術(shù)應(yīng)用不充分，檔案分類、編號、立卷多靠手工操作，缺乏先進(jìn)的自動化技術(shù)支撐。三是多數(shù)監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)必要的數(shù)據(jù)信息缺乏，特別是當(dāng)前衛(wèi)生工作和計生工作合并后，衛(wèi)生計生執(zhí)法文書種類多、信息量大，但是，資料匯總和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析效率不高，導(dǎo)致許多有價值的信息不能被挖掘和采用。

二、整改對策與措施

造成上述問題的主要原因，是基層衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)對執(zhí)法文書檔案管理思想認(rèn)識不足，工作重視不夠，推進(jìn)措施不力導(dǎo)致的結(jié)果。具體地講，就是檔案管理科室設(shè)置不全，管理制度不完善，專兼職人員專業(yè)水平不高，單位自查和上級督查力度不夠等。針對這些問題，我們提出如下整改建議。

1、高度重視，加強(qiáng)對檔案工作組織領(lǐng)導(dǎo)。衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)，特別是縣、鎮(zhèn)級衛(wèi)生計生監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)，一定要高度重視檔案管理工作，將其作為工作的重中之重來抓;單位一把手負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)靠上抓;要同執(zhí)法業(yè)務(wù)工作同部署、同安排，同檢查、同考核;要進(jìn)一步明確檔案工作任務(wù)分工和工作責(zé)任，要及時發(fā)現(xiàn)和研究解決檔案工作中存在的困難和問題，推進(jìn)檔案管理工作順利開展。

2、健全檔案管理制度，使檔案管理有章可循。監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)要建立健全《檔案管理制度》、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借用制度》、《檔案安全制度》等規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行各項規(guī)章制度，使監(jiān)督執(zhí)法案管理工作有章可循。

3、設(shè)置檔案管理科室，配備專（兼）職工作人員?？h級監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)要專門設(shè)立檔案科，配備檔案櫥、電腦、通信網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備。根據(jù)工作需要，選派1-3名責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的人員，專職從事檔案管理工作;同時，其他業(yè)務(wù)科室各選配1名兼職管理員，及時收集執(zhí)法文書，定期移交管理科，對執(zhí)法文書統(tǒng)一管理，保證工作中形成的執(zhí)法文書及時歸檔。

4、加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員水平。監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)要通過舉辦培訓(xùn)班、以會代訓(xùn)、派人員出去學(xué)習(xí)等靈活多樣的方式，加強(qiáng)檔案管理新知識、新技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和管理水平。

5、加大督查考核力度，不斷提升檔案管理水平。監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)內(nèi)部要建立檔案管理責(zé)任制，制定考核指標(biāo)，定期考核評價。國家、省市業(yè)務(wù)主管部門，要通過定期組織開展知識競賽、執(zhí)法文書評比等活動，加強(qiáng)對基層監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)檔案管理的督查和指導(dǎo)，推進(jìn)基層監(jiān)督執(zhí)法機(jī)構(gòu)檔案管理工作走上科學(xué)健康持續(xù)發(fā)展之路。