高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

史彩慧

摘 要：本文主要簡(jiǎn)單介紹了建設(shè)高校檔案管理信息化的重要性，通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，來(lái)探討高校檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑，以改善傳統(tǒng)高校檔案管理狀況，適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，充分應(yīng)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，加快高校檔案管理信息化建設(shè)，提升高校檔案管理水平，保障高校檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，從而推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化;建設(shè);有效路徑

二十一世紀(jì)是一個(gè)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)遍布于各行各業(yè)之中，與人們的生活水平密切相關(guān)，改變了人們的生產(chǎn)生活方式。在新時(shí)期下，高校檔案管理工作顯得格外重要，其不僅能服務(wù)于學(xué)生，還能滿足社會(huì)對(duì)人才的需求，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而基礎(chǔ)的高校工作，必須予以高度重視，不容忽視。將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)引入高校檔案管理工作中，勢(shì)在必行，有利于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)高校檔案管理模式，減少人力消耗，合理配置高校人力資源，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流?，F(xiàn)如今在高校檔案管理中還存在著一定的問(wèn)題，有待于進(jìn)一步解決，需充分應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，予以一定的資金投入，以推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)。

一、建設(shè)高校檔案管理信息化的重要性

建設(shè)高校檔案管理信息化，十分重要，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是這是高校檔案管理工作的業(yè)務(wù)發(fā)展需求。高校檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其涉及到的內(nèi)容非常多，涵蓋的方面十分廣泛，為了將這些信息資料都進(jìn)行統(tǒng)一的管理，若只是通過(guò)人工整理或是紙質(zhì)管理的方式，那么會(huì)增加人工成本，降低人工工作效率，并且需要較大的空間來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，這不利于高校檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。而且通過(guò)檔案管理，能夠幫助學(xué)生了解自己的學(xué)習(xí)情況，認(rèn)真思索專業(yè)的報(bào)考方向，為給教師和學(xué)生提供良好的服務(wù)，應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，以為高校檔案管理工作帶來(lái)更多的社會(huì)效益;二是實(shí)施信息化檔案管理，是提升檔案管理人員自身素質(zhì)的需要，為使檔案管理人員能夠跟隨時(shí)代變化而不斷進(jìn)步，應(yīng)當(dāng)促使其主動(dòng)去學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，做到與時(shí)俱進(jìn)。

二、現(xiàn)階段高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.重視程度有待提升，資金投入?yún)T乏

由于高校檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，以致于仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，并沒(méi)有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展變化和需求，來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，未能有效應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，整體效率并不高，主要表現(xiàn)在信息不全面、缺乏完整性，信息繁雜查詢麻煩等方面。另外，也是因?yàn)椴粔蛑匾暥](méi)有投入一定的資金來(lái)建立信息化管理，沒(méi)有建立完善的相關(guān)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，這導(dǎo)致檔案信息化管理缺乏運(yùn)行條件，不利于高校檔案管理工作質(zhì)量的提升。

2.檔案信息資源系統(tǒng)不健全

高校檔案管理信息化建設(shè)，離不開檔案信息資源系統(tǒng)的作用，但是就目前而言，檔案信息系統(tǒng)中的功能還不夠全面，缺乏有效的監(jiān)督和管理。一方面，沒(méi)有完善的信息管理制度來(lái)進(jìn)行約束，在實(shí)施檔案管理工作的時(shí)候不夠規(guī)范;另一方面，在檔案信息系統(tǒng)中大多都是有關(guān)于學(xué)生的信息，而忽視了對(duì)教師檔案的管理，信息內(nèi)容不全面，功能不夠齊全。

3.高校檔案信息管理安全性需提高

高校檔案信息管理過(guò)程中，忽視了安全管理，未針對(duì)可能出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的處理方法，制定應(yīng)急預(yù)案，這容易導(dǎo)致高校檔案信息系統(tǒng)遭受人為破壞，惡意攻擊，或是系統(tǒng)故障，而致使信息被泄漏、不完整，影響了檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

4.高校檔案信息管理人員素質(zhì)可加強(qiáng)

高校檔案信息管理人員，還未改變檔案信息管理觀念，忽視了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用，在操作上有待進(jìn)一步強(qiáng)化。沒(méi)有針對(duì)當(dāng)前的檔案信息管理需求，來(lái)定期開展高效的培訓(xùn)工作，以致于管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)有待提升。

三、高校檔案管理信息胡按建設(shè)的有效路徑

1.予以重視，加大投入

在建設(shè)高校檔案管理信息化的過(guò)程中，第一步便是從思想上改變陳舊的檔案管理觀念，要明確實(shí)施信息化管理的必要性，形成信息化管理意識(shí)，明確檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。相較于傳統(tǒng)的高校管理模式來(lái)說(shuō)，信息化檔案管理工作在執(zhí)行上更為靈活，不會(huì)過(guò)于呆滯，可減少管理人員的工作量，提高管理人員的工作效率，保障高校檔案管理工作的有效性。高校檔案信息化管理的服務(wù)對(duì)象是學(xué)生和教師，旨在維護(hù)學(xué)生和教師的合法權(quán)益。從性質(zhì)上來(lái)說(shuō)，高校檔案管理信息化，其是一種具有服務(wù)性的管理，強(qiáng)調(diào)高效性和公共性，基于此特征，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化高校檔案管理的功能。例如在傳統(tǒng)檔案管理模式下，學(xué)生想要查詢自己的檔案時(shí)，速度比較慢，而且信息不夠完整，這會(huì)直接強(qiáng)化學(xué)生的不滿情緒，而檔案信息化管理，則可有效改善這一狀況，能夠?qū)嵤└咝У姆椒▉?lái)記錄學(xué)生和教師的各項(xiàng)情況，從多方面來(lái)完善學(xué)生和教師的資料信息，以提升高校人事工作的全面性和有效性，及時(shí)提供可靠的信息服務(wù)。

除此之外，還應(yīng)當(dāng)予以一定的資金投入，加大資金支持，以不斷地完善檔案信息化管理的基礎(chǔ)配套設(shè)施。例如，在高校中為了真正發(fā)揮出檔案信息化管理的作用，應(yīng)當(dāng)配備數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、數(shù)碼攝像機(jī)、掃描儀器和儲(chǔ)存器等硬件設(shè)備，還需要根據(jù)高校的檔案管理需求來(lái)建立軟件系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)中要包含基本的信息管理功能，如收集信息、儲(chǔ)存信息、歸檔和整理信息，編目信息等，并且所建立的軟件系統(tǒng)要能夠適用于不同的硬件平臺(tái)中，實(shí)施多操作系統(tǒng)運(yùn)行，以提高信息管理的安全性，與其他數(shù)據(jù)庫(kù)相連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。

2.構(gòu)建檔案信息資源系統(tǒng)

為加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建檔案信息資源系統(tǒng)。一是要建設(shè)檔案信息資源信息化系統(tǒng)。對(duì)于高校中信息價(jià)值比較高的檔案資料，要重點(diǎn)收集，并且通過(guò)調(diào)研來(lái)了解這些信息的來(lái)源，每年可定期從其來(lái)源中提前確立信息資源，充分發(fā)揮高校檔案部門的監(jiān)管工作，與高校其他部門積極配合，制定完善的檔案信息管理制度，歸類整合各類信息，以確保檔案信息管理工作的全面性。重視電子文件歸檔管理工作，可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)電子資料的傳輸和接收，以提高檔案資料管理效率?？梢詫鹘y(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)資料，進(jìn)行數(shù)字化處理，然后進(jìn)行歸類保存。二是要建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)當(dāng)基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)建信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)字化處理重要資料，并且根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求來(lái)打造專屬的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，滿足高校檔案管理工作需求，做好信息儲(chǔ)存、查詢等工作，以此來(lái)提升高校檔案服務(wù)水平。除了管理學(xué)生的檔案，還應(yīng)當(dāng)重視教師的信息管理工作，可將教師的工作情況，教學(xué)任務(wù)和教學(xué)成果，完整錄入于數(shù)據(jù)庫(kù)中，以作為教師評(píng)價(jià)的客觀依據(jù)，與教師評(píng)職稱、薪酬獎(jiǎng)金和升職相掛鉤。還需要針對(duì)高校中的各項(xiàng)科研成果建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，全面掌握高校的教學(xué)科研狀況，為成果轉(zhuǎn)化奠定扎實(shí)的信息基礎(chǔ)。

3.保障高校檔案信息化管理的安全性

誠(chéng)然高校檔案信息化管理，為檔案管理工作提供了更多便捷，在管理成效上也要更好，但是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，也會(huì)帶來(lái)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，為了有效規(guī)避信息安全風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)從以下方面著手來(lái)加以管理：第一，建立健全的高校檔案信息化制度，規(guī)范高校信息化管理行為，貫徹落實(shí)相關(guān)指標(biāo)，嚴(yán)格按照規(guī)定來(lái)設(shè)計(jì)高校檔案信息化系統(tǒng)。例如，要結(jié)合實(shí)際完善軟件系統(tǒng)，配套硬件設(shè)備，全方位收集各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和加工，做好備份工作等。高校檔案管理部門要先明確檔案信息化管理的目標(biāo)任務(wù)，規(guī)范電子檔案格式，使其與系統(tǒng)相兼容后再連接網(wǎng)絡(luò);第二，要保障人員的安全，所有人在訪問(wèn)檔案系統(tǒng)的時(shí)候，必須進(jìn)行身份驗(yàn)證，設(shè)定權(quán)限管理，以免引發(fā)檔案資料被人為性毀壞。需要嚴(yán)格監(jiān)督數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，既要實(shí)施電子信息管理，也要進(jìn)行紙質(zhì)保存，并且一定要對(duì)信息進(jìn)行備份。為避免檔案信息系統(tǒng)遭受破壞，應(yīng)當(dāng)安裝殺毒軟件，做好安全防護(hù)，防止遭受惡意破壞，解決信息系統(tǒng)中存在的安全隱患。需遵循檔案安全防范制度的要求，建立健全的信息安全報(bào)警體系，發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)問(wèn)題后，要及時(shí)采取有效措施來(lái)解決，開啟應(yīng)急系統(tǒng)。

4.培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息管理人員

相較于傳統(tǒng)高校檔案管理人員來(lái)說(shuō)，信息化管理下的工作人員，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，熟練地檔案管理業(yè)務(wù)能力，還必須具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，能夠?qū)⑺鶎W(xué)到的檔案管理理論知識(shí)融入于實(shí)際操作中，需要定期維護(hù)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效處理和分析。為促進(jìn)高校檔案管理水平的提升，發(fā)揮管理人員的工作積極性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的培訓(xùn)，一方面要實(shí)施技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)性，培養(yǎng)出能夠適應(yīng)崗位需求的實(shí)踐型人才;另一方面要制定兒科學(xué)的考核激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，發(fā)揮出管理人員的潛在能力，保障檔案信息化管理質(zhì)量。

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（作者單位：青海大學(xué)）