信息化視野下檔案管理的技術(shù)規(guī)范性

曹宗宗

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理往往不能高效地處理越來(lái)越復(fù)雜且多元化的檔案信息。面對(duì)如洪流般涌進(jìn)的檔案，不論是企事業(yè)單位還是政府機(jī)關(guān)類政府部門，如果人事部不能很好的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立分門別類、整齊劃一的數(shù)據(jù)庫(kù)，那么，傳統(tǒng)的檔案管理方式必將影響部門行政運(yùn)行效率。由此可見，建立先進(jìn)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，提高操作技術(shù)規(guī)范，勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)據(jù)庫(kù);行政效率;技術(shù)規(guī)范

檔案在我們的生活中相當(dāng)于我們的第二個(gè)身份，在我們的生活、學(xué)習(xí)、工作中扮演著極為重要的作用。不論是入校學(xué)習(xí)，還是畢業(yè)工作，檔案是可以證明你的個(gè)人身份、工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)能力的重要身份憑證。由于就業(yè)形式的多元化，甚至出現(xiàn)了“棄檔族”，給自己帶來(lái)了諸多困擾。那么，在我們的生活中檔案的重要作用可以體現(xiàn)在哪些方面呢？

首先，在升學(xué)深造方面。不論是考研、考博，還是出國(guó)深造，均需要你的以往學(xué)習(xí)單位或工作單位出具的檔案資料，如果沒(méi)有檔案信息，政審信息不過(guò)關(guān)，是不能參與這些考試的，這無(wú)疑給自己前進(jìn)的路上增加了難度。

其次，在考公、事業(yè)單位以及國(guó)企、央企的進(jìn)擊中，也是需要一系列的檔案審核，對(duì)個(gè)人進(jìn)行政治審核和個(gè)人犯罪信息的篩查與審核，只有符合條件的人員才能進(jìn)入這些單位進(jìn)行就業(yè)。

最后，職稱考核以及職業(yè)資格證考試，都需要檔案管理部門蓋章出具相應(yīng)證明。只有檔案才能夠體現(xiàn)出每個(gè)公民的職業(yè)經(jīng)歷與道德品質(zhì)，這個(gè)重要的身份證明對(duì)于相關(guān)部門的考核提供了便利。

但是，中國(guó)這么大的人口基數(shù)，沒(méi)有合理的檔案管理機(jī)制，很難實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。過(guò)去的檔案管理存在一些問(wèn)題在如今大數(shù)據(jù)如此發(fā)達(dá)的信息社會(huì)存在著諸多問(wèn)題影響著管理者的部門運(yùn)行行政效率。

第一，在過(guò)去出現(xiàn)多部門交叉管理檔案的現(xiàn)象，第一層管理檔案的部門并未和其他部門進(jìn)行溝通，導(dǎo)致一部分的人事檔案出現(xiàn)兩地分隔的現(xiàn)象，即在近幾個(gè)月在A地，在下幾個(gè)月在B地。曾經(jīng)某縣區(qū)就出現(xiàn)過(guò)，某女在要進(jìn)行簡(jiǎn)歷入選某國(guó)企后，需要檔案信息，但是在輾轉(zhuǎn)了多地后，并未找到自己的檔案，最終錯(cuò)過(guò)了該企業(yè)的政審時(shí)間，這是由于過(guò)去職能部門并未重視個(gè)人的檔案管理，沒(méi)有考慮到各地交叉管理帶來(lái)的弊端，這對(duì)當(dāng)事人來(lái)說(shuō)，是巨大的損失以及造成無(wú)法挽回的結(jié)果。

第二，檔案管理取用不嚴(yán)格導(dǎo)致的檔案丟失。曾經(jīng)就B市發(fā)生一起當(dāng)事人違法利用其舍友的身份證去相關(guān)部門取用其室友的檔案，冒用當(dāng)事人檔案信息進(jìn)行某事業(yè)單位的人選競(jìng)爭(zhēng)，后又歸還原檔案管理部門的事實(shí)。這種把關(guān)不嚴(yán)格的行為，不僅會(huì)對(duì)用人單位造成困擾，也是對(duì)當(dāng)事人的不負(fù)責(zé)任。

第三，過(guò)去檔案的紙質(zhì)化管理與互聯(lián)網(wǎng)管理的脫軌，為檔案管理加大了難度。有些檔案管理部門，在電腦上進(jìn)行了一些信息的收錄，但是實(shí)際操作時(shí)，仍然去進(jìn)行又一次的重新翻閱整理，因?yàn)樗牟糠质珍浥c部分缺失造成了工作的重復(fù)與繁瑣。如果部門工作用在翻閱檔案與尋找當(dāng)事人信息的過(guò)程中，那么部門工作的工作力度無(wú)疑又加大了。如何提高行政效率是工作單位首先要考慮的必要因素。

如何利用大數(shù)據(jù)來(lái)制作一系列的技術(shù)規(guī)范提高行政效率與規(guī)范檔案管理，是我們現(xiàn)在應(yīng)該考慮且應(yīng)該努力去突破與實(shí)現(xiàn)的。以下是筆者的展望與構(gòu)想：

一、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

現(xiàn)在大數(shù)據(jù)是眾人皆知的話題與新興詞，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)中網(wǎng)絡(luò)直播帶貨還是教育上大學(xué)教師網(wǎng)課后臺(tái)學(xué)生學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，都是利用互聯(lián)網(wǎng)在后臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合與分析。隨著現(xiàn)在用人單位的多樣化，以及當(dāng)事人跳槽與頻繁換工作的現(xiàn)狀，建立一個(gè)統(tǒng)一管理的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以最大限度地加大地域間聯(lián)系與溝通交流，隨時(shí)可以調(diào)用相關(guān)檔案信息。

二、多部門協(xié)調(diào)與規(guī)范檔案管理

過(guò)去交叉管理引起的檔案多部門雙重管理，使得一些工作重復(fù)做，加大了管理部門人員的工作壓力，并且做了很多無(wú)用的工作。在如今信息化的時(shí)代，如果各部門能夠有效地進(jìn)行溝通與協(xié)作，將檔案管理工作做合理規(guī)范，制定一系列的文件規(guī)范。在進(jìn)行檔案的調(diào)配與管理過(guò)程中多一些有效地方式去運(yùn)作管理，上級(jí)管理部門對(duì)下級(jí)管理部門做出指導(dǎo)與批評(píng)指證，這樣的有校溝通與協(xié)調(diào)必然會(huì)提高工作效率，減少檔案管理的失誤。

三、實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)時(shí)、實(shí)地轉(zhuǎn)移

當(dāng)事人往往在一地進(jìn)行工作或?qū)W習(xí)后，檔案會(huì)跟隨自己的學(xué)習(xí)或者工作單位收錄進(jìn)對(duì)應(yīng)的部門進(jìn)行管理。如果檔案沒(méi)有跟隨當(dāng)事人進(jìn)行實(shí)時(shí)地轉(zhuǎn)移與收錄，那么異地管理會(huì)影響當(dāng)?shù)氐臋n案管理工作，不僅會(huì)加大當(dāng)?shù)貦n案容量，還會(huì)加大需取檔案人員的路途費(fèi)用。若此地人事在當(dāng)事人進(jìn)行調(diào)換工作與工作單位轉(zhuǎn)移結(jié)束時(shí)，及時(shí)與相關(guān)人員取得聯(lián)系，進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移與保存，那么后續(xù)的管理會(huì)分工明確，不會(huì)出現(xiàn)之前的部門管理交叉，一事多辦的情況。

四、檔案存取程序嚴(yán)格化

在之前的檔案管理過(guò)程中，有出現(xiàn)過(guò)當(dāng)事人冒用他人的信息調(diào)取其他人的檔案的情況，為避免此種情況再次出現(xiàn)，侵犯當(dāng)事人的權(quán)益，相關(guān)部門在進(jìn)行制作一系列的規(guī)范以后要實(shí)際落實(shí)，在檔案存取方面要嚴(yán)格管理，不能出現(xiàn)以前的盜用、冒用的情況。這樣，既是對(duì)當(dāng)事人的不負(fù)責(zé)任，也是部門管理工作人員的疏忽造成的結(jié)果。建立合理合法的檔案存取制度，在存取檔案的程序方面做出規(guī)范化，最大程度地減少檔案的丟失與誤用，是從根源上解決問(wèn)題的有效方式之一。

五、全面構(gòu)建電子檔案信息系統(tǒng)

過(guò)去的紙質(zhì)檔案，不僅對(duì)工作人員的搬運(yùn)和歸類帶來(lái)很大的困擾和麻煩，而且紙張的損壞與污染也是影響檔案存放的重要因素?，F(xiàn)在信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展與精進(jìn)，如何利用好這一媒介，是我們管理部門應(yīng)該納入考慮范圍，并且去實(shí)施的一項(xiàng)重要工作。制作一對(duì)一的電子檔案，是緊跟時(shí)代發(fā)展，并立足于現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展的重要舉措，應(yīng)適時(shí)宜的落實(shí)，推進(jìn)檔案管理的穩(wěn)步健康發(fā)展。

六、結(jié)語(yǔ)

雖然檔案管理在近幾年出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，但是其重要作用一直不容小覷。相關(guān)部門在立足現(xiàn)狀后，制定一系列的政策和制度，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，改善現(xiàn)有的問(wèn)題，不僅是明智之舉，更是利國(guó)利民，提高行政效率之舉。

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