淺談園林電子文件檔案化管理存在的問(wèn)題與措施

王紅紅

摘 要： 園林是為人類創(chuàng)造良好的生存環(huán)境，創(chuàng)造園林式的綠化空間的場(chǎng)所。近年來(lái)，隨著全國(guó)各個(gè)城市市政建設(shè)的推進(jìn)，園林?jǐn)?shù)量的不斷增加，園林檔案管理的成了一道難題，提高園林檔案管理水平，成了當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前園林檔案管理中存在很多問(wèn)題，像檔案管理意識(shí)落后、園林工程管理電子文件不規(guī)范、管理人員素質(zhì)有待提高等等方面。基于此，本文首先分析了園林電子文件檔案化管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)性提出對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞： 園林電子文件;問(wèn)題;措施

【中圖分類號(hào)】G27 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-3733（2020）08-0298-01

園林檔案是城市建設(shè)檔案的重要組成部分。它真實(shí)記錄了園林規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、管理和科學(xué)研究等活動(dòng)過(guò)程，為城市建設(shè)、改造與發(fā)展提供了重要依據(jù)。也是美化環(huán)境創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市重要活動(dòng)的真實(shí)記錄。管好園林檔案，對(duì)提高城市品位，促進(jìn)城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。但在這個(gè)建設(shè)過(guò)程中有太多的檔案要記錄。記錄期間也遇到了很多的難題。因此怎么提高園林檔案管理水平呢？解決這些難題呢？下面就對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的闡述。

1 園林電子文件檔案化管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理相關(guān)人員意識(shí)落后

園林單位檔案管理人員管理信息化意識(shí)落后，認(rèn)為檔案管理工作采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的方法即可，沒(méi)有必要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，更何況檔案管理信息化建設(shè)還需要資金的支持。檔案管理信息化意識(shí)落后是當(dāng)前檔案管理人員普遍存在的問(wèn)題，究其原因，管理人員缺乏與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)取精神，未能充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理建設(shè)對(duì)園林檔案管理工作乃至單位健康發(fā)展的重要影響。

1.2 管理保護(hù)園林電子文件不規(guī)范

有的單位疏于資料管理，由于園林個(gè)各文件之間會(huì)有空間和時(shí)間變換交叉。管理不當(dāng)，就容易造成原始文件丟失。還有一些比較重要的園林工程資料，在使用時(shí)僅有復(fù)印件，違背了“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件"的工程檔案基本要求。另外，個(gè)別園林信息管理人員更換頻繁，資料移交時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，造成了園林工程檔案資料的遺失。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

園林檔案管理需要具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能對(duì)檔案科學(xué)合理的歸類和管理同時(shí)需要專人來(lái)負(fù)責(zé)平日里檔案的管理，材料的更新以及相關(guān)數(shù)據(jù)入網(wǎng)。而在實(shí)際上雖然電子檔案的出現(xiàn)，提高了工作效率，但由于大多數(shù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差，缺乏必要的計(jì)算機(jī)知識(shí)，不能熟練操作計(jì)算機(jī)，給電子文件的歸檔和管理帶來(lái)了許多不便。這就需要檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自己的綜合素質(zhì)，從而能夠熟練掌握和操作計(jì)算機(jī)。

2 園林電子文件檔案化管理存在的問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

2.1 制定關(guān)于檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，必須要根據(jù)本單位的實(shí)際情況和檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)制定關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。為了確?？傮w規(guī)劃的實(shí)用性，要對(duì)本單位的發(fā)展特點(diǎn)、目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)的分析和論證，在此基礎(chǔ)上制定檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃。要逐步形成以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的現(xiàn)代化管理模式，努力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)于園林單位而言，做好檔案信息化管理工作的前提是要對(duì)這項(xiàng)工作引起足夠的重視，特別是要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作對(duì)單位發(fā)展的積極意義，應(yīng)更新觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)。而且現(xiàn)在由于計(jì)算機(jī)的廣泛普及和應(yīng)用，辦公自動(dòng)化已成為一種趨勢(shì)和必然。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員，要不斷深化管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，確保檔案信息化管理工作能夠順利進(jìn)行。

2.2 規(guī)范保管和保護(hù)園林電子文案

電子文件是以磁性介質(zhì)為載體的，與傳統(tǒng)載體的紙張相比較，存在性能不穩(wěn)定、保存時(shí)間短的實(shí)際問(wèn)題，以及人員更換后的一些后續(xù)問(wèn)題。所以用條理規(guī)范的方法來(lái)管理電子文件十分重要，因此為了防止因計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代導(dǎo)致無(wú)法讀取電子文件，或者因管理檔案人員更換而造成文案的丟失，必須把電子文件統(tǒng)一存儲(chǔ)為通用格式，使電子文件更具獨(dú)立性，即使在新的軟硬件環(huán)境下同樣可以繼續(xù)使用或再換一個(gè)管理員也可以輕松的了解找的各個(gè)文案所在位置。保存一段時(shí)間后，根據(jù)電子文件的內(nèi)容和數(shù)量的實(shí)際，最好將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存刻錄在光盤上保存或存在U盤上。光盤每4年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次。必須注重防火、防水、防靜電，確保存放安全，保持電源穩(wěn)定，合理控制溫濕度，保持庫(kù)房清潔。對(duì)磁（光）盤的保存，環(huán)境空氣相對(duì)濕度應(yīng)控制在攝氏14 -24攝氏度。

2.3 提高管理人員的能力

建設(shè)高水平的園林檔案管理隊(duì)伍，首先從現(xiàn)在正處于管理檔案人員這個(gè)職位上的工作者來(lái)說(shuō)。在信息化時(shí)代，檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到提高自身素質(zhì)的重要性，不僅要積極參加各種培訓(xùn)課程，還要利用業(yè)余時(shí)間“充電”，夯實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，努力提高計(jì)算機(jī)操作水平，確保自己的專業(yè)素質(zhì)能夠滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。再者就是從企業(yè)招聘管理檔案人員來(lái)說(shuō)，企業(yè)可以采取以下措施：一是提高園林檔案管理人員入職的門檻，在錄用園林檔案管理人員時(shí)有必要對(duì)其專業(yè)進(jìn)行限制，招收一批與檔案管理專業(yè)有關(guān)的具備專業(yè)素質(zhì)的人員，充實(shí)到檔案管理的隊(duì)伍中來(lái)。二是加大園林檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)于已有的園林檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，經(jīng)培訓(xùn)后考核合格者才能繼續(xù)從事檔案管理工作。三是加強(qiáng)考核力度，制定有針對(duì)性的考核辦法，通過(guò)常規(guī)考核和突擊考核的辦法，提高園林檔案管理隊(duì)伍的紀(jì)律性。四是通過(guò)評(píng)選先進(jìn)的方式，調(diào)動(dòng)園林檔案管理人員的積極性，從而創(chuàng)新園林檔案管理的辦法，優(yōu)化園林檔案管理的工作流程，提高園林檔案管理的質(zhì)量。最后不管是現(xiàn)在已經(jīng)是檔案管理人員，還是馬上成為檔案管理人員都要積極轉(zhuǎn)變舊有的管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，努力適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要。

結(jié)語(yǔ)：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的經(jīng)濟(jì)水平提高，國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、生態(tài)五位一體社會(huì)建設(shè)的推進(jìn)，于此同時(shí)建立園林檔案必定受到重視，因此提高園林檔案管理水平也是極其重要，它不但能記錄單個(gè)園林建設(shè)的過(guò)程，能描繪出整個(gè)園林建設(shè)的軌跡，更能反映出社會(huì)建設(shè)中的一些得失，這無(wú)疑會(huì)為以后的園林建設(shè)和社會(huì)建設(shè)，提供借鑒，據(jù)往知來(lái)，發(fā)揚(yáng)成功的經(jīng)驗(yàn)，吸取失敗的教訓(xùn)，把園林建設(shè)、市政建設(shè)、社會(huì)建設(shè)推向更高的水準(zhǔn)。使我們可以建設(shè)更美好的園林，過(guò)上更舒適的生活。

參考文獻(xiàn)

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