小議職業(yè)院校圖書館檔案管理策略

摘?要：職業(yè)院校的圖書館需要有專門的檔案管理人員，通過檔案的管理能夠追蹤到圖書的收藏路徑，查詢到許多珍貴的資料，對于圖書管理具有指導(dǎo)性的作用，因此，作為職業(yè)院校一定要加強(qiáng)圖書館的檔案管理工作，對于檔案的管理人員要能夠做好培訓(xùn)工作，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，通過實際的培訓(xùn)能夠提高管理人員的工作能力，同時還必須要結(jié)合信息技術(shù)的使用，才能使檔案管理工作更為科學(xué)、有效地進(jìn)行。職業(yè)院校圖書館中的檔案分為文件檔案和文書檔案兩種，做好對這兩種檔案的管理有重要意義。當(dāng)前的高校圖書館檔案管理工作存在著檔案管理工作不規(guī)范、效率低;數(shù)字建設(shè)化緩慢等問題。作為職業(yè)院校的圖書管理者要通過系統(tǒng)的整理，能夠做到拓展工作業(yè)務(wù)水平，保管好圖書檔案中文件檔案和文書檔案，做到分類具體詳細(xì)、科學(xué)合理。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;圖書館;檔案管理;策略

隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)在職業(yè)院校都普及了網(wǎng)絡(luò)，圖書館的檔案管理也逐步進(jìn)入信息化時代，高校圖書館檔案管理實現(xiàn)信息化應(yīng)該做到：做好計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，合理開發(fā)職業(yè)院校的圖書館資源，做到系統(tǒng)化，通過信息化來節(jié)省人力資源，快捷地做好保管工作，圖書館的工作具有重要的珍藏和研究價值。信息時代的到來人們越來越追求安全、高效、便捷的工作和生活，圖書館檔案管理也不例外。因此，高效圖書館應(yīng)該緊跟時代步伐，對檔案管理工作進(jìn)行改革，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)實現(xiàn)信息化管理。

一、 職業(yè)院校圖書館檔案的特點(diǎn)及其管理的重要性

職業(yè)圖書館中的檔案主要分為文件檔案和文書檔案兩類。文件檔案記錄了圖書館在各階段的各項工作情況，其取得的成果和教訓(xùn)，為職業(yè)院校圖書館日后的發(fā)展提供了參照，有利于指定其發(fā)展規(guī)劃。文書檔案是職業(yè)院校圖書館自身的文件，是圖書館日常工作和活動中保存下來的有價值的文書記錄。這些文書文件有會議記錄，還有一些影視資料、財產(chǎn)資料等，這些文件內(nèi)容豐富，往往具有保留價值，所以保留時間長。它的內(nèi)容不僅包括珍貴的各種文獻(xiàn)典籍、歷史文物，甚至還有借閱登記的記錄等。這些文件是研究一個高校及其圖書館的重要資料，是圖書館檔案價值的集中體現(xiàn)。對這類檔案的管理為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)研究等提供了資源。要想加強(qiáng)對這兩類檔案的管理，就要提高檔案建設(shè)水平，完善檔案體系。這不僅能促進(jìn)圖書館自身的管理工作，還能促進(jìn)其他各項工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而提高其整體的實際工作水平。

二、 職業(yè)院校圖書館檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作不規(guī)范、效率低

因為職業(yè)院校圖書館開展檔案管理的工作不長，在工作中難以實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。一些業(yè)務(wù)部門對歸檔范圍和檔案管理人員不清楚，這給檔案管理員的工作帶來困擾，他們很難及時收到范圍廣泛、內(nèi)容豐富、質(zhì)量高的檔案。再加上檔案管理的制度還有待完善，檔案管理人員在工作中還缺少工作的積極性和主動性，工作能力不高，這就導(dǎo)致他們工作中出現(xiàn)斷檔、缺檔的問題，忽視對檔案資料的登記、分類編目、加工利用等工作，這就導(dǎo)致了檔案管理工作混亂、效率不高。

（二）檔案管理工作較原始

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代，圖書館的檔案管理工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，做好檔案資源數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)。但是當(dāng)前很多高校圖書館沒有做好相關(guān)建設(shè)，檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工存取方式，檢索速度慢、工作效率低。紙質(zhì)檔案與電子檔案、影像資料檔案相比仍占有很大的比重。紙質(zhì)檔案資料具有管理繁重，查找困難等多種不便。

三、 職業(yè)院校圖書館檔案管理策略

（一）做好檔案管理室的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案管理室的信息化進(jìn)程需要有硬件設(shè)備的跟進(jìn)，大多數(shù)高校圖書館的日常工作如文獻(xiàn)借閱、情報服務(wù)等都由計算機(jī)完成，圖書館檔案管理工作也可以充分運(yùn)用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)相關(guān)建設(shè)。計算機(jī)中有專門的管理軟件在實際工作中，還可以利用網(wǎng)絡(luò)搭建圖書館檔案室，在圖書館服務(wù)窗口，讓學(xué)生進(jìn)入檔案室，可以與館員直接聯(lián)絡(luò)。此外利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，做好圖書館檔案管理工作，還要注意做好相關(guān)的安全防范系統(tǒng)。在日常工作中，做好對安全防范系統(tǒng)的完善和維護(hù)，使其中的檔案信息資源不被失密、泄密，這樣才能保證高校圖書館的檔案管理工作能正常、穩(wěn)定的運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案管理信息化的運(yùn)用為今后的查找?guī)碓S多便利，如果想要找某本書，只要輕輕敲擊鍵盤，就能夠自動進(jìn)行檢索，不需要管理人員進(jìn)行詳細(xì)的查找。

（二）檔案管理要實現(xiàn)信息化

隨著信息化時代的到來，計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，檔案資源向共享性、數(shù)字化和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)的一個重要特點(diǎn)就是資源共享，收集、分類、檢索、傳遞等圖書館檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，這不僅方便了本校的教師和學(xué)生，還為遠(yuǎn)程用戶提供了服務(wù)。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)主的實物保存的工作形式，給高校圖書館檔案管理工作帶來了很高成本，也不利于信息資源的檢索、傳遞和共享。信息化技術(shù)的應(yīng)用，高校圖書館檔案管理工作出現(xiàn)了數(shù)字文件，數(shù)字文件的修改、復(fù)制、歸檔、傳遞等工作都十分高效。此外，信息化技術(shù)在高校圖書館檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅降低了成本、還方便查找和添加，對于現(xiàn)在的工作方法來說，具有創(chuàng)新性和實用性。建立起完善的檔案信息管理系統(tǒng)，方便了工作人員的管理和用戶的查詢利用。由此可見，信息技術(shù)的應(yīng)用改變了高校圖書館檔案管理工作的方式，開發(fā)了它更多的優(yōu)勢。因此，高校圖書館檔案管理工作實現(xiàn)信息化是其必然趨勢。

（三）對職業(yè)院校圖書館檔案管理工作人員的職業(yè)能力進(jìn)行培訓(xùn)和提高

信息化時代對圖書館的檔案管理人員提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理只要做到心細(xì)、認(rèn)真工作就行了，但是，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理需要工作人員能夠具備計算機(jī)的使用技術(shù)，能夠靈活地進(jìn)行文字錄入和書籍的錄入，要能夠針對計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計以及運(yùn)營維護(hù)等各個方面進(jìn)行研究，對此，各大高校圖書館檔案管理部門相關(guān)工作人員必須對自身的職能范圍進(jìn)行綜合考慮，從而保證計算機(jī)系統(tǒng)正常有序工作。與此同時，各大高校圖書館檔案管理所使用的計算機(jī)系統(tǒng)需要根據(jù)手工系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置，并且涉及的每一項數(shù)據(jù)內(nèi)容均由相同專業(yè)高校圖書館檔案管理工作人員進(jìn)行記錄完成。對檔案管理人員工作職責(zé)進(jìn)行合理的分配，不僅能夠有效保證高校圖書館檔案管理資料信息的獨(dú)立性、正確性以及完整性，進(jìn)而有效提升高校圖書館檔案管理的科學(xué)化水平控制。

總起來說，職業(yè)學(xué)院的圖書館檔案管理人員要想做好本職工作，就要做到與時俱進(jìn)，緊跟時代的步伐，能夠?qū)W習(xí)先進(jìn)的管理方法，掌握信息化的管理模式，努力提高自身的工作能力，為職業(yè)院校的圖書館的檔案保存奉獻(xiàn)自己的一分力量。

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作者簡介：

葉思思，四川省眉山市，眉山職業(yè)技術(shù)學(xué)院。