信息時代文秘工作及檔案管理

張銘軒

摘要：文秘工作和檔案管理有著密不可分的關(guān)系，二者之間相互發(fā)展、相互聯(lián)系。文秘工作是檔案管理的基礎(chǔ)，只有文秘工作做好，檔案管理才能更具精準(zhǔn)性。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，文秘工作和檔案管理都離不開計算機，尤其是從公文生成到檔案管理都需要依靠計算機系統(tǒng)來完成。隨著信息化時代的到來，文秘工作和檔案管理逐漸實現(xiàn)一體化辦公，所以本文就信息時代文秘工作及檔案管理進行分析討論，促使文密工作和檔案管理在信息時代背景下實現(xiàn)優(yōu)化、創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時代;文秘工作;檔案管理

前言：

傳統(tǒng)的文秘工作及檔案管理都是由人工操作完成，這種工作模式不僅工作效率低，而且還會出現(xiàn)錯誤和漏洞。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文秘工作及檔案管理逐漸實現(xiàn)一體化，不僅減少人力資源成本的投入，而且還提高了工作質(zhì)量和效率。雖然很多企事業(yè)單位實行文秘工作及檔案管理一體化工作模式，但是在應(yīng)用中還存在諸多問題，所以要想讓文秘工作及檔案管理一體化作用發(fā)揮出來，就要將存在的問題進行有效解決，這樣才能提高文書檔案質(zhì)量。

一、信息時代文秘工作和檔案管理存在的問題

（一）文秘人員缺乏檔案意識

傳統(tǒng)的文秘工作是由工作人員手工進行處理。隨著信息時代的發(fā)展，大部分文秘工作人員還沒有從傳統(tǒng)的工作模式中掙脫出來，致使在應(yīng)用計算機系統(tǒng)時，無法適應(yīng)這嚴(yán)重影響了文秘工作及檔案管理的一體化發(fā)展。企事業(yè)單位要想讓文秘工作及檔案管理實現(xiàn)一體化，就要轉(zhuǎn)變文秘人員的工作理念，加強文秘人員對辦公自動化的認(rèn)識和應(yīng)用。

（二）文書檔案缺乏規(guī)范性

在實際工作中，有的檔案管理人員出現(xiàn)檔案版面混亂、記錄不全、文檔使用不當(dāng)、編號錯誤、原稿不全等問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案的規(guī)范管理，讓檔案管理完整性、安全性和美觀性受到了嚴(yán)重的影響。

（三）管理人員素質(zhì)不高

由于很多企事業(yè)單位的文秘工作及檔案管理從業(yè)者不是專業(yè)人員，導(dǎo)致文秘工作及檔案管理工作中時常出現(xiàn)工作人員素質(zhì)不高。雖然有的非專業(yè)文秘工作及檔案管理從事者，在入職崗位前接受了一系列培訓(xùn)，但其業(yè)務(wù)精準(zhǔn)度和專業(yè)度無法滿足時代的發(fā)展需求，這嚴(yán)重影響了文書存檔質(zhì)量和管理。

二、信息時代文秘工作和檔案管理的改進措施

（一）強化管理意識，提高檔案管理工作的保密性

檔案管理工作的要求性很高，不僅要求管理人員要具備扎實的專業(yè)技能及現(xiàn)代化信息檔案管理技能，而且還要有較強的責(zé)任感、恪盡職守的工作態(tài)度，所以企事業(yè)單位要加強管理人員的管理意識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促使自身成為即備專業(yè)技能又備信息技能的綜合型檔案管理人才。雖然信息技術(shù)給檔案管理工作提供了一定的方便性，但同時也給檔案管理的保密性帶來了隱患，為了提高檔案管理工作的保密性，文秘人員在工作時要注意以下幾點：①文秘人員在用計算機進行工作時，一定要確保計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和使用軟件健康;②文秘人員在進行檔案管理時，要使用企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，避免黑可通過外網(wǎng)連接進入檔案，導(dǎo)致檔案文件遭到丟失或篡改;③在檔案管理文檔中設(shè)置進入密碼，只有知道密碼才能進入，還可以設(shè)置訪問權(quán)限，將領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員設(shè)為擁有訪問權(quán)，其他人員在進入檔案時要進行申請，根據(jù)申請程序進入文檔。

（二）明確部門職責(zé)，加強制度建設(shè)

文秘人員在工作中一定要遵守《中華人員共和國檔案法》。文秘人員在工作時要按照相關(guān)要求，對檔案中的文件進行統(tǒng)一保管，并根據(jù)文件的變化，將文檔進行分類、歸納，只有這樣才能確保檔案規(guī)范管理。文秘人員要是辭離崗位時，要及時將有關(guān)工作進行清交，避免檔案的安全性和完整性受到影響。另外，企事業(yè)單位還要明確各部門職責(zé)，并建立相應(yīng)的工作程序和管理制度，加強公文審核簽發(fā)制度，同時還要加強建設(shè)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理，讓企業(yè)內(nèi)部員工能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共傳。檔案管理人員要加強與各部門之間的聯(lián)系，做到及時收發(fā)文件，避免文件材料丟失或者遺漏?？偟膩碚f，只有做好檔案基礎(chǔ)收集工作，才能豐富檔案存儲材料，規(guī)范檔案管理工作，進而為企業(yè)的發(fā)展提供支撐。

（三）引進現(xiàn)代技術(shù)，提高文秘人員的工作技能

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的文件傳輸設(shè)備和檔案存儲工具，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代技術(shù)的管理需求，傳統(tǒng)的工作模式和方法不僅工作效率低，而且還會出現(xiàn)各種錯誤和漏洞。因此企業(yè)要想在信息時代背景下穩(wěn)定發(fā)展，就要與時俱進，引進現(xiàn)代管理技術(shù)，提高文檔儲存管理水平，讓文秘工作及檔案管理逐漸實現(xiàn)辦公自動化管理，只有這樣企業(yè)才能跟隨時代的發(fā)展，滿足社會發(fā)展需求。由于文秘工作涉及的內(nèi)容較為繁多復(fù)雜，既要為企業(yè)發(fā)展謀劃策略，也要為員工分發(fā)傳達文件，所以文秘文員在工作中一定要將文件進行分類歸納整理，避免文件出現(xiàn)遺漏或者重復(fù)。企業(yè)要想讓文秘人員對文件進行有效的分類歸納整理，就要做到以下幾點：①讓電子檔案資料管理實現(xiàn)自動化，只有讓電子檔案資料管理實現(xiàn)自動，才能讓文秘人員在整理、收集護實現(xiàn)第一時間上傳和發(fā)送，可以提高文件資料的有效性、完整性、及時性;②構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，企業(yè)要在內(nèi)部構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，提高企業(yè)內(nèi)部檔案管理的共享性，讓各部門的之間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案互利共享，避免重要文件無法在第一時間傳達，進而影響文件的實效性;③加強對文秘人員的相關(guān)培訓(xùn)，定期對文秘人員進行相關(guān)技能培訓(xùn)和相關(guān)技能知識講座，提高文秘人員的信息技能、網(wǎng)絡(luò)技能和專業(yè)技能，只有加強對文秘人員的技能培訓(xùn)，才能讓文秘人員更好的勝任其崗位，進而更好的服務(wù)于企業(yè)。

結(jié)語：

綜上所述，文秘工作及檔案管理對企事業(yè)單位的發(fā)展有著很大的作用。在信息時代背景下，文秘工作及檔案管理逐漸實現(xiàn)一體化，但在實際應(yīng)用文秘人員缺乏檔案意識，管理人員素質(zhì)不高，文書檔案缺乏科學(xué)性。面對這些問題，企事業(yè)單位要強化管理意識，加強制度建設(shè)，提高檔案管理工作的保密性，引進現(xiàn)代技術(shù)，提高文秘人員的工作素質(zhì)，促使文秘工作及檔案管理從根源上實現(xiàn)一體化。

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