三級(jí)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀研究

王永鋒

摘? 要：近年來(lái)，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革日益深化，三級(jí)醫(yī)院作為大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其檔案管理工作的是否完善對(duì)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)和行政管理都具有重要影響。因此，完善三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。該文通過(guò)對(duì)三級(jí)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析研究，指出了檔案管理中目前存在的一些相關(guān)問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題有針對(duì)性地提出了相應(yīng)的改進(jìn)和優(yōu)化策略，以期更好地構(gòu)建三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作模式，提高醫(yī)院檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：三級(jí)醫(yī)院? 檔案管理? 現(xiàn)狀? 問(wèn)題? 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.9 ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2020）08（b）-0248-03

Research on the Current Situation of Archives Management in Tertiary Hospitals

WANG Yongfeng

（Hebei People's Hospital， Shijiazhuang， Hebei Province， 050051 China）

Abstract： In recent years， the reform of medical and health services is deepening day by day. As a large-scale medical institution， whether the file management of the tertiary hospital is perfect or not has an important impact on the medical business and administrative management of the hospital. Therefore， it is of great significance for the development of the hospital to improve the archives management of the third level hospital. Based on the analysis of the current situation of archives management in tertiary hospitals， this paper points out some related problems existing in the archives management， and puts forward corresponding improvement and optimization strategies aiming at these problems， in order to better build the archives management mode of tertiary hospitals and improve the level of archives management in hospitals.

Key Words： Tertiary Hospital; Archives management; Current situation; Problems; Strategies

醫(yī)藥衛(wèi)生檔案作為醫(yī)院重要的信息資源，是推進(jìn)我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的依據(jù)和保障，它對(duì)提高醫(yī)院的整體管理水平、增加醫(yī)院效益和競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要意義。近年來(lái)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的日益深化，對(duì)三級(jí)醫(yī)院的檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)和要求。三級(jí)醫(yī)院作為大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其檔案管理工作的是否完善對(duì)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)和行政管理都具有重要影響。因此，三級(jí)醫(yī)院要適應(yīng)新的形勢(shì)，積極構(gòu)建三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作模式，不斷提高醫(yī)院檔案工作管理水平，從而更好地服務(wù)醫(yī)院行政、醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的發(fā)展。

1? 三級(jí)醫(yī)院檔案內(nèi)容概述

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在日常醫(yī)療、科研、教學(xué)等活動(dòng)過(guò)程中形成的原始記錄資料，包括病歷檔案、科研檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等，它們是醫(yī)院管理的重要工作環(huán)節(jié)，具有重要的參考價(jià)值，對(duì)醫(yī)院的管理和決策也具有重要意義和作用。醫(yī)院檔案具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、集成性、完整性、信息對(duì)象專(zhuān)屬性、載體形式多樣性和來(lái)源廣域性的重要特點(diǎn)。在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理時(shí)，要對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、檢索、編研、鑒定和統(tǒng)計(jì)，要保管和開(kāi)發(fā)利用好檔案信息資源，做好信息的實(shí)體統(tǒng)計(jì)和管理工作。

2? 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的重要性

醫(yī)院檔案管理能夠有效提高醫(yī)院的社會(huì)服務(wù)水平，是醫(yī)院管理水平的決定性因素和科學(xué)化實(shí)踐。在醫(yī)療過(guò)程中將各類(lèi)醫(yī)療信息進(jìn)行系統(tǒng)、全面的收錄和整理，可以為醫(yī)院的科研、教學(xué)、培訓(xùn)、醫(yī)療等活動(dòng)提供準(zhǔn)確的資料支持，為醫(yī)院管理層進(jìn)行科學(xué)決策提供合理化的指導(dǎo)和參考。檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院日常醫(yī)療工作的開(kāi)展以及醫(yī)患關(guān)系的協(xié)調(diào)也具有推動(dòng)作用，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理工作中引入信息技術(shù)，有效推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理模式的改革。記錄準(zhǔn)確的電子信息檔案資料可以方便醫(yī)生和患者進(jìn)行隨時(shí)獲取和查詢(xún)，可以讓雙方都及時(shí)了解患者在醫(yī)療過(guò)程中的各項(xiàng)診斷資料，為進(jìn)一步進(jìn)行醫(yī)療診治提供充分的資料，從而有效改善和推動(dòng)醫(yī)患關(guān)系，累積醫(yī)院在公眾中的口碑，提高醫(yī)院在社會(huì)中的好感度和知名度。由此可見(jiàn)，科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理模式可以有效促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。目前，在我國(guó)三級(jí)醫(yī)院的檔案工作中，還存在一些問(wèn)題和不足之處，需要在檔案管理內(nèi)容和形式上進(jìn)行進(jìn)一步的完善和創(chuàng)新。并以醫(yī)療管理體制要求為指導(dǎo)，進(jìn)行系統(tǒng)性和戰(zhàn)略性的調(diào)整，通過(guò)改革醫(yī)院檔案管理模式，可以對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)行進(jìn)行優(yōu)化，從而更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)服務(wù)和管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。醫(yī)院檔案管理工作還需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，不斷與時(shí)俱進(jìn)，貫穿醫(yī)院管理的整個(gè)過(guò)程;要兼具連續(xù)性和服務(wù)性，形成一個(gè)能夠檢索、傳遞、共享和分析各種信息的完整體系，使醫(yī)院檔案管理更為科學(xué)化和合理化。

3? 三級(jí)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 認(rèn)識(shí)模糊，缺乏專(zhuān)業(yè)管理人員

對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足是當(dāng)前三級(jí)醫(yī)院在檔案管理工作中存在的共性問(wèn)題，很多醫(yī)院案管理部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，都是由行政人員、醫(yī)技、護(hù)士等其他部門(mén)工作人員兼職或其他部門(mén)轉(zhuǎn)崗人員從事。這些人員專(zhuān)業(yè)性差、素質(zhì)參差不齊，在工作過(guò)程中對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)模糊，重視程度和專(zhuān)業(yè)精神也不足，很難從事好專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作，滿(mǎn)足醫(yī)院發(fā)展需求。而且很多醫(yī)院為了醫(yī)院發(fā)展只注重醫(yī)療人員的管理與素質(zhì)培養(yǎng)，對(duì)于檔案管理工作和管理人員素質(zhì)的提高則沒(méi)有納入醫(yī)院的整體規(guī)劃中，使得醫(yī)院檔案管理工作在信息化發(fā)展等方面進(jìn)展緩慢。另外，很多醫(yī)院從事檔案管理工作的人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，工作觀念落后，專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)也不符合檔案管理的實(shí)際需求，造成檔案管理的完整性和持續(xù)性嚴(yán)重匱乏，醫(yī)院檔案信息的利用和管理效率大大降低。另外，醫(yī)院的檔案管理工作也沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理模式，檔案的收集管理也不夠完整和規(guī)范，在一定程度上制約了醫(yī)院的檔案管理的整體改革和創(chuàng)新。

3.2 檔案管理工作種類(lèi)繁多、利用率低

三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作目前檔案管理種類(lèi)比較多，管理人員素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)度又存在一定的欠缺，對(duì)一些基礎(chǔ)病例和影像檔案等管理不到位，傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式依然占據(jù)檔案管理的主體，使得檔案的查詢(xún)工作時(shí)耗時(shí)耗力，且反復(fù)查閱不僅造成檔案損壞，還降低了檔案利用率。因此，當(dāng)前傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前的檔案管理工作需要，信息化檔案管理工作的改革勢(shì)在必行。

3.3 硬件設(shè)施不完善，信息化發(fā)展滯后

目前很多三級(jí)醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施還不夠完善，很多醫(yī)院的綜合檔案室和庫(kù)房面積狹小，檔案設(shè)備比較陳舊，檔案存放柜不足，有的甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案存放場(chǎng)所，只分散存在各職能科室中。而且很多醫(yī)院檔案信息化發(fā)展嚴(yán)重滯后，以人工采集、檢索、融合檔案信息為主，沒(méi)有建立起規(guī)范的檔案信息化管理系統(tǒng)，沒(méi)有通過(guò)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)規(guī)范收集和管理檔案，與醫(yī)院的發(fā)展需要脫節(jié)，檔案管理技術(shù)過(guò)時(shí)。

3.4 檔案管理機(jī)制缺乏，制度體系不完善

三級(jí)的醫(yī)院檔案管理工作具有管理種類(lèi)繁多、內(nèi)容涉及面廣泛的特點(diǎn)，覆蓋了醫(yī)院發(fā)展的各個(gè)方面的業(yè)務(wù)內(nèi)容，包括醫(yī)療、科研、教學(xué)、日常管理等。國(guó)內(nèi)三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作還沒(méi)有建立起科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度體系，管理機(jī)制不夠健全，無(wú)法用統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行合理化的管理，這些無(wú)形中加大了醫(yī)院檔案管理工作的難度。由于對(duì)檔案歸檔職責(zé)不明確，使檔案缺乏全面性和完整性，有很多信息是重復(fù)收集，或是出現(xiàn)檔案信息遺漏、缺失。檔案管理無(wú)序、任務(wù)分配不清晰，特別是欠缺科學(xué)合理的檔案管理考核評(píng)價(jià)體系，考核落實(shí)不到位，大大降低了醫(yī)院檔案管理的效果，使醫(yī)院的整體工作管理水平也被拉低。

4? 三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化策略

4.1 通過(guò)建章立制來(lái)有效完善檔案管理服務(wù)機(jī)制

提高三級(jí)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，高度重視各項(xiàng)檔案管理細(xì)節(jié)工作的開(kāi)展，通過(guò)建立完善的檔案管理體系和健全的管理制度流程，并理順?lè)?wù)機(jī)制，加強(qiáng)與醫(yī)院其他各部門(mén)之間的溝通與合作，完善檔案管理的各個(gè)流程與環(huán)節(jié)，推陳出新，添加合理的、符合當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)需要的更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的內(nèi)容，制定統(tǒng)一的三級(jí)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展。同時(shí)，醫(yī)院還要注重對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核，通過(guò)合理化的考核體系的構(gòu)建來(lái)對(duì)檔案管理工作的效果和質(zhì)量進(jìn)行全面的審核和監(jiān)督，可以通過(guò)建立相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、有效的監(jiān)督機(jī)制來(lái)提高檔案管理工作的科學(xué)性和條理性，從而使醫(yī)院檔案管理工作更為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，促進(jìn)醫(yī)院整體管理工作的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

4.2 改進(jìn)三級(jí)醫(yī)院檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展

三級(jí)醫(yī)院的檔案管理有很還在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)和影像方式進(jìn)行，這種管理方式使檔案信息在保存時(shí)容易因外部環(huán)境改變而出現(xiàn)一些問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢(shì)下，醫(yī)院要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，充分利用一切資源展開(kāi)檔案管理。及時(shí)更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，加大硬件設(shè)備的購(gòu)置，將現(xiàn)代化的信息數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的快速合理地收集和歸檔，使檔案管理工作更為智能化，管理效率也進(jìn)一步提高。用先進(jìn)的檔案信息的管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案文件進(jìn)行歸檔、輸送和采集，并及時(shí)改造升級(jí)數(shù)據(jù)的軟件和計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存等相關(guān)的系統(tǒng)，有效提升三級(jí)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量及效率，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和智能化，滿(mǎn)足現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理的整體性需求。

4.3 提高人員整體素質(zhì)，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)

三級(jí)醫(yī)院要在檔案管理工作中，組建一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍，提高管理人員的管理意識(shí)和管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，培育高水平、強(qiáng)能力的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。要引入綜合性素養(yǎng)高、專(zhuān)業(yè)技能較強(qiáng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，來(lái)豐富醫(yī)院檔案管理人才隊(duì)伍，并注重對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，通過(guò)加大智能化檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，擬定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，培養(yǎng)檔案管理人員先進(jìn)的檔案管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化信息化管理來(lái)確保檔案管理工作人員對(duì)操作流程的掌握，進(jìn)一步提升檔案管理人員的技術(shù)水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平，確保醫(yī)院檔案管理工作能夠更為有效地發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)健康和可持續(xù)發(fā)展。

5? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是推進(jìn)我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的依據(jù)和保障，它對(duì)提高醫(yī)院的整體管理水平、增加醫(yī)院效益和競(jìng)爭(zhēng)力，使醫(yī)院能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展都具有重要的意義。因此，醫(yī)院要對(duì)檔案管理工作引起高度重視，要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并以時(shí)代發(fā)展需求為導(dǎo)向，采取有效措施，創(chuàng)新檔案管理工作新模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，從而有效提高醫(yī)院檔案管理的效率和水平，促進(jìn)醫(yī)院整體工作的穩(wěn)定協(xié)調(diào)發(fā)展。

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