淺談工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用及發(fā)展

摘 要：工程企業(yè)中最難管理的就是檔案，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的工程企業(yè)檔案管理方式已無法適應(yīng)時代的要求，急需對檔案管理方式進行升級和創(chuàng)新。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的基礎(chǔ)上，數(shù)字化的檔案管理方式被越來越多的企業(yè)應(yīng)用。分析工程檔案的特點和作用，了解應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理工程企業(yè)檔案的好處，進一步分析工程企業(yè)檔案在數(shù)字化管理中存在的一些問題，并提出相應(yīng)的解決措施，促使工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理朝著安全、高速的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工程企業(yè)檔案;數(shù)字化管理;應(yīng)用;發(fā)展

工程企業(yè)檔案是指企業(yè)在工程設(shè)計和工程建設(shè)過程中形成的具有儲存價值的文字或圖像，是對工程各個時期的詳細記錄，涉及工程設(shè)計和工程建設(shè)中的多個環(huán)節(jié)，是反應(yīng)工程活動的證據(jù)材料。隨著工程項目規(guī)模的擴大，工程企業(yè)檔案的內(nèi)容也變得越來越豐富，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和管理方式，已無法適應(yīng)當(dāng)前的查詢工作，因此，急需對工程企業(yè)檔案的管理方式進行創(chuàng)新。就目前的發(fā)展形勢來說，對工程企業(yè)檔案進行數(shù)字化管理是檔案管理發(fā)展的必然選擇。但是在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)對企業(yè)檔案進行管理時仍存在著一系列問題，如何解決這些問題，促進工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展是當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1 工程檔案的介紹

1.1 工程檔案的特點

1）完整性與系統(tǒng)性。工程檔案記錄著工程項目的所有環(huán)節(jié)，使項目有數(shù)據(jù)可依，使工程朝著精細化的方向發(fā)展。工程檔案對工程進行全程備案，有利于查詢項目的原始數(shù)據(jù)、分析工程中導(dǎo)致錯誤的原因、查詢項目的各項細節(jié)，實現(xiàn)項目管理的完整性與系統(tǒng)性。項目交工后如果出現(xiàn)問題，也可以利用工程檔案維護自身權(quán)益。

2）流動性與復(fù)雜性。工程檔案包括項目申請書、項目調(diào)查、項目決策等，涉及工程中的方方面面，且容易受到其他因素的影響，這就使工程項目具有較大的流動性。由于工程項目在開展過程中要協(xié)調(diào)各個專業(yè)，比如排水專業(yè)、電氣專業(yè)和建筑專業(yè)，只有這些專業(yè)互相配合、相互促進，才能保證工程按時按量的完成。由于專業(yè)龐多，這就使工程檔案具有了一定的復(fù)雜性。

3）細致性與完善性。工程檔案中包括多個專業(yè)、多個單位和多個環(huán)節(jié)，在記錄檔案時，要確保各環(huán)節(jié)的信息準(zhǔn)確無誤，因此對工作的要求十分細致。同時，工程檔案還要不斷完善和發(fā)展，發(fā)現(xiàn)檔案中的錯誤，或是哪項數(shù)據(jù)記錄不嚴謹，一定要及時改正，只有對檔案不斷地改正和補充，才能使檔案起到對工程詳細說明的作用。

1.2 工程檔案的主要作用

1）原始數(shù)據(jù)的憑證作用。工程檔案是在對現(xiàn)場數(shù)據(jù)進行詳細的考察后，通過相關(guān)人員的歸納和整理形成的檔案記錄，具有原始數(shù)據(jù)的證明作用，能對工程的每一個進展環(huán)節(jié)進行完整全面的記錄，可對工程的質(zhì)量評估提供原始憑證。由于工程檔案中包括很多原始數(shù)據(jù)，因此具有不可替代性，產(chǎn)生糾紛時也可作為保護自身利益的權(quán)威證據(jù)。此外，工程檔案中還包含多種現(xiàn)場記錄，記錄者只對事件進行了描述，過程中沒有加工和刪減，是對現(xiàn)場情況的真實記錄，因此也能起到憑證的作用。

2）技術(shù)資料的參考作用。工程檔案中包括在項目進行中使用的各種技術(shù)的資料記錄，當(dāng)遇到工程問題時，可對這些資料進行查看，在工程驗收時，可以按照工程檔案的現(xiàn)有記錄進行參考，然后在形成具體的驗收檔案。

2 工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的好處

2.1 使工程企業(yè)檔案管理起來更加便捷

一般來說，工程企業(yè)檔案數(shù)量繁多、種類復(fù)雜，在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，工程企業(yè)檔案被安放在一個特定的房間中，雖然會按照檔案的順序和編號進行排列，但是在使用時仍需要耗費大量的時間去尋找，因此傳統(tǒng)的檔案管理方式最大的缺點就是麻煩，在越來越追求速度和便捷的今天，這種方式被淘汰是必然的選擇。與之對比，數(shù)字化的檔案管理顯得十分方便，尋找檔案時只要在相關(guān)設(shè)備中輸入檔案的關(guān)鍵詞，就可以準(zhǔn)確快速的找到對應(yīng)的檔案。此時檔案的存儲和查詢都是由計算機來完成，節(jié)省了大量的人力，并且和傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化的管理方式使用起來更加迅速、有序，企業(yè)可以因此節(jié)省一大筆人力成本。

2.2 防止工程企業(yè)檔案損壞

傳統(tǒng)的工程企業(yè)檔案管理是指將企業(yè)的各種工程檔案打印在紙上，再對這些紙張進行整體和保存。但由于紙張在存儲和尋找的過程很容易遭受破壞，而且紙張不能永久保存，這就可能使企業(yè)出現(xiàn)因檔案損壞而造成損失的情況。數(shù)字化的檔案管理依靠計算機強大的信息庫對檔案進行存儲，不僅安全而且還擁有充足的存儲空間。檔案傳送到計算機上會在互聯(lián)網(wǎng)上進行備份，因此就算計算機出現(xiàn)故障遭到損害，也能在另一臺計算機上通過相關(guān)的技術(shù)使檔案恢復(fù)，保證工程企業(yè)檔案的完整。

2.3 使工程企業(yè)檔案更加安全

傳統(tǒng)的工程企業(yè)檔案管理方法，不僅容易丟失而且還有一定的安全隱患。徐州一家生產(chǎn)手表的工廠，工人在對檔案進行搬運時不慎將其中的一些檔案丟失，導(dǎo)致企業(yè)無法為員工繼續(xù)繳納社保和退休金，最后法院判決企業(yè)要給每位員工賠償6萬元的損失費，由此可見，檔案的丟失會給企業(yè)造成嚴重的影響，甚至?xí)o企業(yè)帶來倒閉的風(fēng)險。而數(shù)字化的檔案管理方式就不會存在這個問題，檔案不再是一項需要人工管理和人工操作的工作內(nèi)容，只需要依靠計算機就可以進行檔案的儲存和調(diào)取，既能防止檔案中的秘密外泄又能保證檔案的安全。

3 工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用存在的問題

3.1 數(shù)字化程度不高，檔案利用效率低下

目前大部分企業(yè)對工程企業(yè)檔案實行了數(shù)字化管理，但數(shù)字化管理的應(yīng)用范圍僅限于檔案目錄數(shù)據(jù)化的管理，部分文件資料并沒有實現(xiàn)真正的數(shù)字化。對一些歷史久遠的檔案無法進行電子檔案的升級，甚至一部分電子檔案已經(jīng)丟失，在對這些老舊檔案的管理和查詢上，使用的仍是傳統(tǒng)的辦法，既增加了工作人員的工作難度，還可能得到一份殘缺或模糊的檔案，十分不利于工作的開展。同時，由于一些企業(yè)的電子檔案管理室設(shè)備不齊全、閱讀體驗較差，導(dǎo)致檔案的利用效率低下，檔案的記錄作用得不到充分的發(fā)揮。

3.2 各階層使用的電子檔案管理系統(tǒng)不兼容

由于企業(yè)部門太多，各部門的檔案信息又不一致，這就會使管理檔案的電子系統(tǒng)也存在差異，不同的信息處理方法會使數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的接口不規(guī)范，難以實現(xiàn)各部門檔案信息的轉(zhuǎn)換和共享。各部門形成的電子檔案只是簡單的歸納到辦公系統(tǒng)中，并沒有被完整的納入檔案管理部門，因此部分企業(yè)在查找檔案的過程中依然會出現(xiàn)延時和提取錯誤的情況。

3.3 檔案管理內(nèi)部缺乏專門人才

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化的檔案管理顯然是一項更為復(fù)雜、專業(yè)性更強的工作，需要專門的技術(shù)人才對電子檔案進行管理，不僅要求管理人員能熟練的應(yīng)用計算機，掌握計算機的技術(shù)，還要求他們掌握與管理檔案有關(guān)的理論知識和實踐經(jīng)驗。但現(xiàn)在大部分企業(yè)中檔案管理人員的觀念和思想還處在比較傳統(tǒng)的階段，不能很好地處理檔案的私密性和開放性之間的關(guān)系，再加上管理人員知識結(jié)構(gòu)復(fù)雜、人員素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致檔案管理行業(yè)出現(xiàn)人才緊缺的現(xiàn)象。

3.4 網(wǎng)絡(luò)安全性較差

一些企業(yè)在使用計算機調(diào)取檔案時，網(wǎng)絡(luò)通常處于不設(shè)防的狀態(tài)，開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境很容易對電子檔案造成損害。同時，網(wǎng)絡(luò)的廣泛性和信息資源的共享性加劇了檔案泄露的可能性，使檔案容易出現(xiàn)被銷毀和被篡改的危險。

4 促進工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理發(fā)展

4.1 加強工程企業(yè)檔案系統(tǒng)化建設(shè)

加強工程企業(yè)系統(tǒng)化建設(shè)的目的是建立一個集所有檔案信息于一體的，安全方便的綜合素質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，只有實現(xiàn)對檔案的集中管理，才能使數(shù)字化檔案管理建設(shè)發(fā)展的又好又快。工程企業(yè)檔案中會有大量的電子文件，在整理時不能用按照傳統(tǒng)的方式進行歸納和處理，因此，檔案管理人員要在實際情況的基礎(chǔ)上，按電子文件產(chǎn)生的時間、環(huán)節(jié)和階段進行不同種類的收集，再按照用戶需求和文件重要程度，對電子文件進行細致、全面的加工整理。根據(jù)工程企業(yè)的現(xiàn)狀和利用檔案的頻率，將工程項目中各個項目的信息采納人員添加進檔案管理中，使檔案管理人員的結(jié)構(gòu)更加完善，制定出實用型強的工作方案。

4.2 檔案數(shù)字化建設(shè)務(wù)必追求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

檔案數(shù)字化工作是一項基于檔案信息化建設(shè)下的工作內(nèi)容，數(shù)字化檔案實行共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。其內(nèi)容包括：檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、信息共享規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。因此，在進行工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的過程中，要制定一套嚴格的數(shù)字化工作體系，使檔案在數(shù)字化管理過程中每項工作都有制度可依，確保檔案管理工作健康、有序地開展，加快檔案數(shù)字化管理的步伐。想要使檔案的數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，就要做到以下兩點：首先，檔案的數(shù)字化管理既要有利于企業(yè)在實際工作中操作，又要符合國家的安全標(biāo)準(zhǔn)，在對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行電子化檔案升級的過程中，要使各種類型的檔案按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進行轉(zhuǎn)換。同時還要使儲存檔案數(shù)據(jù)的軟件在安全性能和工作性能上符合國家的指標(biāo)。其次，要加強企業(yè)各部門之間的聯(lián)系，做到各部門檔案共享，規(guī)范檔案的使用情況，使檔案數(shù)據(jù)在結(jié)構(gòu)和接口上保持一致，方便各部門的工作。

4.3 強化檔案在數(shù)字化管理過程中的安全意識

強化檔案在數(shù)字化管理過程中的安全意識，主要有下面三個方面：首先要強化電子檔案信息系統(tǒng)的安全防范機制，由于檔案的信息系統(tǒng)聯(lián)結(jié)著后臺的數(shù)據(jù)庫，一旦檔案信息系統(tǒng)失守，檔案的數(shù)據(jù)和檔案記錄的內(nèi)容將毫無隱秘性可言。其次重視系統(tǒng)中竊取和篡改數(shù)據(jù)的技術(shù)，比如在查找檔案時關(guān)閉多余端口，對各個端口進行實時監(jiān)控;在計算機上安裝殺毒軟件和防火墻系統(tǒng)，防止病毒和黑客的侵入;同時還要對檔案的查看和操作進行權(quán)限設(shè)置。最后要采用保障檔案系統(tǒng)安全的技術(shù)，在檔案系統(tǒng)中建立危險防范機制，制定統(tǒng)一和恢復(fù)和備份系統(tǒng)，防止因各種故障對數(shù)字化檔案管理造成的不利影響。只有確保檔案安全、完整地保存在檔案系統(tǒng)中，才能真正為企業(yè)信息保駕護航。

4.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

隨著檔案管理的方式發(fā)生變化，對檔案人員的要求和以前相比也有了很大的不同。工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的關(guān)鍵是要求檔案管理人員能熟練的操作計算機，同時還要具有一定的專業(yè)知識，但目前我國能進行數(shù)字化檔案管理的人員還比較緊缺，因此，要提高現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，盡早將他們培養(yǎng)成符合社會需求的新型檔案管理人才。企業(yè)要加定期對檔案管理人員進行計算機操作的培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中，除了要讓檔案管理人員掌握各項操作技巧，還要對檔案管理人員進行網(wǎng)絡(luò)安全知識普及，再通過與其他檔案管理部門進行信息交流和經(jīng)驗共享，提高數(shù)字化檔案的管理水平和管理方法。

5 結(jié)語

工程企業(yè)檔案數(shù)字化管理是一項長期、系統(tǒng)的工程，是信息化時代對檔案管理方式提出的新要求，也是檔案發(fā)展的必然選擇。但一些企業(yè)在應(yīng)用數(shù)字化對檔案進行管理的過程中遇到了一些問題，嚴重阻礙了檔案管理方式的升級。為此，企業(yè)要結(jié)合自身的實際情況，利用現(xiàn)有的技術(shù)設(shè)計出一套安全、高速、穩(wěn)定的是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，加強檔案的管理建設(shè)。

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作者簡介

王敏（1981-），男，漢，浙江余姚人，本科，管理師，寶鋼工程技術(shù)集團有限公司，研究方向：工程企業(yè)檔案數(shù)字化的應(yīng)用及發(fā)展。