事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑思考

彭艷

摘 要：隨著社會的高速發(fā)展，科學技術不斷進步，推動了社會信息技術飛速發(fā)展，社會對信息需求高速增長的社會現(xiàn)狀下，事業(yè)單位檔案管理工作顯得至關重要。提高檔案管理質量，解決檔案管理工作中存在的問題是每個事業(yè)單位面對的難題。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的意義

在事業(yè)單位的日常管理中會形成對應的檔案，能夠對社會活動之中各種形式的，具有保存價值的原始資料加以記錄，也能夠實現(xiàn)歷史真實面貌的再現(xiàn)。事業(yè)單位檔案管理還需要做好檔案實體以及對應信息的管理工作，也是利用服務的各項業(yè)務總稱。對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作作為重點，同樣也是事業(yè)單位管理的基礎工作，在實際的運行之中發(fā)揮了重要的作用。對于事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化，就能夠提升其檔案使用效率，實現(xiàn)事業(yè)單位管理體系的完善，最終推動事業(yè)單位的改革發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）對事業(yè)單位檔案管理缺少必要的認識

就目前的實際情況分析來看，部分事業(yè)單位對于檔案管理工作的認識度不夠全面，并且管理崗位的配置科學性有所欠缺;領導相對片面的重視職能部門，忽視了檔案管理工作，導致其本身的積極性較低，并且崗位職責不夠明確;在檔案管理上存在明顯的滯后性，檔案管理人力資源不足、投入資金較少、設備相對落后，還需要持續(xù)的提升其硬件;檔案管理工作本身也缺少關聯(lián)性，單位的內(nèi)部檔案管理工作欠缺流暢性，還無法形成有效的配合。

（二）管理技術手段有待摸索

目前，事業(yè)單位檔案管理部門在對存量檔案數(shù)字化、新增檔案電子化的操作中，還無法確保電子檔案100%的真實性。如，在復制電子檔案的過程中，因為采取的軟件、方法以及各式的不同，就會導致檔案出現(xiàn)失真的情況。電子化檔案、數(shù)字化檔案也不同于傳統(tǒng)模式下的紙質檔案，在管理和使用的過程中，以往的方面也無法滿足實際的要求，新的管理方案，無論是對于檔案管理者，還是對于實際的使用者，都需要一段較長的時間進行摸索。

（三）檔案環(huán)境還無法滿足信息化的需求

針對目前的事業(yè)單位檔案管理而言，由于其對于信息化的需求還得不到滿足，導致檔案管理在面臨信息化環(huán)境的時候，無法做好與時俱進，最終影響事業(yè)單位電子檔案管理工作的有序實施，最終，影響事業(yè)單位的正常管理工作。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略初探

（一）認識檔案管理工作的重要性，合理配置資源

目前，事業(yè)單位的領導還需要基于全局的眼光來看待檔案管理，能夠向注重其管理工作的有序實施，能夠明確責任，合理規(guī)劃，真正掌握檔案管理的優(yōu)勢與內(nèi)涵;針對檔案管理辦公室與專職人員也需要做好科學的優(yōu)化配置，落實內(nèi)部資源的有效管控，并且積極增強資金、硬件以及人力資源的配置;強調檔案管理方面的制度宣傳，能夠深化對檔案管理制度的基本認識，并且強調事業(yè)單位內(nèi)部的交流與溝通，最終有序的推進檔案管理工作。

（二）合理創(chuàng)新技術手段

第一，選擇具有專業(yè)性的綜合檔案軟件系統(tǒng)。在電子信息化的時代下，事業(yè)單位需要考慮到具有較強融合性的綜合檔案管理軟件系統(tǒng)的使用，其主要囊括了健全的檢索功能;能夠支持平臺的擴展與融合，實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)之間的交互;實施模塊化的設計，適應不同需求與業(yè)務的快速擴展;擁有較高的保密性和安全性，并且能夠備份完善。第二，完善數(shù)字電子檔案的過程化控制。在當前電子化和數(shù)字化的檔案管理中，還需要確保采

集檔案的真實性，能夠通過合理有效的技術優(yōu)化手段，如光盤備份技術、微縮復制技術等做好數(shù)字采集與多重備份處理;在落實綜合管理軟件的基礎上，做好電子檔案查詢網(wǎng)站的建立健全，利用微信、微博等信息平臺， 做好對應的安全備份處理。第三，完善數(shù)字電子檔案原始資料的管理。原始資料主要是利用專用的掃描軟件和高速掃描儀，這樣就可以直接將紙質資料加工為具有較高質量的影像文件，并且配置不同的格式，最終將其保存到電腦與服務器之中。

（三）優(yōu)化檔案管理環(huán)境

通過大量的調查，大部分事業(yè)單位在實施檔案管理中依舊是利用紙質檔案管理，但是這樣的管理模式會浪費大量的人力與物力，并且也無法保障其工作效率。基于這一情況，在當前的信息化時代下，事業(yè)單位就需要做好數(shù)字化、信息化的檔案管理環(huán)境以及對應的檔案存儲環(huán)境的建立健全。第一，實施信息化管理，努力提升檔案的儲存效率，確保檔案管理工作得到有序的開展，避免紙質檔案受到各種外界因素而出現(xiàn)損壞。第二， 合理引入信息化設備，如復印機、計算機、傳真機等，另外，針對計算機的軟硬件系統(tǒng)也需要做好持續(xù)的優(yōu)化與升級處理，這樣就可以提供有利的保障服務事業(yè)單位的檔案管理。第三，強調數(shù)字化的管理技能、管理者的信息化意識，并且通過定期的培訓，滿足對檔案管理基礎環(huán)境的優(yōu)化，最終提高其檔案管理質量。

（四）發(fā)揮數(shù)字化檔案管理服務功能

在事業(yè)單位落實檔案管理信息化與數(shù)字化之后，在開展檔案管理的過程中，還需要將信息化、數(shù)字化的管理服務優(yōu)勢完全發(fā)揮出來，真正做到 “服務大眾、以人為本”。檔案作為事業(yè)單位發(fā)展的主要載體，其中包含了諸多文獻資料和重要的事件，這些對于事業(yè)單位的未來工作計劃制定，對于重大決策的制定都會帶來重要的指導作用。對于這一部分看起來“沉睡” 的檔案，實際上就是維護老百姓利益，確保社會穩(wěn)定發(fā)展的紐帶，同時也是事業(yè)單位對于自身工作加以完善的一面鏡子，最終，就可以實現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的設計與優(yōu)化處理，確保幫助事業(yè)單位能夠在實踐之中完善檔案管理工作。

四、結束語

總而言之，在事業(yè)單位不斷優(yōu)化的今天，還需要確保檔案管理的高效性。這就需要相關的責任領導能夠對檔案管理工作有高度的重視，能夠做好這一工作的認識處理，不斷完善人事管理制度。同時，還需要做好建設信息化檔案管理的落實，通過多重備份處理，確保檔案的安全性和完整性。另外還需要注意到，檔案信息保密工作本身是至關重要的，還需要采用最先進的信息化處理手段，防范信息的泄露。所以，針對當前的事業(yè)單位檔案管理而言，就需要持續(xù)的進行優(yōu)化，最終推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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