有效提升高校檔案管理人員素質(zhì)的措施探討

肖春霞?劉英姿

摘 要：高校的檔案管理工作一直是高校工作中的重點內(nèi)容。在檔案管理工作發(fā)展的過程當(dāng)中，面臨著很多棘手問題，其中一個比較重要的問題就是人員素質(zhì)問題和管理體制問題。人員素質(zhì)需要多方面考量，對于人員素質(zhì)問題的解決辦法也應(yīng)著眼于高校的現(xiàn)實環(huán)境提出。本文從高校檔案管理人員的素質(zhì)問題出發(fā)，探討如何更有效的管理高校檔案管理人員的應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;人員素質(zhì);應(yīng)對措施

高校檔案管理人員的素質(zhì)受多方面因素的制約，如高校的管理制度缺失等，同時也受自身發(fā)展意識的影響。高校檔案管理人員受社會大環(huán)境的利好影響，在其職業(yè)發(fā)展上具有一定的優(yōu)勢，同時，科技的進步和信息技術(shù)在高校的普遍應(yīng)用，使得檔案管理工作有了有力支撐，在效率和準(zhǔn)確率上都有了質(zhì)的飛躍。檔案管理人員的素質(zhì)是高校發(fā)揮其職能和作用的重要保證，而檔案管理人員素質(zhì)提升緩慢的問題，可以從環(huán)境方面作為切入點，進行深入探討。

1 高校檔案工作人員素質(zhì)提升的意義

首先，檔案管理是一項重要工作，是為學(xué)生、教師和社會服務(wù)的一種服務(wù)性工作，檔案管理人員素質(zhì)的提升，是高校塑造正面社會形象的基礎(chǔ)。

其次，檔案是學(xué)生參加工作和進行各項社會活動必不可少的文件材料，其保存的完整程度直接關(guān)系到學(xué)生步入社會后的發(fā)展是否順利。由此可以看出，檔案管理人員的素質(zhì)提升對于學(xué)生畢業(yè)后的發(fā)展有著重要影響。

第三，檔案管理人員素質(zhì)的提升對于檔案的保密性具有重要影響，檔案的泄露會使學(xué)生的個人信息公之于眾，嚴重影響信息安全與社會穩(wěn)定，因此，檔案管理人員素質(zhì)提升是維護社會穩(wěn)定的重要組成部分。

2 高校檔案工作人員素質(zhì)提升要點

政治素養(yǎng)方面。政治素養(yǎng)是檔案管理人員的基本素養(yǎng)，要求檔案管理人員恪守《檔案法》，具有極高的保密意識，在檔案管理工作的過程中具有正確的政治素養(yǎng)。

專業(yè)素養(yǎng)方面。檔案管理人員需要具備過硬的專業(yè)素養(yǎng)。需要熟知檔案管理學(xué)、檔案管理技術(shù)等基本知識，還應(yīng)掌握圖書館學(xué)、計算機基礎(chǔ)知識等方面的專業(yè)內(nèi)容，輔助檔案管理工作的開展。檔案管理人員還應(yīng)在日常工作中不斷吸取教訓(xùn)、總結(jié)經(jīng)驗，更好的完成本職工作的同時，提升個人專業(yè)素養(yǎng)。

創(chuàng)新能力方面。創(chuàng)新能力是每個職業(yè)和崗位都需要具備的一種素養(yǎng)。在檔案管理工作方面，創(chuàng)新能力更著重于指其面對問題的靈活性，同時也包括對于工作經(jīng)驗的總結(jié)、對前沿技術(shù)的總結(jié)與分享等。而這一切的基礎(chǔ)，都源于檔案管理人員思想上的創(chuàng)新能力。

服務(wù)能力方面。檔案管理工作是一種服務(wù)型工作，主要服務(wù)于高校學(xué)生，是學(xué)校良好健康發(fā)展的基石，對高校的成長具有重要影響。因此，檔案管理工作具有服務(wù)屬性，檔案管理人員的服務(wù)能力也應(yīng)成為其素質(zhì)提升中的一個重要內(nèi)容。在服務(wù)時，檔案管理人員應(yīng)做到準(zhǔn)確、專業(yè)、及時，其服務(wù)能力的提升便可以由這幾方面入手。

3 影響高校檔案工作人員素質(zhì)提升的因素

高校管理具有延時性，無形中為高校檔案管理工作增加了難度，也正因如此，高校檔案管理人員的素質(zhì)應(yīng)更高更專業(yè)。當(dāng)前，高校檔案管理人員存在以下問題阻礙其素質(zhì)的提升。

首先，檔案管理人員穩(wěn)定性不強。檔案管理工作是高校非核心工作，因此面臨被邊緣化的境地，檔案管理人員的發(fā)展前景并不樂觀，發(fā)展面也較為狹窄，因此人才的穩(wěn)定性不強，流失率一直居高不下。此外，檔案管理工作在高校中一直存在管理方面的問題，其管理制度不夠詳細，人員也缺乏系統(tǒng)化的管理，因此在工作質(zhì)量方面存在著或大或小的問題。從另一個方面來說，人才的不穩(wěn)定，也造成了工作狀態(tài)的不穩(wěn)定，人員交接產(chǎn)生的信息丟失使得檔案管理工作難以形成完整的管理體系，從而阻礙了檔案管理工作人員的素質(zhì)提升。

其次，檔案管理人員責(zé)任心不強。檔案管理在一部分工作人員意識中，是一份工作技術(shù)含量不高、乏味無趣的工作，因此在平時的工作中，檔案管理人員容易出現(xiàn)消極怠工、態(tài)度散漫、責(zé)任心不強的問題。檔案管理人員的素質(zhì)有一部分體現(xiàn)在其責(zé)任心上，但由于檔案管理人員在工作中沒有主動性，因此其自身素質(zhì)的增強不具有主觀能動性，且受其他人員的消極影響，使得越來越多的人責(zé)任意識淡薄，拉低了整個檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

最后，管理環(huán)境使得工作開展困難?？陀^環(huán)境的條件也是影響檔案管理人員素質(zhì)提升的一個客觀因素。檔案的數(shù)量眾多，需要現(xiàn)代化的管理手段和管理設(shè)備，這些必要的資源都是檔案管理人員提升個人素質(zhì)的條件。但由于一些高校并沒有將檔案管理工作重視起來，因此在一定程度上制約了檔案管理人員的素質(zhì)提升。

4 高校檔案工作人員素質(zhì)提升辦法

第一，要培養(yǎng)其職業(yè)道德觀念。檔案管理工作的開展過程伴隨著國家相關(guān)法律法規(guī)的制定與約束，但在實際工作中的執(zhí)行力度卻不容樂觀。由此，對檔案管理人員的管理與培養(yǎng)應(yīng)在道德觀念上增加力度。高校的相關(guān)部門可以組織不定期的交流會、定期的培訓(xùn)會等，挑選法案中的經(jīng)典案例進行講解和學(xué)習(xí)，豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容，使檔案管理人員從內(nèi)心深處增加道德觀念，增加道德素養(yǎng)。

第二，要強化其服務(wù)意識。畢業(yè)生參加工作后，工作單位往往會調(diào)取其檔案作為學(xué)生參加工作的輔助資料。在檔案管理人員的實際工作中，應(yīng)有較強的服務(wù)意識，保證其本職工作能夠發(fā)揮重要的社會職能。服務(wù)意識的培養(yǎng)不僅要從自身抓起，還與外部培養(yǎng)息息相關(guān)。高?？梢杂杏媱澋貙n案管理人員進行服務(wù)意識的加強培養(yǎng)，并將服務(wù)意識和服務(wù)滿意度納入工作人員的績效考核當(dāng)中，激勵檔案管理人員自發(fā)產(chǎn)生服務(wù)意識。

第三，要強化其保密意識。學(xué)生檔案信息包含學(xué)生個人全部資料，一旦發(fā)生信息泄露，將會對學(xué)生本人造成較大影響，危及學(xué)校聲譽。因此，保密意識也應(yīng)成為檔案管理人員的基本素質(zhì)之一。保密意識的強化，應(yīng)從高校的高層管理人員抓起，上行下效，起到帶頭作用。此外，檔案管理工作還應(yīng)設(shè)立獨立的監(jiān)管機制，優(yōu)賞差罰，對于造成檔案信息泄露問題的人員，應(yīng)秉公處理，絕不姑息，以此督促檔案管理人員不斷進步。

第四，要拓展其發(fā)展空間。人才的發(fā)展空間狹窄是導(dǎo)致其穩(wěn)定性不強的重要原因，對此，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)注重檔案管理工作的重要性，并給與其充分的發(fā)展空間，可以從以下三個方面著手進行。1）人才引進。人才引進是增加新鮮血液、促進老舊血液流動的最佳辦法，能是短時間內(nèi)提升人才素質(zhì)的有效措施。人才引進不僅可以引進國內(nèi)先進的專業(yè)人才，也可以引進國外相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者。2）人才培養(yǎng)。當(dāng)代社會對人才的要求不僅局限于對本職工作的專與精，更要求工作人員全面發(fā)展。因此高校在培養(yǎng)檔案管理人員時，應(yīng)注重全面培養(yǎng)。3）人才輸出。有人才引進，相應(yīng)的就要有人才的輸出。利用高校之間建立的友好關(guān)系，將優(yōu)秀的檔案管理人員輸出到條件較差的院校進行幫扶，調(diào)動員工的積極性，將檔案管理人員的發(fā)展空間進一步擴大，對其自身的發(fā)展也大有裨益。

綜上所述，影響檔案管理人員的素質(zhì)提升的原因是多方面的，有自身原因，也有客觀環(huán)境因素。高校應(yīng)對檔案管理工作設(shè)立相關(guān)管理制度，規(guī)范成員行為，提升其服務(wù)意識;應(yīng)對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)，強化其保密意識;拓展檔案管理人員發(fā)展空間，幫助其自身發(fā)展。

參考文獻

[1]云雪.高校檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)探討[J].北方文學(xué)（下半月），2012（03）：236.

[2]張一潔.信息時代對高校檔案人員素質(zhì)培養(yǎng)的新要求[J].蘭臺內(nèi)外，2010（01）：36-37.

[3]柴瑞.數(shù)字化檔案背景下高校人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)提升[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（11）：135.