探討商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)發(fā)展新模式

摘 要：檔案寄存指的是單位或個人與第三方檔案保管機(jī)構(gòu)簽署合約，將檔案委托第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管的一種檔案管理方式。開展商業(yè)性檔案寄存業(yè)務(wù)，建立商業(yè)性檔案寄存中心可以減少社會在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)檔案管理成本。本文就商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)的市場需求和發(fā)展前景分析入手，探討建立檔案服務(wù)型和倉儲物流型結(jié)合的綜合型檔案寄存服務(wù)的優(yōu)勢及可行性。

關(guān)鍵詞：檔案寄存;模式

目前，我們各類型企業(yè)和機(jī)構(gòu)主要有三種檔案管理模式：第一種為自建檔案庫房，配備相應(yīng)的檔案管理人員對自有庫房檔案進(jìn)行管理;第二種為租賃倉庫，改造成檔案庫房，配備或委托外包相應(yīng)的檔案管理人員對檔案進(jìn)行管理;第三種是將檔案全部寄存至檔案寄存中心，委托專業(yè)檔案管理企業(yè)進(jìn)行管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，在建立現(xiàn)代企業(yè)制度，經(jīng)濟(jì)所有制結(jié)構(gòu)不斷調(diào)整的新形勢下，企業(yè)檔案管理成本不斷增加，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式逐漸不能適應(yīng)社會發(fā)展趨勢。部分企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，專注于發(fā)展主營業(yè)務(wù)，出于對企業(yè)效益的考慮不愿在檔案管理方面投入過多，不具備檔案管理的條件。商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，發(fā)展迅猛。

1 發(fā)展商業(yè)性檔案寄存業(yè)務(wù)的市場需求分析

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各類行業(yè)經(jīng)濟(jì)主體業(yè)務(wù)規(guī)模不斷壯大，伴隨業(yè)務(wù)發(fā)展的各類檔案數(shù)量與日俱增。以某商業(yè)銀行為例，根據(jù)該銀行2012、2013和2014年報數(shù)據(jù)顯示，2013和2014年該行深圳分行營業(yè)收入總額分別為92.62億元和109.4億元，廣州分行營業(yè)收入總額分別為35.69億元和43.2億元測算，2013—2014年該行深圳分行新增業(yè)務(wù)檔案37455標(biāo)準(zhǔn)箱，廣州分行新增業(yè)務(wù)檔案14678標(biāo)準(zhǔn)箱。根據(jù)中國人行廣州分行的數(shù)據(jù)顯示，2013年廣州地區(qū)銀行業(yè)營業(yè)收入總額為1420億元，機(jī)構(gòu)預(yù)測2014年銀行業(yè)營收增長率10.7%測算，2014年廣州地區(qū)銀行業(yè)營業(yè)收入總額約為1575億元。按照銀行業(yè)同質(zhì)化經(jīng)營進(jìn)行預(yù)測，2014年廣州地區(qū)銀行系統(tǒng)新增業(yè)務(wù)檔案總量約為535657標(biāo)準(zhǔn)箱。截止到2014年底，預(yù)計(jì)廣州地區(qū)銀行系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案總存量在500萬標(biāo)準(zhǔn)箱（30*36*43cm）以上（不含各商業(yè)銀行信用卡業(yè)務(wù)檔案存量），年增長率為10%—15%。假設(shè)檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)為4米高，按照60%的空間利用率計(jì)算，預(yù)計(jì)1M3容積可放置13個標(biāo)準(zhǔn)箱，據(jù)此測算，2014年廣州地區(qū)銀行系統(tǒng)存放新增檔案的庫房需求約為10300M2，庫房需求年增長率為10%—15%。

因此，各類企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)促進(jìn)業(yè)務(wù)檔案的有序存儲和管理面臨著較大的壓力和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在：

1）大多數(shù)企業(yè)和經(jīng)營單位內(nèi)檔案管理工作人員普遍配備不足，檔案庫房配置參差不齊，難以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展帶來的檔案存儲需求。

2）近年來，各類企業(yè)檔案存儲與管理的人工成本、管理成本、運(yùn)營費(fèi)用等各類成本不斷上升。

3）類似金融、地產(chǎn)等行業(yè)，每年新增的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，自建的檔案庫房趨于飽和，需要花費(fèi)大量的人力、物力重新建設(shè)新的檔案庫房。

各類企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人員不足、庫房存儲容量有限、檔案管理壓力增大等瓶頸，從而產(chǎn)生增大檔案庫房配置或?qū)n案寄存服務(wù)的需求。

2 發(fā)展商業(yè)性檔案寄存服務(wù)行業(yè)前景的SWOT分析

2.1 優(yōu)勢（S）

首先，市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展條件下，市場中真實(shí)存在的檔案寄存需求是發(fā)展商業(yè)性檔案寄存服務(wù)的內(nèi)生要求。大型企業(yè)存在大量的業(yè)務(wù)檔案，目前幾乎都選擇自行建設(shè)或租賃倉庫進(jìn)行管理的模式，但隨著增量檔案的增加，勢必面臨檔案庫房緊張、檔案管理人員不足、檔案管理成本壓力加大等問題;中小型企業(yè)和機(jī)構(gòu)難以籌集人力、物力去建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)庫房，也難以配備足夠的檔案人員進(jìn)行有效、科學(xué)的管理，這類企業(yè)和機(jī)構(gòu)將是檔案寄存服務(wù)的重點(diǎn)潛在客戶。其次，我國檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)過近二十年的發(fā)展，日趨成熟，在不斷適應(yīng)市場需求的同時，擴(kuò)展檔案立卷與分類整理、價值鑒定、檔案修褚、縮微、復(fù)制等服務(wù)，檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)備份與銷毀、檔案咨詢、特藏與專門檔案管理、檔案用品與裝具等業(yè)務(wù)，積累了數(shù)量眾多的客戶單位，為開展商業(yè)性檔案寄存服務(wù)提供了天然的優(yōu)勢。

2.2 劣勢（W）

我國檔案寄存服務(wù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)較為落后。一是在國家層面上，尚未出臺專門的針對檔案寄存服務(wù)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。二是在地方層面上，盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強(qiáng)。三是在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)上，目前尚未有檔案寄存服務(wù)行業(yè)協(xié)會，商業(yè)性檔案寄存服務(wù)中心的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、指南和道德準(zhǔn)則、運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)、建筑標(biāo)準(zhǔn)、災(zāi)備標(biāo)準(zhǔn)、保險及風(fēng)險轉(zhuǎn)移標(biāo)準(zhǔn)、載體設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。

2.3 機(jī)會（O）

首先，目前部分企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案存儲、管理已呈現(xiàn)不同程度的瓶頸，檔案庫房區(qū)域分散、單個面積小、樓層承重低、庫房容量達(dá)到飽和等問題難以滿足自身未來若干年的檔案存儲需求;自行建設(shè)檔案庫房和聘請管理人員成本逐年增加，部分企業(yè)和機(jī)構(gòu)已釋放出將自身檔案外包寄存的信息和意向。其次，隨著社會分工和市場經(jīng)濟(jì)的深化推進(jìn)，現(xiàn)有市場環(huán)境下越來越多的企業(yè)更為專注核心業(yè)務(wù)的發(fā)展，對邊沿輔助業(yè)務(wù)逐漸尋求更為專業(yè)和細(xì)分的外包合作商進(jìn)行專業(yè)化的外包合作管理，已經(jīng)形成了檔案寄存外包合作業(yè)務(wù)的潛在市場需求。

2.4 威脅（T）

首先，檔案寄存服務(wù)行業(yè)是新生事物，除了需要取得政府檔案行政主管部門資質(zhì)審批外，還需要獲得足夠的社會認(rèn)可度。其次，檔案寄存行業(yè)前期硬件投入大，資金回流慢，檔案庫房的檔案存儲量達(dá)到一定的庫房比例方能維持收支的偏離趨于平衡，企業(yè)存在同質(zhì)化經(jīng)營的風(fēng)險。

3 探索建立檔案服務(wù)型和倉儲物流型結(jié)合的綜合型檔案寄存服務(wù)

檔案寄存業(yè)務(wù)不同于一般的倉儲行業(yè)，相比較于傳統(tǒng)的倉儲業(yè)務(wù)，它空間利用率高，收益率穩(wěn)定，而且呈現(xiàn)很強(qiáng)的檔案專業(yè)性。檔案服務(wù)型企業(yè)和倉儲物流型企業(yè)結(jié)合，利用各自的專業(yè)優(yōu)勢，共同組建運(yùn)營高端檔案寄存中心，開展綜合型檔案寄存服務(wù)，具備明顯的產(chǎn)業(yè)優(yōu)勢：

3.1 有利于充分發(fā)揮倉儲物流型企業(yè)的區(qū)位優(yōu)勢和物流優(yōu)勢

倉儲物流園區(qū)一般位于中心城市周邊，交通網(wǎng)絡(luò)四通八達(dá)，運(yùn)輸極為便利，具備輻射周邊的區(qū)位優(yōu)勢;物流園區(qū)布局合理，各種配套設(shè)施較為完善，建立檔案寄存中心條件較成熟;改造為檔案寄存庫房的倉庫是倉儲物流型企業(yè)的自有物業(yè)，可以采取“分期投入建設(shè)，逐步推廣擴(kuò)張”的策略，逐步擴(kuò)展檔案庫房，這樣既可以減少前期資金投入，又能降低運(yùn)營成本，不浪費(fèi)現(xiàn)有物業(yè)資源。

3.2 有利于凸顯檔案服務(wù)型企業(yè)的優(yōu)勢特點(diǎn)

一是品牌優(yōu)勢，檔案服務(wù)型企業(yè)開展檔案整理、數(shù)字化、管理咨詢一體化的服務(wù)，積累了較好行業(yè)口碑和豐富客戶資源;開展檔案寄存業(yè)務(wù)，可以在企業(yè)原來搭建的業(yè)務(wù)平臺基礎(chǔ)上進(jìn)行，通過加強(qiáng)與各方聯(lián)系，主動地、有針對性地對金融業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)、會計(jì)師事務(wù)所、律師事務(wù)所等重點(diǎn)客戶進(jìn)行有效營銷，拓展業(yè)務(wù);檔案服務(wù)型企業(yè)與各級檔案行政管理部門聯(lián)系較緊密，在檔案寄存中心的建設(shè)過程中可爭取檔案行政管理部門和高校專家學(xué)者的指導(dǎo)和支持。二是專業(yè)優(yōu)勢，檔案服務(wù)型企業(yè)熟悉各類檔案服務(wù)的流程和標(biāo)準(zhǔn)，能在檔案寄存服務(wù)之外，為客戶提供檔案整理、數(shù)字化、信息化、數(shù)據(jù)存儲、人才培訓(xùn)等專業(yè)服務(wù)，針對不同客戶需求，需要提供個性化的服務(wù)，為客戶提供量身訂造的業(yè)務(wù)方案，最大限度滿足客戶需求，贏得客戶信賴與依賴。三是營銷管理優(yōu)勢，檔案服務(wù)型企業(yè)可以通過不同形式和渠道，做到精準(zhǔn)營銷和服務(wù)，為進(jìn)一步的檔案寄存業(yè)務(wù)擴(kuò)展提供良好

保障。

3.3 有利于降低資金投入，開展檔案增值服務(wù)，增強(qiáng)市場競爭力

倉儲物流型企業(yè)負(fù)責(zé)庫房改造和日常運(yùn)營，檔案服務(wù)型企業(yè)負(fù)責(zé)項(xiàng)目論證、方案制定、標(biāo)準(zhǔn)化庫房建設(shè)、運(yùn)營管理、品牌營銷、資質(zhì)辦理、相關(guān)配套服務(wù)推廣等工作，雙方在業(yè)務(wù)發(fā)展上互為補(bǔ)充，既大大降低前期資金投入和回本壓力，還可延伸其他檔案增值服務(wù)。例如檔案寄存中心可相應(yīng)提供檔案整理和數(shù)字化服務(wù)，也可以依靠檔案專業(yè)優(yōu)勢，根據(jù)客戶需要，提供檔案編研服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳濱.淺析檔案的寄存服務(wù)[J].黑龍江史志，2014（20）.

[2]李明麗.我國新型檔案機(jī)構(gòu)淺析[J].事業(yè)、業(yè)務(wù)探討，2016（5）.

[3]趙淑梅劉俊恒.商業(yè)性檔案寄存托管企業(yè)SWOT分析及發(fā)展對策[J].檔案建設(shè)，2018（3）.

作者簡介

張偉城（1985-），男，漢族，廣東揭陽人，大學(xué)本科，檔案館員，研究方向：電子檔案/人事檔案管理。