新時(shí)代工會(huì)會(huì)員檔案探析

李曉秋?王磊?武斌

摘 要：通過對(duì)工會(huì)會(huì)員檔案概念、材料、管理等的認(rèn)識(shí)，分析建立工會(huì)會(huì)員檔案的可行性，提出工會(huì)會(huì)員檔案管理模式及建立方法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;工會(huì);會(huì)員檔案;模式

基金項(xiàng)目：安徽省社科創(chuàng)新發(fā)展研究課題攻關(guān)項(xiàng)目“新時(shí)代工會(huì)檔案及檔案工作研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2018CX081）、三項(xiàng)課題成果。

我國處于新時(shí)代，經(jīng)濟(jì)繁榮、社會(huì)穩(wěn)定，從業(yè)人員流動(dòng)正常，工會(huì)組織廣泛建立。工會(huì)組織創(chuàng)新發(fā)展、職工普惠性工作需要會(huì)員信息規(guī)范管理，職工在工會(huì)參與中形成的原始記錄需要妥善保存。建立工會(huì)會(huì)員檔案并進(jìn)行專業(yè)化管理是保證工會(huì)會(huì)員會(huì)籍材料安全、準(zhǔn)確，會(huì)員信息規(guī)范管理的必然選擇。

1 工會(huì)會(huì)員檔案

工會(huì)會(huì)員檔案是工會(huì)在會(huì)籍管理等工作中形成并保存的涉及會(huì)員信息的歷史記錄。工會(huì)會(huì)員檔案以會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員情況登記表等文件材料為主，是會(huì)員會(huì)籍、參與工會(huì)活動(dòng)的憑證，是工會(huì)工作的憑證，是工會(huì)工作、會(huì)員管理的參考。工會(huì)會(huì)員檔案是反映工會(huì)“專門領(lǐng)域活動(dòng)的檔案”[1]，屬于工會(huì)專業(yè)檔案，具有較強(qiáng)的專門性：在會(huì)籍管理中形成;形成的入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員登記表等材料具有特定形式;在會(huì)員會(huì)籍及工會(huì)參與情況證明中具有專用性。工會(huì)會(huì)員檔案管理是收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用、鑒定、銷毀會(huì)員檔案材料的信息管理工作。對(duì)會(huì)員檔案資料進(jìn)行專業(yè)化管理，是工會(huì)創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)職工、維護(hù)職工權(quán)益、會(huì)籍規(guī)范管理的需要。

2 工會(huì)會(huì)員檔案管理概況

會(huì)員檔案是工會(huì)組織內(nèi)部掌握會(huì)員情況，方便工會(huì)工作的重要依據(jù)。我國基層工會(huì)會(huì)員檔案工作概況如下。

2.1 工會(huì)會(huì)員檔案處于自發(fā)建立狀態(tài)

全總及地方工會(huì)未制定工會(huì)會(huì)員檔案管理制度及相關(guān)規(guī)定，國家檔案主管部門沒有工會(huì)會(huì)員檔案相關(guān)規(guī)定及規(guī)范，沒有列入國家檔案局的國家基本專業(yè)檔案制定計(jì)劃，各地方工會(huì)普遍未開展基層工會(huì)會(huì)員檔案建立推進(jìn)工作，會(huì)員檔案處于基層工會(huì)自發(fā)建立的狀態(tài)。新時(shí)代建會(huì)與入會(huì)工作廣泛，龐大的會(huì)員數(shù)量，多種職業(yè)類型的會(huì)員，需要工會(huì)會(huì)員會(huì)籍的科學(xué)化、精細(xì)化管理，但對(duì)檔案工作重視程度、工作規(guī)范程度的不同，各基層工會(huì)會(huì)員檔案建立、管理呈現(xiàn)不同水平。

2.2 工會(huì)會(huì)員檔案管理處于初級(jí)階段

基層工會(huì)的工會(huì)會(huì)員檔案工作普遍沒有按檔案管理規(guī)范建立與管理，處于收集并保管入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員登記表的初級(jí)階段。管理狀況較好的工會(huì)對(duì)檔案材料進(jìn)行了分類整理，主要有以下兩種：按會(huì)員分類，一個(gè)會(huì)員一個(gè)檔案盒（袋），保存會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)、登記表、困難幫扶等涉及個(gè)人情況的材料;按材料種類分類，分為會(huì)員信息統(tǒng)計(jì)表、會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員登記表、困難幫扶材料及其它材料，按類存放在檔案盒中。會(huì)員檔案材料的保管方式主要有兩種：保存在基層工會(huì)辦公室的文件柜中;每年將會(huì)員信息統(tǒng)計(jì)表、新增的困難幫扶等重要材料整理歸檔到單位文書檔案，保存在單位綜合檔案室，其余材料工會(huì)留存。工會(huì)保存的會(huì)員檔案材料中，退休及離職會(huì)員的檔案材料單獨(dú)存放，定期銷毀。

2.3 對(duì)工會(huì)會(huì)員檔案的認(rèn)識(shí)處于檔案概念泛用階段

目前，工會(huì)組織內(nèi)廣泛使用的“工會(huì)會(huì)員檔案”不是檔案專業(yè)管理中嚴(yán)格意義上的檔案，是工會(huì)人員對(duì)“檔案”概念的泛用?！肮?huì)會(huì)員檔案”概念泛用是工會(huì)管理“實(shí)踐與認(rèn)識(shí)統(tǒng)一作用的結(jié)果”，是借用“檔案”對(duì)工會(huì)工作中留存資料的特指，提示資料的重要性，需要妥善保管，不能丟棄，是工會(huì)組織對(duì)會(huì)員檔案材料重視的表現(xiàn)，是工會(huì)會(huì)員檔案意識(shí)形成的標(biāo)志[2]。

3 建立工會(huì)會(huì)員檔案的可行性分析

檔案是社會(huì)實(shí)踐的歷史記錄。基層工會(huì)已具備建立工會(huì)會(huì)員檔案的思想、政策、材料、技術(shù)、人員素質(zhì)、利用需求的條件。

3.1 具有建立會(huì)員檔案的思想準(zhǔn)備及政策保障

工會(huì)會(huì)員檔案的泛化使用使建立工會(huì)會(huì)員檔案的意識(shí)逐漸形成，為工會(huì)會(huì)員檔案專業(yè)化建設(shè)提供了思想準(zhǔn)備。全總制發(fā)《工會(huì)會(huì)員會(huì)籍管理辦法》《工會(huì)組織和工會(huì)會(huì)員實(shí)名制管理工作方案》《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)<中華全國總工會(huì)會(huì)員證>管理工作的通知》《推進(jìn)基層工會(huì)組織和工會(huì)會(huì)員實(shí)名制管理工作方案》等規(guī)范性文件，要求會(huì)員會(huì)籍實(shí)名制、動(dòng)態(tài)管理，到2020年底建成省級(jí)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)工會(huì)組織和會(huì)員實(shí)名信息統(tǒng)計(jì)，基層工會(huì)要建立工會(huì)會(huì)員檔案，為會(huì)員檔案的建立提供了政策保障。

3.2 具有建立會(huì)員檔案的材料基礎(chǔ)

基層工會(huì)已具有建立會(huì)員檔案的材料基礎(chǔ)。全總對(duì)《入會(huì)申請(qǐng)書》《工會(huì)會(huì)員登記表》進(jìn)行了規(guī)范，基層工會(huì)開展了老會(huì)員重新登記、新入會(huì)會(huì)員嚴(yán)格履行入會(huì)手續(xù)工作，會(huì)籍材料齊全。職工工會(huì)參與、普惠性工作中，基層工會(huì)累積了大量會(huì)員參與活動(dòng)的材料。

3.3 具備建立會(huì)員檔案的技術(shù)支持、人才支撐

在建省級(jí)分工會(huì)實(shí)名數(shù)據(jù)庫工作中各基層工會(huì)收集、保存會(huì)員的數(shù)字化信息，具備信息化管理?xiàng)l件。我國高等教育從大眾化向普及化發(fā)展過程中，國民素質(zhì)普遍提高，工會(huì)工作人員文化素質(zhì)、信息技術(shù)技能、檔案意識(shí)、檔案工作能力不斷提高，具備建立并管理會(huì)員檔案的人才支撐。

4 工會(huì)會(huì)員檔案建立建議

工會(huì)會(huì)員檔案是工會(huì)的專業(yè)檔案，沒有既成的管理制度和管理模式。工會(huì)需要遵循檔案管理規(guī)律，結(jié)合相關(guān)法規(guī)規(guī)章及工會(huì)工作實(shí)踐，建立適合工會(huì)發(fā)展的會(huì)員檔案管理體制機(jī)制、管理模式、管理方法，依法、科學(xué)建立及管理工會(huì)會(huì)員檔案。

4.1 建立工會(huì)會(huì)員檔案管理體制機(jī)制

建立專人負(fù)責(zé)制，明確分管主席、專人管理工會(huì)會(huì)員檔案。建立工會(huì)會(huì)員檔案多元參與機(jī)制：請(qǐng)會(huì)員參與會(huì)員檔案管理監(jiān)督;納入單位檔案管理體系，接受檔案管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo);納入工會(huì)工作及工會(huì)檔案工作管理及考核。制定會(huì)員檔案管理制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)管理。制定工會(huì)會(huì)員檔案歸檔文件材料范圍，制定制度規(guī)范檔案立卷歸檔、檔案保管、檔案利用、檔案移交、檔案鑒定與銷毀、會(huì)籍檔案材料轉(zhuǎn)遞，制定檔案人員崗位職責(zé)，規(guī)范工作人員行為。

4.2 “獨(dú)立立卷，單獨(dú)管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的管理模式

工會(huì)會(huì)員檔案需要在工會(huì)會(huì)籍等工作中使用、動(dòng)態(tài)管理，是工會(huì)的專業(yè)檔案，涉及會(huì)員保密信息，宜采取工會(huì)專人立卷、工會(huì)專人管理，接受檔案管理部門統(tǒng)一監(jiān)督、指導(dǎo)的管理模式，按檔案專業(yè) 要求嚴(yán)格管理。

4.3 工會(huì)會(huì)員檔案實(shí)體管理方法

收集：專人負(fù)責(zé)，隨時(shí)收集;材料范圍為會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員登記表、會(huì)員卡信息、困難幫扶申請(qǐng)及幫扶記錄、會(huì)員參與工會(huì)活動(dòng)相關(guān)材料、會(huì)員關(guān)系變動(dòng)記錄等;收集紙質(zhì)及電子材料。整理：按會(huì)員分類、組卷，材料按“種類+時(shí)間”分類排序，按“卷號(hào)+類號(hào)+流水號(hào)”編號(hào)。編目：制作會(huì)員檔案歸檔文件目錄，在通用的序號(hào)、責(zé)任者、題名、時(shí)間、頁數(shù)、備注欄的基礎(chǔ)上，增加“轉(zhuǎn)遞”欄，用于填寫會(huì)籍材料轉(zhuǎn)遞去向。裝訂：活頁式裝訂或封套（檔案袋）法收裝。歸檔：隨時(shí)收集隨時(shí)歸檔，確保會(huì)員信息及時(shí)更新、會(huì)籍動(dòng)態(tài)管理。編制檢索工具：按會(huì)員姓氏漢語拼音先后順序編制人名索引，或按在本工會(huì)建立會(huì)員關(guān)系先后編制人名索引;編制會(huì)員檔案案卷目錄。保管：按“八防”要求保管，存放在工會(huì)的檔案室或配備有密碼鎖的檔案柜。利用：原則上不外借，原則上僅對(duì)本單位、工會(huì)及本人提供利用;檔案利用需遵守保密規(guī)定，不擅自發(fā)布、傳播、公布檔案涉密信息。鑒定與銷毀：鑒定需經(jīng)分管主席同意，由單位檔案部門負(fù)責(zé)人、工會(huì)檔案工作人員、工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定組鑒定;經(jīng)鑒定不需要保存的檔案需登記造冊(cè)，分管主席批準(zhǔn)后銷毀，不少于兩人監(jiān)銷。

4.4 開展工會(huì)會(huì)員檔案數(shù)字化管理

實(shí)行工會(huì)會(huì)員檔案數(shù)字化管理，向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。工會(huì)會(huì)員檔案按照國家“雙套制”要求，采取“雙套制”形成及管理。在會(huì)籍管理及工會(huì)其它工作中，超前控制，注意形成、收集電子文件，保存電子文件和紙質(zhì)文件材料。

4.5 加強(qiáng)工會(huì)會(huì)員檔案工作人員管理

選擇政治覺悟高，品行端正、遵紀(jì)守法、職業(yè)能力強(qiáng)、具有服務(wù)意識(shí)的人員從事工會(huì)會(huì)員檔案管理。

建立并完善工會(huì)會(huì)員檔案是工會(huì)實(shí)踐的需要，是新時(shí)代工會(huì)發(fā)展的必然?；鶎庸?huì)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，加大投入，加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳、檔案知識(shí)普及，確保工會(huì)會(huì)員檔案及時(shí)、規(guī)范建立，在服務(wù)工會(huì)創(chuàng)新發(fā)展、維護(hù)職工權(quán)益、職工普惠性工作中發(fā)揮積極作用。

參考文獻(xiàn)

[1]國家檔案局.檔案工作基本術(shù)語[S].國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所，2001：2000.

[2]閆鵬.檔案概念泛用的動(dòng)因分析[J].上海檔案.2018，000（004）：30-32.