電子發(fā)票助推業(yè)財融合成本優(yōu)化提高創(chuàng)效能力

操彬彬

摘要：隨著信息化在財務領域的不斷推進，電子發(fā)票也得到了廣泛應用，本文以黃山公司為例，探討了電子發(fā)票在企業(yè)業(yè)財融合與成本優(yōu)化中的具體實施與價值。

關鍵詞：電子發(fā)票;業(yè)財融合;成本優(yōu)化

近兩年，安徽公司在全省推廣使用電子發(fā)票，黃山公司自2018年7月起，率先采用“以點連線”的方式逐步推廣電子發(fā)票，以電子發(fā)票深化應用為切入點，助推業(yè)財融合，加強精細管理，提高一線工作效率，現(xiàn)將我公司在發(fā)票應用中的做法和體會向各位領導和同事們匯報如下：

一、創(chuàng)新挖潛，推進電子發(fā)票落戶

（一）精心部署，建立“試驗田”領導重視，嚴密實施

我公司將電子發(fā)票推廣事宜作為重點工作逐級上報，公司領導高度重視，積極召開會議安排部署，將政策宣傳、系統(tǒng)維護、發(fā)票供應、安裝調(diào)試、運行維護、應急處理等工作職責細化到部門，以“先易后難”為原則，采取分布式策略，同時汪總強調(diào)公司要把推廣電子發(fā)票納入零售考核體系，制定落實《關于加大推廣無現(xiàn)金結(jié)算考核力度及電子發(fā)票考核辦法》，持續(xù)深入開展落實電子發(fā)票工作，促使稅控、零管同步高質(zhì)量發(fā)展。

穩(wěn)扎穩(wěn)打，試點先行。通過對各站點進行實地調(diào)研和平時工作接觸，陽湖站發(fā)票管理員馬諝超信息化水平和政策解讀運用能力相對較強，通過簡訓及實操演練，黃山公司“第一張電子發(fā)票”在陽湖站順利“誕生”，由此我公司決定由陽湖加油站作為第一批電子發(fā)票推行試點大力培育，為后期電子發(fā)票全面推開建立“試驗田”。

（二）宣貫培訓，保落地生根以思想帶行動，提前做好服務

認真學習宣貫省公司下發(fā)的文件、培訓資料和課件PPT，做到吃透文件精神，貫徹各項政策法規(guī)，始終堅持宣傳引導，對員工講清政策、形勢、目標、任務，把員工思想和行動統(tǒng)一到公司電子發(fā)票推廣工作部署中來。財務部門提前將電票推廣所需的相關注意事項和表格填制好，將電票分發(fā)到各站點，讓各站點下載電子發(fā)票，為推廣電票做好各項服務工作。

以點帶面，強力推進。采取集中講授的方式，對各站點站長和發(fā)票管理員等崗位人員進行專題培訓，使其熟練掌握增值稅電子發(fā)票的推行背景以及相關業(yè)務、系統(tǒng)界面、新增功能、操作要領等知識及技能。對于交通不便利偏遠小站點，先下載發(fā)票管理群里的資料通過線上進行學習，再利用空閑時間親自下去為他們進行現(xiàn)場培訓。比如休寧縣城站站長葉振華搭ME下站點巡查車輛到周邊小站點進行現(xiàn)場指導，有力確保了電子發(fā)票全線貫通全覆蓋。

（三）策略解困，創(chuàng)新結(jié)碩果

觀念誤解，新政難推電子發(fā)票開具初期由于電子發(fā)票的使用習慣尚未養(yǎng)成，雖然已明確電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，但在實際操作中，客戶仍有傳統(tǒng)觀念，只要紙質(zhì)發(fā)票佐證，宣傳使用電子發(fā)票時被誤解要投訴。結(jié)合各站點遇到的實際問題，我公司財務部及時組織人員商討營銷推廣策略，及時印發(fā)《電子發(fā)票使用手冊》、分發(fā)《電子發(fā)票推廣答疑》，做到宣傳到位、解釋到位、普及到位。

迎難而上，良性科普。電子發(fā)票推廣難度是有的，像我們的休寧縣城站，在推電子發(fā)票時，被不理解的客戶投訴到黃山市稅務局，我公司財務部第一時間對接了主管稅務機關，積極配合稅務部門提供相關證明資料，自政策實施、現(xiàn)場服務、推廣標準、作業(yè)流程等全方位做了問題答疑。得到了調(diào)查稅務局的充分理解和信任，通過投訴反饋工作，主管稅務局充分肯定了我公司所做的電子發(fā)票推廣工作并鼓勵我公司堅持推行新政。在各級領導及單位的大力支持下，各站點利用微信公眾號、QQ群、便民服務臺、政策宣傳欄等多種載體，廣泛宣傳電子發(fā)票成本低、易保存、加密性好、攜帶方便等優(yōu)點，進一步擴大電子發(fā)票知曉度，發(fā)票管理員運用微信開票說明中的文明用語指導客戶操作……工作人員認真的態(tài)度、苦口婆心的講解終于得到消費者的認可和理解，“電子發(fā)票”被客戶們順利接納。

堅定信心，勇往直前。公司和零售部門建立“流動指揮隊”，各站點不間斷現(xiàn)場督導，在電子發(fā)票推廣使用初期，臨時狀況頻出，對于棘手問題，總是想盡辦法及時聯(lián)系稅控后臺技術人員，第一時間充分商定解決方案，幾次都是處理到凌晨，充分做到了“上下一盤棋，不出效果絕不收兵”的工作決心。

“互聯(lián)網(wǎng)+”，服務更優(yōu)質(zhì)。對于忙碌的年輕人，我們網(wǎng)上點對點傳達信息;對于一些不常接觸網(wǎng)絡的人群，站點票管親力親為幫助操作;公司同時為各站點配備了電子發(fā)票打印機，為急需票據(jù)的客戶直接到位服務——“閃打”出票;各級客戶接受服務后均豎起大拇指直夸“中石化服務就是?！薄?/p>

抓住時機，為防疫助力。2020年突如其來的疫情給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營帶來的不小的影響，如何能在疫情期間及時安全為客戶開具發(fā)票也給公司帶來極大挑戰(zhàn)。黃山公司利用疫情時推動無接觸開票服務，積極與公司信息、零售部門配合，借助信息公司顧問力量輔導站點，實現(xiàn)推動發(fā)票信息化大步跨越。一是在疫情期間加強電子發(fā)票使用力度，加完油即出站，大大提高了加油站通過率;二是積極推動增值稅專用發(fā)票網(wǎng)上自助開票、預約取票功能，客戶只需進入“中國石化安徽客戶服務中心”公眾號，輸入加油卡的卡號，根據(jù)提示一步輸入相關信息，選擇預約取票的時間和網(wǎng)點提交預約信息，就會出現(xiàn)一個自取碼（客戶到網(wǎng)點領取發(fā)票時可憑這個自取碼領取）或是選擇郵寄服務。開票網(wǎng)點根據(jù)時間查詢顧客提交的記錄，合理安排開票時間，采用顧客憑自取碼快速取票或郵寄方式，有效減少人與人之間的近距離接觸，大大降低了疫情傳播的可能性，為疫情防控筑起一道堅實的防線。

二、電子發(fā)票的應用，有效加速業(yè)財融合

信息共享，業(yè)財互通。電子發(fā)票的使用，進一步完善了發(fā)票信息的共享，深化了相關數(shù)據(jù)的挖掘，為經(jīng)營決策及營銷策略提供了參考依據(jù)。管理人員定期分析電子發(fā)票開具的種類、金額、使用人群及開具時間等等信息，了解消費客戶的消費規(guī)律和習慣，以2020年6月數(shù)據(jù)為例從系統(tǒng)導出的34 301條數(shù)據(jù)中就有10 712個客戶，公司經(jīng)營部門按照系統(tǒng)統(tǒng)計客戶特點制定切合實際的營銷方案，開發(fā)出了新的大客戶，聯(lián)絡了老客戶的感情，有效激發(fā)出市場無窮的潛力。

電子發(fā)票全覆蓋，夯實數(shù)據(jù)庫基礎。充分利用信息化技術，實時獲取第一手數(shù)據(jù)，實時全行業(yè)覆蓋，實時準確采集每一步交易信息，為快速反應，綜合監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支撐。

三、小小一張票，降本又增效

“節(jié)能+減負”。電子發(fā)票將原來紙質(zhì)發(fā)票的申請、領用、開具、流轉(zhuǎn)、查驗等過程統(tǒng)統(tǒng)被線上優(yōu)化，不僅為納稅人減少了稅局奔波及統(tǒng)計票據(jù)的工作量，同時也為公司節(jié)約了相關運營成本。電子發(fā)票的推廣與使用從最初直接從系統(tǒng)短信推電子發(fā)票實現(xiàn)電子發(fā)票開具，到微信掃碼開電子票實現(xiàn)客戶精準獲取，到現(xiàn)在的智慧電子票，不僅降低了加油站員工開票勞動強度還提高了員工的服務效率，也潛在統(tǒng)計分析銷售種類和銷量能力，同時補充了員工更多的時間和精力進一步細化提高管理水平。

“管理+經(jīng)濟”成本雙降。一是紙質(zhì)發(fā)票的生命周期較長，如印制、開具、耗材等包含了較多的顯性成本，自推廣電子發(fā)票后我公司各站點大大減少了現(xiàn)場出票頻率，僅2019年度打印機耗材就同比節(jié)約？萬元，為公司提倡“過緊日子”、向管理要效益做到了一定的帶頭作用。二是創(chuàng)新管理模式，更新票據(jù)的存儲方式，降低了稅務查閱、稽核等人力耗費;我公司使用電子發(fā)票自本質(zhì)上改變了發(fā)票的形式，即落實了公司降本增效要求又順應了低碳、環(huán)保、可持續(xù)的社會趨勢。

四、推廣電子化，實現(xiàn)價值最大化

提升管理效能，實現(xiàn)價值創(chuàng)造。稅務問題、財務風險、業(yè)務分析等都離不開業(yè)財部門的密切溝通，如何在加大整合業(yè)務資源，提升整體效能上下功夫，需要推廣“總體分析、集中研究、分派核實、交互共享”的管理模式，打造經(jīng)營為引擎，業(yè)務為共享，財務為基礎的“三位一體”管理體系，切實發(fā)揮總體合力。電子發(fā)票雖然是無紙化辦公的一個小環(huán)節(jié)，但它是成本最小化，實現(xiàn)凈價值最大化的具體體現(xiàn)。充分體現(xiàn)了財務部門應對成本和效益的敏感意識，今后可以通過成本管理更加深入和業(yè)務部門合作，識別生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)的各個增值價值，完善財務與業(yè)務融合對企業(yè)的價值管理。

總結(jié)經(jīng)驗，鞏固電子發(fā)票推廣價值。持續(xù)加大開發(fā)信息系統(tǒng)的建設，逐步滿足經(jīng)營的序日跟蹤、風險防控、固定分析，通過對各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢、整理、篩選來實現(xiàn)財務人員的經(jīng)營分析能力。我公司制定了《電子發(fā)票使用管理考核辦法》定期收集整理問題，掌握票據(jù)使用規(guī)律，及時分析總結(jié)經(jīng)驗，為全省電子發(fā)票的推行打下堅實基礎。

隨著信息化科學技術的高速發(fā)展，我公司全員牢固樹立價值創(chuàng)造理念，注重價值引領，不斷掌握更高層次的綜合技能，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展保駕護航。

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