新時(shí)期檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)要求研究

孫婷婷

摘 要：隨著我國(guó)信息化的不斷發(fā)展和進(jìn)步，其在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域都被廣泛的應(yīng)用。尤其是現(xiàn)階段的檔案管理工作，在其具體的工作中，逐步應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與現(xiàn)代信息化技術(shù)，使其檔案管理的方法以及內(nèi)容都發(fā)生了本質(zhì)上的改變，所以對(duì)于檔案管理工作而言，在新時(shí)期的實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)做到與時(shí)俱進(jìn)，并且對(duì)于其檔案管理工作人員的工作需要做出更高的要求。下面本文就新時(shí)期的檔案管理工作人員所應(yīng)具備的基本素質(zhì)要求做出簡(jiǎn)單探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理人員;素質(zhì)要求

對(duì)著新世紀(jì)的發(fā)展要求以及改革，在全世界都在面臨著信息化技術(shù)的改革所帶來的機(jī)遇與要求。在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，不但為人們拓展了認(rèn)識(shí)外界世界的認(rèn)知程度，同時(shí)在科學(xué)技術(shù)的支持下各企業(yè)公司的整體效益也在不斷增加[1]。在檔案管理工作中，隨著電子檔案的出現(xiàn)與發(fā)展，對(duì)于其工作要求以及檔案工作管理人員的整體素質(zhì)也在逐步的提升，所以如何增強(qiáng)其工作人員的專業(yè)素質(zhì)是現(xiàn)階段檔案管理工作的主要目標(biāo)。

一、新時(shí)期電子檔案的主要特點(diǎn)

新時(shí)期電子檔案管理是一份基礎(chǔ)并且重要的工作，在大數(shù)據(jù)的運(yùn)用下將檔案保管工作帶到了一個(gè)新的發(fā)展平臺(tái)，從紙質(zhì)檔案到大力發(fā)展電子檔案表明在工作方式上實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是今后檔案工作的重要組成部分。

電子檔案的定義是指：將檔案信息通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備將其進(jìn)行科學(xué)存儲(chǔ)，然后根據(jù)原有的檔案信息建立虛擬檔案。與傳統(tǒng)的檔案不同的是，傳統(tǒng)檔案一般都是以紙質(zhì)版記錄為主來實(shí)行信息的錄入與輸出;而電子檔案是需要將一些電子圖像相互關(guān)聯(lián)，然后根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行掃描錄入，進(jìn)而來區(qū)別一些實(shí)際存在的實(shí)體信息。同時(shí)電子檔案還可以在計(jì)算中進(jìn)行實(shí)時(shí)流通，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)在進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)以及查詢的時(shí)候，需要引入相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，并且將信息資源的一些細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)了解，最終將計(jì)算機(jī)表達(dá)出來的數(shù)據(jù)信息傳到用戶所使用的網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備，以此來實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。根據(jù)分析，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有很大的不同點(diǎn)，具體如下。

第一，由于電子檔案的載體是由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支撐，所以其收集信息的速度與管理信息的效率都會(huì)有明顯的增加，其所收集的數(shù)據(jù)也會(huì)較傳統(tǒng)方式準(zhǔn)確。

第二，在電子檔案的建立、歸納與整理中，其管理人員可以利用現(xiàn)代信息化的不同手段來處理相關(guān)的檔案信息，并且在需要搜素和查閱檔案時(shí)，可以直接在輸入框中搜索即可，使操作變得更加便捷。

第三，對(duì)于電子檔案而言，其保存的位置只需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的相關(guān)儲(chǔ)存以及關(guān)于有效信息的備份即可，這樣不但可以將傳統(tǒng)的檔案整理方式改變，還可以將檔案的安全性進(jìn)行有效提高。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)人才和技術(shù)

同一些發(fā)達(dá)國(guó)家相比較，我國(guó)的檔案管理工作還存在許多不足之處。很多管理人員并不是專業(yè)學(xué)校出身，也沒有較高的專業(yè)學(xué)歷，綜合素質(zhì)水平還有待提高。目前檔案管理部門十分缺乏新型專業(yè)人員，管理人員的工作水平也只是延續(xù)了過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的內(nèi)容。員工的專業(yè)水平較低在很大程度上限制了檔案的編錄和開發(fā)工作，對(duì)全面發(fā)展自動(dòng)化創(chuàng)新型檔案管理工作增大了困難。在自動(dòng)化檔案管理工作中需要更多的高素質(zhì)的專業(yè)人才，需要員工掌握大量的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)知識(shí)。一些工作人員忽略對(duì)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)從而不能熟練地掌握信息化計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，體現(xiàn)出員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平不能達(dá)到發(fā)展管理新時(shí)期檔案的水平。

尋找多年前的檔案資料會(huì)發(fā)現(xiàn)存在很多的錯(cuò)誤信息或者丟失某些重要信息的現(xiàn)象，這表明記錄和管理技術(shù)還不夠完善。技術(shù)上的局限性造成了很大的挑戰(zhàn)，先進(jìn)管理技術(shù)的使用率不能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，所以目前必須要提高先進(jìn)信息化技術(shù)的使用率，充分利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)使得檔案管理工作達(dá)到一個(gè)新高度。管理技術(shù)所涉及的角度和方面還不夠完善，導(dǎo)致檔案的管理工作存在漏洞。

（二）缺乏正確的工作觀念

檔案管理部門工作人員沒有樹立正確的工作觀念，往往表現(xiàn)為工作能動(dòng)力不足和積極向較差。許多員工在思想上認(rèn)為管理檔案的工作較為清閑，所以對(duì)待工作消極疲怠。部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視度不高也導(dǎo)致員工對(duì)工作產(chǎn)生了錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為工作不夠重要，缺乏應(yīng)有的重視度。

日常檔案管理工作以重復(fù)性、程序化模式占主導(dǎo)地位，造成員工在心理上產(chǎn)生了疲勞，對(duì)待工作沒有激情和挑戰(zhàn)。員工在工作中長(zhǎng)時(shí)間面對(duì)的都是紙質(zhì)版的檔案材料，日復(fù)一日重復(fù)著記錄歸納管理的工作。樹立正確的工作觀念要從根本上提高管理者的職業(yè)素質(zhì)，必須要盡快轉(zhuǎn)變員工的消極工作思想，讓其增加工作興趣和提高工作能動(dòng)力。

（三）新技術(shù)發(fā)展帶來難題

在大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的推動(dòng)下，從前單一的檔案管理工作勢(shì)必會(huì)遭受巨大的挑戰(zhàn)。在管理工作中加入新技術(shù)使得員工的服務(wù)方式、服務(wù)手段和服務(wù)內(nèi)容也產(chǎn)生了相應(yīng)的變化，使得員工必須要提高創(chuàng)新意識(shí)和改變固化思維。員工要盡快熟悉傳統(tǒng)手工操作和現(xiàn)代化應(yīng)用工具相結(jié)合的新工作方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化。員工的適應(yīng)能力是新技術(shù)推廣過程中遇到的重要問題，可從培訓(xùn)教學(xué)等方式改變員工的操作能力。錄入信息和檢索信息也只是現(xiàn)代檔案入門級(jí)別的操作，檔案管理工作人員需要一一克服更多的巨大的挑戰(zhàn)。

（四）缺乏檔案保護(hù)意識(shí)

檔案管理是一份煩瑣細(xì)致的工作，需要定時(shí)檢查，需要意識(shí)到一個(gè)細(xì)小的失誤和疏忽可能會(huì)對(duì)組織和企業(yè)造成很大的損失。目前工作人員的思想消極被動(dòng)，工作界限模糊，缺乏檔案保護(hù)意識(shí)。

三、新時(shí)期檔案工作管理人員所應(yīng)具備的整體素質(zhì)

（一）思想政治素質(zhì)

對(duì)于檔案管理工作人員的素質(zhì)而言，其思想道德素質(zhì)是其所具備的基礎(chǔ)素質(zhì)。一般的檔案內(nèi)容都會(huì)涉及到很多的機(jī)密文件或者公司內(nèi)部的機(jī)密信息，這些信息一旦泄露，將會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)造成極大的不良影響。很多重大單位的機(jī)密信息聯(lián)系著國(guó)家的一些機(jī)密，所以一旦發(fā)生問題，甚至?xí)?dǎo)致國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)處在危機(jī)之中[2]。在此背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)思想政治素質(zhì)加以提升，從思想上保證檔案信息的安全。

檔案管理人員必須要樹立正確的政治觀、價(jià)值觀，必須具有正確的思想方向和高度責(zé)任感。在日常工作和學(xué)習(xí)中要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)思想和業(yè)務(wù)水平的學(xué)習(xí)，正確理解單位組織的管理路線，不斷提高自身綜合素質(zhì)水平。檔案管理人員要高度重視檔案的機(jī)密性，要深刻意識(shí)到肩負(fù)著保守機(jī)密的重要責(zé)任。在工作中要培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣，比如不能隨意擺放文件、不能準(zhǔn)許閑雜人員進(jìn)入檔案室、時(shí)刻注意自己的言行。檔案管理人員要具有正確的政治素養(yǎng)和不斷提高政治覺悟和黨性修養(yǎng)。

（二）崗位專業(yè)能力素質(zhì)

檔案管理本身就具備比較高的綜合性質(zhì)和復(fù)雜性質(zhì)，所以對(duì)于新時(shí)期的檔案管理人員不應(yīng)只是從事于檔案的保管工作，同時(shí)還應(yīng)該具備關(guān)于檔案各個(gè)時(shí)期的整理的專業(yè)技能，從而保證檔案信息的完整。根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理的要求，積極學(xué)習(xí)并且掌握關(guān)于檔案收集以及整理的相關(guān)工作內(nèi)容，逐步提高新時(shí)期自動(dòng)化檔案管理的覆蓋程度。隨著在檔案管理工作中電子檔案的融入，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，保證在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)漏洞或者故障的時(shí)候能夠及時(shí)地解決，從而保證檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量。

新時(shí)期檔案管理工作中要求管理人員全面掌握專業(yè)知識(shí)，包括理論學(xué)檔案和專業(yè)學(xué)檔案。工作部門要多組織專題講座和研討會(huì)，讓工作人員可以獲取最新的專業(yè)知識(shí)和不斷地提升工作能力。管理人員要熟悉工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并且可以熟練地操作。工作流程包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、提供使用等多個(gè)步驟，工作人員要勇于提出科學(xué)合理的管理方法從而提高工作效率。

（三）檔案管理創(chuàng)新素質(zhì)

基于現(xiàn)代化的管理與技術(shù)要求，新時(shí)期的檔案管理應(yīng)當(dāng)具備高效的時(shí)效性，保證檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代的發(fā)展要求。因此要想從整體上保證電子檔案的安全性，對(duì)于檔案信息化管理理念也應(yīng)該進(jìn)行系統(tǒng)性創(chuàng)新，所以檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備適應(yīng)于時(shí)代的管理創(chuàng)新精神[3]。在現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)其中應(yīng)該存在的問題，然后應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行改正和創(chuàng)新，從而提升檔案管理的工作效率和水平。順應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的要求，員工要積極鉆研業(yè)務(wù)，不斷改正和完善檔案管理方法，達(dá)到新形勢(shì)發(fā)展的需要。

（四）工作職業(yè)道德素質(zhì)

職業(yè)道德素質(zhì)的提升對(duì)于檔案管理人員的工作行為會(huì)造成一定的約束，這樣可以使工作人員嚴(yán)格遵守相關(guān)的檔案管理制度，保證企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)密不被泄漏，保證企業(yè)信息安全[4]。作為檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)保持愛崗敬業(yè)的精神，強(qiáng)化自身的職業(yè)道德素質(zhì)，不斷在實(shí)踐中強(qiáng)化自身工作技能。

工作人員要充分意識(shí)到檔案工作是一份基礎(chǔ)性的服務(wù)工作，要意識(shí)到檔案工作的重要地位。員工要培養(yǎng)愛崗敬業(yè)和樂于奉獻(xiàn)的精神，在工作中善于發(fā)現(xiàn)問題并積極解決問題，日常工作中習(xí)慣總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。員工要充分意識(shí)到檔案管理工作不僅僅是記錄和整理材料，而是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使工作規(guī)范化、程序化和高效化。只有十分熟悉本職工作，才能最大程度的做好新時(shí)期自動(dòng)化電子檔案工作。在管理工作中要保證材料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ黠L(fēng)格、強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度責(zé)任感等工作品質(zhì)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于新時(shí)期的檔案管理工作而言，由于其新時(shí)期的信息化要求，所以對(duì)于工作人員的要求也在不斷提升。檔案管理工作能夠在實(shí)際中提高其管理的效率性和安全性，管理人員必須應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的潮流，提升自身的現(xiàn)代化意識(shí)和信息化技能，從而保證企業(yè)檔案的安全性和保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。面對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的要求，要以高度的職業(yè)精神和創(chuàng)新精神做好本職工作，維護(hù)正常的工作秩序。

參考文獻(xiàn)：

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