淺析企業(yè)采購存在的問題及對策

紀德娣

摘要：采購是一個企業(yè)財務(wù)管理的重要內(nèi)容。企業(yè)采購工作是否做到規(guī)范化，將直接影響到采購資金的使用效率，也影響著企業(yè)財政資金的使用，良好的采購管理工作，可以有效地防治采購人員貪污腐敗的情況。文章主要概括企業(yè)的采購管理的現(xiàn)狀，分析存在的問題以及應(yīng)對對策，以供相關(guān)部門參考借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè);采購;問題;對策

企業(yè)采購的實質(zhì)在于，企業(yè)各部門在滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營所需基礎(chǔ)之上，按照企業(yè)規(guī)定進行審查合格之后，合理地分配資金，購買企業(yè)所學(xué)的原材料、產(chǎn)品以及服務(wù)等。因此企業(yè)采購必須同預(yù)算以及采購招標等內(nèi)容結(jié)合起來，提升采購的科學(xué)性，同時有效地節(jié)約資金支出。與其他國家相比，我國企業(yè)采購體系依舊存在許多的不足之處，需要加以研究，并給出相應(yīng)對策，提升企業(yè)采購管理水平。

一、企業(yè)采購管理工作的概述

企業(yè)采購主要包括三方面的工作內(nèi)容：采購所需的貨物資源、工程項目采購、采購社會服務(wù)設(shè)備等，企業(yè)采購有著多樣化的采購方式，做好企業(yè)采購是一項具有復(fù)雜性和難度性的工作內(nèi)容，只有建立起完善的企業(yè)采購機制，才能確保采購工作得以順利開展，提升采購的工作效率以及提升資金的利用率。關(guān)于企業(yè)采購，很多企業(yè)都有專門的采購制度，我國也出臺了采購法，以此來制約著各個企業(yè)采購員的采購行為。目前，企業(yè)采購主要包括集中采購、分散采購兩種模式相互結(jié)合的方式，具體方式有公開招標、競爭性談判、邀請招標、詢價等。企業(yè)采購作為資金支出的重要內(nèi)容，必須加強對采購資金的管理，通過標志預(yù)算的方式，節(jié)約資金，提升資金的使用效益。

二、企業(yè)采購活動存在的問題

（一）未將采購工作納入預(yù)算管理中

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，做好采購管理工作，必然要將采購工作納入到預(yù)算管理之中。也就是按照“先進行采購預(yù)算，再進行采購計劃，最后進行采購”的工作原則，對采購工作通過預(yù)算的方式，加以控制，實現(xiàn)節(jié)約費用支出的目的。在實際的采購工作中，存在重視預(yù)算編制，忽視采購預(yù)算的情況，采購預(yù)算編制滯后，采購活動沒有計劃，隨意性大，出現(xiàn)物品需求，便審批進行預(yù)算追加，導(dǎo)致預(yù)算頻繁地調(diào)整，失去預(yù)算編制的意義。有些企業(yè)在采購計劃上存在隨意增減的情況，企業(yè)收入多，采購就多買;收入少或者沒有收入就不買。部分企業(yè)還存在預(yù)算執(zhí)行不佳的情況，年初計劃購買甲產(chǎn)品，而執(zhí)行中又出現(xiàn)變更，變?yōu)橘徺I乙產(chǎn)品。

出現(xiàn)上述情況的主要原因在于沒有將采購工作很好地嵌入到預(yù)算管理中，缺少完善的采購預(yù)算，而且缺少約束性的行為，導(dǎo)致采購活動經(jīng)常牽著采購預(yù)算走，企業(yè)資金充足便進行采購活動，便可以有采購預(yù)算，許多企業(yè)在采購預(yù)算和資金預(yù)算方面是分離的。企業(yè)采購預(yù)算缺少詳細的規(guī)章制度和政策，人們對于采購預(yù)算不太重視，覺得采購預(yù)算可以通過事后填表的方式，導(dǎo)致預(yù)算失去編制的意義。在企業(yè)采購預(yù)算編制中，還存在著盲目性和隨意性編制的行為，沒有做到從大局出發(fā)。正是由于采購編制存在不足，導(dǎo)致采購的工作效率偏低，而且資金浪費的情況比較嚴重，部分企業(yè)辦公用品的采購，都是根據(jù)單位采購數(shù)量和供應(yīng)商協(xié)商之后確定最終的采購方式和價格，也就是難以通過預(yù)算的方式，準確地得到采購價格，如果實際購買比預(yù)計購買數(shù)量少，自然采購價格較少，那么在結(jié)算時，供應(yīng)商優(yōu)惠存在異議。

（二）采購信息存在不準確、不規(guī)范、渠道不暢的情況

采購過程中，采購部門在采取招標過程中，為了確保預(yù)選選中的供應(yīng)商可以中標，會對招標信息大做文章，也就是信息的公開度和透明度較差。公開度低，公布的范圍故意縮小，沒有選擇指定媒體進行信息的公開發(fā)布，而是選擇一些本地的媒體進行信息發(fā)布，信息發(fā)布渠道窄了，必然獲取信息的供應(yīng)商就少了，從而削減供應(yīng)商的數(shù)量。招聘信息的透明度低是指招標過程中，受到信息不對稱的情況，出現(xiàn)暗箱操作的行為，影響招標的公平性。在實際的采購招標過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)在短期內(nèi)以及最小范圍內(nèi)進行招標信息的發(fā)布，導(dǎo)致部分供應(yīng)商難以快速地獲得招標信息，相反的，那些提前選中的供應(yīng)商，早就做好了相關(guān)的準備，保證招標的順利通過。

（三）采購人員和供貨商出現(xiàn)串通舞弊行為

采購人員和供貨商出現(xiàn)串通舞弊行為，是造成采購腐敗的主要原因。根據(jù)企業(yè)的采購需求，企業(yè)的采購人員需要根據(jù)采購所需，進行招標和選擇供應(yīng)商，然而一些供貨商會通過受賄采購人員的行為方式，將一些不良的產(chǎn)品銷售出去，從而影響著企業(yè)的采購質(zhì)量。目前市場上還有很多中介機構(gòu)，與供貨商，甚至與采購人員串通起來做出不良的采購行為，影響著企業(yè)的采購質(zhì)量。例如，一些咨詢公司為供應(yīng)商制作標書、尋找陪標等。這種情況下，處于計劃之外的供應(yīng)商，很難在招標過程中獲得勝利，即便獲得了勝利，在合同履行過程中，也會出現(xiàn)許多問題。在企業(yè)采購過程中，由于市場競爭十分激烈，許多供應(yīng)商為了中標，會采取串謀或者提供虛假信息的方式，通過不正當?shù)母偁幮袨?，謀取自身的權(quán)益。

出現(xiàn)這種問題的原因在于，中介機構(gòu)覺得按照采購人的意圖選擇供應(yīng)商就是提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這樣采購人在有采購業(yè)務(wù)時，也會第一時間想到自己，從中獲取更多的利益。因此，從企業(yè)確定了招標需求，發(fā)布招標公告、咨詢報名、公考招標、專家評審、確定中標等過程，有著較多的人才參與，容易出現(xiàn)舞弊行為。例如，部分單位報名招標，但是電話無人接聽或者給與的解釋有誤，誤導(dǎo)供應(yīng)商;還有的單位謊稱報名系統(tǒng)出現(xiàn)故障，導(dǎo)致無法報名等情況，減少參與投標的供應(yīng)商數(shù)量，從而確保既定供應(yīng)商可以中標。

（四）委托代理機構(gòu)越權(quán)或無權(quán)辦理業(yè)務(wù)

企業(yè)采購代理機構(gòu)根據(jù)資質(zhì)分為甲級和乙級，不同級別對應(yīng)著不同的代理內(nèi)容。例如，甲級資格的代理機構(gòu)，可以代理企業(yè)采購的所有項目;乙級資質(zhì)的代理機構(gòu)則是可以代理1000萬以下的采購業(yè)務(wù)。實際的采購工作中，企業(yè)的所有采購代理業(yè)務(wù)，委托給一個代理機構(gòu)，如果代理的業(yè)務(wù)，超出代理機構(gòu)的范圍，則會去委托其他采購機構(gòu)辦理，這樣一來，難以保障采購工作的質(zhì)量。具體的問題有：招投標環(huán)節(jié)，會場配套設(shè)施較差，大多采取競爭性談判的方式，以此簡化招標程序，降低招標的費用;招標過程中，專家的溝通打分存在不規(guī)范的情況，導(dǎo)致采購工作質(zhì)量較差，造成資金的損失和浪費。

三、企業(yè)采購的工作建議

通過上文的分析，就如何做好企業(yè)的采購工作提出如下建議。

（一）做好采購預(yù)算工作，無預(yù)算不采購

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，為了保證采購工作的規(guī)范性，必須通過預(yù)算的方式，實現(xiàn)對采購控制的控制。采購部門必須嚴格按照先預(yù)算、再計劃、再采購的工作流程，做好采購的預(yù)算編制，嚴禁出現(xiàn)超預(yù)算采購或者無預(yù)算采購，又或者采購追加預(yù)算的情況。做好采購預(yù)算的管理，編制采購預(yù)算，并嚴格執(zhí)行。例如，在年初或者季度初，提交預(yù)算，部門和領(lǐng)導(dǎo)進行審批之后，才能安排采購計劃。采購預(yù)算編制需要詳細，必須將采購項目、時間、數(shù)量、金額等內(nèi)容填寫完整。預(yù)算編制之后，嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，沒有編制采購預(yù)算，不能采購，更不能出現(xiàn)超預(yù)算采購的情況，特殊情況，需要申請審批通過之后，才能追加預(yù)算。通過編制預(yù)算的方式，約束采購行為。

（二）規(guī)范采購信息的發(fā)布

實現(xiàn)采購信息的規(guī)范化運作，確保采購信息通過有效地方式予以公開，可以說選擇媒體、報刊、網(wǎng)站或者公眾號宣傳的方式，公開采購信息。企業(yè)公開發(fā)布的采購信息，必須做到內(nèi)容統(tǒng)一規(guī)范，任何渠道獲得的信息保持一致，不存在差異;發(fā)布時間必須及時，應(yīng)該給與信息足夠的傳播時間，讓供應(yīng)商做好準備;方便獲取，選擇人們?nèi)菀撰@取的信息途徑。通過規(guī)范采購信息的發(fā)布，確保有效地獲得采購信息。

（三）加大采購工作的監(jiān)督，杜絕腐敗行為

分散采購過程中，企業(yè)會采取代理機構(gòu)進行代理采購，為了避免出現(xiàn)串通舞弊的情況，需要加強對采購工作的監(jiān)督，尤其是招標環(huán)節(jié)，對招標的過程進行監(jiān)督，發(fā)揮財政、審計部門的監(jiān)督作用，設(shè)置舉報途徑，及時發(fā)現(xiàn)和查處存在的暗箱操作行為。加強舉報和投訴途徑的宣傳，讓受眾知道如何解決采購活動中遇到的不公平情況，如何舉報腐敗行為等，以此實現(xiàn)對采購工作的內(nèi)外監(jiān)督。

（四）嚴格審核代理機構(gòu)的資質(zhì)

為了保證采購工作的質(zhì)量，采取代理采購時，需要對代理機構(gòu)的資質(zhì)進行嚴格審核，需要相關(guān)部門成為一個代理資質(zhì)的認證平臺，實現(xiàn)動態(tài)化的管理，并采取處罰和退出的運行機制，將資質(zhì)差以及出現(xiàn)舞弊行為的代理機構(gòu)剔除。企業(yè)在采購時，可以根據(jù)平臺的代理機構(gòu)，選擇資質(zhì)較高的代理機構(gòu)，保證采購工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，采購在一個企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用，然而，受一些因素的影響，很多企業(yè)的采購業(yè)績很不理想，嚴重的制約著企業(yè)的發(fā)展。采購活動必須采取先預(yù)算后采購的原則，無預(yù)算不采購，并做好采購預(yù)算的審批和執(zhí)行。規(guī)范采購信息的發(fā)布，做到公平公開，避免暗箱操作;加強采購監(jiān)督，避免串通舞弊;嚴格審核采購代理機構(gòu)，剔除那些資質(zhì)差、有舞弊行為的代理機構(gòu)。

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（作者單位：南京市婦幼保健院）