淺析如何加強辦公室綜合事務管理

韋明珠

【摘要】辦公室是一個統(tǒng)籌兼顧單位各項問題的重點部門，在一般情況下辦公室的各項綜合事務管理是與每一位員工的切身利益相掛鉤的，因此加強辦公室綜合事務的管理工作就是使每個員工的合法權益得到保障，也就間接保證了單位的正常運轉，因此對于辦公室綜合事務管理工作應當給予充足的重視。但是目前辦公室綜合事務管理的過程中依然存在著一些缺點，如果不及時地加以解決必定會影響整個單位的發(fā)展。本文重點介紹了辦公室存在的一些問題和如何加強辦公室綜合事務管理工作。

【關鍵詞】加強;辦公室;綜合事務管理

辦公室是日常處理事務最多的幾個部門之一，且辦公室負責的范圍較為廣泛，因此處理的問題也較為駁雜。辦公室作為管理各項綜合事務的部門，其核心作用在于聯(lián)系好單位內部各個部門，處理每一位員工所面臨的一些問題，但是目前辦公室的綜合事務管理工作依然存在著一些問題，并且還有很大的提升空間。在這一大前提下，對辦公室的職員就提出了更高的要求，首先就是要端正自己的態(tài)度，放平心態(tài)，做好自己的本職工作，以高標準和嚴要求來規(guī)范自己的行為，不斷提高自身的業(yè)務能力和服務態(tài)度，為單位整體工作的穩(wěn)步推進貢獻自己的力量。

一、辦公室管理的主要作用

一般情況下，辦公室的工作效率直接影響到整個單位的運行效率和員工的工作情緒，辦公室可以說是整個單位的中心樞紐，如同聯(lián)通不同城市之間的告訴公路，如果某一條路線被阻隔那么整個單位的上傳下達就會面臨中斷。新時代下辦公室的管理工作也需要進行順應時代變化的改革與升級，辦公室的高效率代表的就是整個單位的高效率。

辦公室作為中心內樞紐聯(lián)通了包括領導部門、技術部門和幾乎所有員工，因此辦公室的管理工作要注意統(tǒng)籌兼顧，不能厚此薄彼。對于上層領導的指示要及時準確地傳達到中層和基層，認真做好輔助工作，保證上情下達的完整性。對于基層員工的情況辦公室也需要精準掌握，及時向上層領導反映基層員工面臨的問題或者是對單位發(fā)展有益處的建議，除此之外辦公室還需要熟悉整個單位的內部架構，能夠精準地知道在面對不同問題時應該尋找哪一個部門，要綜合考慮領導的決策、及成員工的實際情況和單位人力、財力的實際情況進行匯報和決策建議，從而更好地為單位發(fā)展獻計獻策。

除了必要的樞紐作用，辦公室還為間接為領導層的決策進行輔助。在領導層進行決策時，辦公室要向領導層匯報基層員工對的實際情況作為重要參考，而這一點則需要日常工作一點一滴的積累，要求辦公室具有敏銳的觀察能力，同時要能熟練地運用現(xiàn)代信息設備，從而健全單位形象并進行推廣，辦公室要充分發(fā)揮其綜合管理部門的優(yōu)勢，對于單位內部信息進行及時掌握并進行整合處理，為單位今后的良好發(fā)展打下基礎。

二、加強辦公室綜合事務管理的有效舉措

目前來看辦公室綜合事務管理還存在著一些不足，比如說辦公室員工缺乏自我上進的意識，對于前來咨詢問題的員工態(tài)度惡劣，這些本應該避免的問題嚴重影響了辦公室的聲譽，也為單位帶來了不好的影響，還在一定程度上影響到了單位員工的日常生產與生活，從而使其極容易產生不良的情緒，嚴重的甚至還影響到了整個單位的正常運轉。基于此，必須加強單位辦公室綜合事務管理，并切實提高單位各個崗位員工的業(yè)務素質，從而為單位正常生產與建設提供良好的后勤保障。

1、轉變傳統(tǒng)管理思維方式

對于單位的發(fā)展辦公室員工要學會用長遠的眼光看待問題，不要目光短淺、拘泥于一時的得失，這樣在面臨一些重大問題的抉擇時才能更好地權衡利弊，在日常協(xié)調工作的過程中才能放眼于整個單位，統(tǒng)籌規(guī)劃好各個部門之間的合作，進而促使每一個部門能夠通力合作，各方力量擰成一股繩，共同為整個單位的發(fā)展獻計獻策。辦公室綜合事務管理效率較低一直為員工所詬病，辦公室如果要樹立好良好的部門形象就必須要有效地提高辦公室職員的辦公效率，這就要求辦公室職員提高思想覺悟，轉變懶散的工作作風，在處理任何工作時都要時刻提醒自己以效率為優(yōu)先，只有先把辦公室的辦公效率提上去，各個部門之間協(xié)調合作的效率才能有所提高，進而共同推進單位工作效率和發(fā)展速度。

對于辦公室綜合事務管理工作，辦公室管理人員要秉持創(chuàng)新的精神進行工作的改進，在傳統(tǒng)的工作模式中取其精華去其糟粕，將傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點與創(chuàng)新工作方式相結合，并且要符合時代發(fā)展的規(guī)律和特性，在創(chuàng)新時不要畏首畏尾并且不可一意孤行，要多聽取其他工作人員的建議。

2、辦公室綜合事務管理制度要符合科學性和有效性

辦公室綜合事務管理制度的科學性和有效性也具體體現(xiàn)在其兩大職能特性上，一是其溝通協(xié)調性上，二是其輔助決策性上。在協(xié)調各個部門是一定要符合科學性，要對整體工作的流程進行全面的考慮和細致地劃分，并且根據(jù)工作特性的不同和部門特性的不同進行合理分配。這樣才能將不同部門的利用率發(fā)揮到極致，將資源進行合理地整合和最大化的利用。在輔助領導層進行決策時，匯報工作也要言簡意賅，占用最少的時間針對最重要的問題進行最詳細的匯報工作，并且還需要宏觀把控決策工作后的宣傳和反饋工作。

3、改善辦公室綜合事務管理模式，定崗定責

首先要進一步完善辦公室綜合事務管理的內部結構，將辦公室的管理內容按照科學的劃分進行歸納整理，這樣在今后無論是新文件的加入還是舊文件的提取都能更加高效。在篩選辦公室人才時要綜合考量，責任心是首先因素，要建立完善的責任人制度，具體的工作指派給相關的負責人，最后考察時要按照之前制定的標準進行審核，如若不合格則要進行相應的處罰，反之，若是工作成績突出則可以進行相應的鼓勵和實質性的獎勵。辦公室的工作人員同時也要有互幫互助的意識，身處同一部門不能只是各掃門前雪，要培養(yǎng)辦公室工作人員團結協(xié)作的意識，心往一處想，勁往一處使，這樣才能進行辦公室綜合事務管理的優(yōu)化。

三、結語

總的來說，辦公室綜合事務管理能力直接反映了單位的發(fā)展現(xiàn)狀，也直接關系著單位各員工的切身利益，如果單位想要健康、可持續(xù)地發(fā)展下去就必須要對辦公室綜合事務管理工作更加重視。在加強辦公室綜合事務管理能力的時候要從思想、個人、制度和團體多個方面協(xié)同考慮，不斷創(chuàng)新工作模式，從而推動單位更好更快地發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊慶紅，張貞.淺析如何提升辦公室綜合事務管理水平[J].辦公室業(yè)務，2017（20）.