發(fā)揮辦公室工作樞紐作用 做好企業(yè)的“堅(jiān)強(qiáng)前哨”、“鞏固后院”

劉立東

摘要：新時(shí)期，多元化發(fā)展時(shí)代給國(guó)有企業(yè)發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也使其面臨著一定的挑戰(zhàn)。而辦公室作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重要組成部分，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要作用。因此，需要發(fā)揮出辦公室工作的樞紐作用，為企業(yè)發(fā)展改革奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文主要對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室發(fā)揮好樞紐工作的必要性以及如何發(fā)揮辦公室工作樞紐作用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：辦公室;企業(yè);行政工作;樞紐作用

一、引言

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)講，辦公室作為一個(gè)管理服務(wù)部門(mén)，在其中擔(dān)任著重要的角色，對(duì)企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)起到了關(guān)鍵的樞紐作用。為了促使國(guó)有企業(yè)更好的發(fā)展，有必要對(duì)企業(yè)辦公室管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新。從國(guó)有企業(yè)辦公室特點(diǎn)看，體現(xiàn)出全局性、整體性、操作性、輔助性等特點(diǎn)，良好的辦公室管理可以促使企業(yè)高效開(kāi)展各項(xiàng)工作，可以營(yíng)造出更好的工作氛圍，輔助和支持企業(yè)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)整體的目標(biāo)。因此，本文對(duì)如何發(fā)揮辦公室工作樞紐作用的相關(guān)研究，顯得尤為重要。

二、國(guó)有企業(yè)辦公室發(fā)揮好樞紐工作的必要性

辦公室工作的好與壞，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響作用。辦公室工作任務(wù)概括成四類(lèi)：“一個(gè)是決策的參謀、智囊作用;一個(gè)是對(duì)上對(duì)下的服務(wù);一個(gè)是機(jī)要、保密工作”。這幾項(xiàng)任務(wù)都說(shuō)明了辦公室工作的重要性。從辦公室工作的內(nèi)容來(lái)看，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，辦公室在傳達(dá)文件、整理企業(yè)重要資料、完善管理計(jì)劃等方面具有重要的輔助作用。對(duì)于企業(yè)執(zhí)行者而言，辦公室工作主要在協(xié)同企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的工作任務(wù)分配與劃分、實(shí)現(xiàn)工作均衡方面發(fā)揮重要作用?？梢哉f(shuō)，辦公室在企業(yè)發(fā)展中的樞紐工作，可以保障企業(yè)上下內(nèi)部工作協(xié)調(diào)運(yùn)行，調(diào)高企業(yè)整體工作效率，間接地為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益;從辦公室的工作結(jié)構(gòu)和工作地位而言，辦公室是協(xié)調(diào)企業(yè)各個(gè)部門(mén)工作，同時(shí)實(shí)現(xiàn)辦公室整體工作資料收集管理，企業(yè)日常工作中資源分配管理等的作用，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，保障辦公室發(fā)揮好樞紐工作可以提高企業(yè)資源應(yīng)用率，是促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力[1]。

三、國(guó)有企業(yè)辦公室發(fā)揮樞紐工作的具體實(shí)踐方法

（一）加強(qiáng)辦公室制度建設(shè)，提高工作效率

為了促使辦公室發(fā)揮其應(yīng)有的作用，需要在制度建設(shè)基礎(chǔ)上，促使辦公室工作高效、規(guī)范化。由于國(guó)有企業(yè)辦公室工作流程非常復(fù)雜，同時(shí)還涉及到很多方面，所以需要通過(guò)一系列的規(guī)章制度，制約和管理辦公室工作，從而提升辦公室工作人員提高對(duì)本職工作的重視度，有效防止在工作中出現(xiàn)模糊混亂的現(xiàn)象，給企業(yè)發(fā)展造成不必要的影響。在制度建設(shè)中，需要包含接待、印章、公文、會(huì)議等方面的制度。其中在會(huì)議和接待相關(guān)工作中，會(huì)涉及到很多的重要部門(mén)、相關(guān)單位等，其中存在很多方面的影響，所以非常有必要制定相應(yīng)的管理辦法、規(guī)范，從而提高工作質(zhì)量，比如要形成一定的規(guī)范流程，資料要表格化，整體工作實(shí)施要形成模板化，以此來(lái)提高工作高效性。而在具體工作中，也需要制定具體的流程分析，擬定關(guān)鍵路線(xiàn)，不斷優(yōu)化工作途徑，簡(jiǎn)化工作工序，進(jìn)而提升工作效率[2]。

（二）發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，強(qiáng)化嚴(yán)謹(jǐn)工作作風(fēng)

在國(guó)有企業(yè)辦公室實(shí)際工作中，相關(guān)工作人員要樹(shù)立正確的服務(wù)意識(shí)與工作理念，做好企業(yè)各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作，從而輔助企業(yè)更好的發(fā)展。在實(shí)際協(xié)調(diào)工作中，辦公室人員需要注意自己的工作態(tài)度，樹(shù)立積極的“服務(wù)”理念，提高工作質(zhì)量。辦公室人員在處理各部門(mén)間的工作時(shí)要做到積極熱情、不卑不亢。在安排具體工作時(shí)，更要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。只有這樣，才可以進(jìn)一步確保當(dāng)面臨突出情況時(shí)，可以從容應(yīng)對(duì)工作。

（三）合理優(yōu)化辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)配置，發(fā)揮高效性

科學(xué)化的管理，可以提升辦公室的工作效率，所以?xún)?yōu)化辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)配置，顯得尤為重要。在國(guó)有企業(yè)中，辦公室作為重要的樞紐部門(mén)，在傳遞信息、處理事務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)等方面都發(fā)揮著不同程度的職能。優(yōu)化辦公室配置，首先需要對(duì)辦公室各部門(mén)的權(quán)限和職責(zé)進(jìn)行明確劃分和規(guī)定，同時(shí)對(duì)于崗位職責(zé)要進(jìn)行細(xì)分處理，確保辦公室所有人員都可以各盡其責(zé)，更好、更快的高質(zhì)量的完成各自的任務(wù)，實(shí)行責(zé)任制，防止出現(xiàn)特別情況推卸責(zé)任的情況，促使各項(xiàng)工作能夠得以有效落實(shí)。對(duì)于崗位職責(zé)的確定，管理人員需要堅(jiān)持高效、節(jié)約的原則，減少不必要的人員輸出，促使多功能人員能力的提升，優(yōu)化精簡(jiǎn)人員配置，使得工作可以通過(guò)最少的人員高效完成。

（四）提高人員綜合素質(zhì)，營(yíng)造良好工作環(huán)境

提高辦公室人員的綜合素質(zhì)可以最大化發(fā)揮辦公室樞紐作用。但是從目前國(guó)有企業(yè)實(shí)際情況看，人員素質(zhì)參差不齊，所以有必要提高對(duì)辦公室工作人員綜合素質(zhì)的重視度。比如，可以加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員基本工作技能的培訓(xùn)，如先進(jìn)信息技術(shù)的使用，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、辦公軟件等技能。再如，要提高表達(dá)能力，做到通曉文字，在筆頭上有一定功夫，又要長(zhǎng)與口才，保證準(zhǔn)確地匯報(bào)工作、傳達(dá)事務(wù)，能隨機(jī)應(yīng)變、果斷地處理各種事情，高效率、快節(jié)奏的完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室作為國(guó)有企業(yè)發(fā)展重要組成部分，如何發(fā)揮好其中間的樞紐作用，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中需要重視的問(wèn)題。通過(guò)本文對(duì)提高辦公室樞紐作用的相關(guān)策略的研究，希望可以進(jìn)一步優(yōu)化辦公室工作管理，進(jìn)而全面提升企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)運(yùn)行能力。

參考文獻(xiàn)：

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[3]崔超.辦公室行政管理精細(xì)化的實(shí)踐路徑分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息.2019（17）.