事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

潘劍

摘要：目前，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們?cè)谌粘９ぷ髦袑?duì)于各項(xiàng)信息的收集已經(jīng)不再僅僅局限于紙質(zhì)化方式，信息化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸、處理更加符合現(xiàn)代化社會(huì)的需求。這種信息化工作模式對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作帶來了一定的沖擊。針對(duì)于這一問題，筆者認(rèn)為傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理給工作人員帶來了不必要的麻煩，因此有必要推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，以此推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的價(jià)值

以傳統(tǒng)檔案管理工作而言，主要是以紙質(zhì)化方式進(jìn)行檔案的收錄以及管理，這種檔案管理方式并不立于檔案的存儲(chǔ)以及管理。為此，有必要推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，積極朝信息化模式發(fā)展。就事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)工作而言，其基礎(chǔ)在于建設(shè)一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。此外，信息化建設(shè)目前已滲入到我們生活之中的方方面面，以我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作之中，僅采用紙質(zhì)化管理方式無(wú)疑是與我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的趨勢(shì)相悖，可以說在事業(yè)單位之中推行檔案管理的信息化建設(shè)已成為當(dāng)下各個(gè)部門的首要工作目標(biāo)。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效改善紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)困難、管理復(fù)雜的弊端，對(duì)檔案的收集、分類、整理存儲(chǔ)等工作都能夠?qū)崿F(xiàn)其智能化操作。推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，在一定程度之上減輕了檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，也使事業(yè)檔案的各項(xiàng)檔案得以良好存儲(chǔ)。

二、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案工作的硬件設(shè)施日趨發(fā)達(dá)，那么為了確保檔案管理工作的科學(xué)化、秩序化發(fā)展，勢(shì)必需要朝著“無(wú)紙化”辦公的方向改進(jìn)。我們必須對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作之中所存在的問題有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，譬如信息資源少、整理不方便、更新周期長(zhǎng)等等。大多數(shù)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重要性并無(wú)一個(gè)確切的認(rèn)識(shí)。因此，檔案管理工作更新不便、周期過長(zhǎng)的現(xiàn)象屢見不鮮，進(jìn)而檔案信息使用率過低。也正是由于當(dāng)前事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式存在上述弊端，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息受限，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平造成不良的影響。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略探討

（一）提升管理人員專業(yè)化素質(zhì)

人才是事業(yè)單位檔案管理的基本要素，對(duì)于檔案管理信息化的發(fā)展具有重要作用。提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，其要點(diǎn)在于加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平、工作技巧以及綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出符合實(shí)際工作需求的人才。提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度。積極扭轉(zhuǎn)檔案管理工作人員的思想認(rèn)知，提高其對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。此外，需要關(guān)注對(duì)于檔案管理人員各項(xiàng)專業(yè)技能的考核，并建立完善的考核制度，用以培養(yǎng)一批專業(yè)化、高素質(zhì)，符合檔案管理崗位工作需求的人才。

（二）檔案管理硬件建設(shè)

為了妥善保管事業(yè)單位的檔案資料，搭建性能穩(wěn)定、防護(hù)能力較強(qiáng)的硬件設(shè)施是必不可少的工作。加強(qiáng)硬件建設(shè)并擴(kuò)大資金投入力度，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作具有重要價(jià)值，同時(shí)也是提升檔案資料保管有效性的保障。高水平硬件設(shè)施更能發(fā)揮電子存儲(chǔ)的價(jià)值，對(duì)于整體性資料的存儲(chǔ)以及管理具有不可忽視的積極作用。優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施通常具備更加強(qiáng)大的性能以及充足的存儲(chǔ)容量，在收集、處理、存儲(chǔ)硬件之中更具優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也能騰出較為充足的容量，用以對(duì)檔案信息進(jìn)行備份。

（三）應(yīng)用軟件的開發(fā)

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)，其作用在于提升事業(yè)單位檔案信息化管理的水平、信息化程度以及工作效率。為了做到這一點(diǎn)，所開發(fā)檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)與事業(yè)單位的實(shí)際需求以及硬件設(shè)施相匹配，做到協(xié)調(diào)同步，彼此配合。

（四）制定檔案管理信息化總體規(guī)劃

為了促進(jìn)檔案信息化的穩(wěn)定發(fā)展，事業(yè)單位務(wù)必關(guān)注檔案信息化系統(tǒng)的拓展性以及協(xié)調(diào)性，以此制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃。將事業(yè)單位檔案管理工作之中的實(shí)際需求納入考慮之中，積極構(gòu)造一個(gè)符合經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求兼具靈活性的網(wǎng)絡(luò)管理模式。這種網(wǎng)絡(luò)管理模式應(yīng)當(dāng)具有可操縱性以及發(fā)展性，與事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展水平相一致。

（五）檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)

所謂檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)，指的是事業(yè)單位檔案部門于互聯(lián)網(wǎng)上搭建一個(gè)信息站點(diǎn)，通常是建立一個(gè)具有良好信用度以及實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)站，這是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所不可或缺的手段。通過網(wǎng)頁(yè)為載體，向相關(guān)人員提供豐富且便捷的檔案信息服務(wù)，包括檔案信息的咨詢、檢索、歸檔、下載以及瀏覽等等，這是檔案信息化管理的重要關(guān)鍵性標(biāo)志以及重要手段。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的目的在于改善我國(guó)事業(yè)單位檔案管理化相對(duì)滯后的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)檔案管理自紙質(zhì)化管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變，提升檔案管理人員的工作效率，并促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作安全性以及全面性的提升。事業(yè)單位檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，從某種意義上來說也是檔案信息資源互通化的一種表現(xiàn)，為我國(guó)信息資源共享樹立了一個(gè)較為良好的榜樣，這對(duì)于我國(guó)信息化建設(shè)無(wú)疑具有一定積極的意義。可以預(yù)見的是，事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展、科學(xué)進(jìn)步的必然趨勢(shì)，同時(shí)也可以成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，科學(xué)發(fā)展的一大動(dòng)力。

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