新發(fā)傳染病檔案建設(shè)的管理與思考探究

任坤

摘 要：傳染病會(huì)在一定程度上對(duì)人類的社會(huì)發(fā)展起到阻礙的作用，且在近年來隨著新發(fā)傳染病不斷發(fā)展，嚴(yán)重影響了當(dāng)下的社會(huì)發(fā)展。對(duì)新發(fā)傳染病的預(yù)防和控制，是當(dāng)前疾病預(yù)防控制工作的主要任務(wù)。隨著當(dāng)今社會(huì)發(fā)展與生活的改變，近些年來不斷有新發(fā)傳染病給社會(huì)造成巨大的影響。在常規(guī)傳染疾病的特點(diǎn)基礎(chǔ)上，新發(fā)傳染并還具備著新品種或者外來品種的致病因子，這些不為我們熟知的特性，很難做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與治療，極易造成病情的迅速擴(kuò)散。通過做好新發(fā)傳染病的預(yù)防和控制工作，確保廣大群眾的健康，從而促進(jìn)我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。本文深入的對(duì)當(dāng)前傳染病的預(yù)防和控制工作進(jìn)行了深入的探討與反思，進(jìn)而有針對(duì)性的提出了一些有助與提高新發(fā)傳染病的預(yù)防和控制工作切實(shí)可行的措施。

關(guān)鍵詞：新發(fā)傳染病;檔案管理機(jī)制;信息系統(tǒng)

新發(fā)傳染病是指新確定的和先前未知的、可引起局部或世界范圍內(nèi)公共衛(wèi)生問題的傳染病，如SARS、禽流感、甲型H1N1流感、新冠肺炎病毒等。這些新發(fā)傳染病往往具有傳染性強(qiáng)、傳播速度快、病死率高的特點(diǎn)，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國(guó)家安全造成嚴(yán)重影響。因此，預(yù)防和控制新出現(xiàn)的傳染病，已成為當(dāng)前疾病預(yù)防控制工作中的重要內(nèi)容。無疑，檔案室作為各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)重要的信息資源管理部門，應(yīng)該盡早認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，積極將檔案管理滲透到防控工作中，做到關(guān)口前移，才能收集到全面的第一手的材料，才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過程和經(jīng)驗(yàn)。

1、建立檔案管理機(jī)制

1.1架構(gòu)檔案管理組織

當(dāng)疾控機(jī)構(gòu)全面啟動(dòng)新發(fā)傳染病預(yù)防控制機(jī)制時(shí)，往往會(huì)建立起防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組，全面組織和領(lǐng)導(dǎo)防控工作，并在此之下，成立相關(guān)工作組。如協(xié)調(diào)組、信息組、現(xiàn)場(chǎng)組、檢驗(yàn)組、宣傳組、后勤保障組、外聯(lián)組、專家組等，具體負(fù)責(zé)預(yù)防控制工作中上下級(jí)部門的協(xié)調(diào)與溝通進(jìn)行疫情信息的收集、分析與上報(bào)開展疫情的應(yīng)急處理與流行病學(xué)調(diào)查、疫情的監(jiān)測(cè)與檢驗(yàn)檢測(cè)。同時(shí)還要對(duì)社會(huì)民眾進(jìn)行健康教育，并與社會(huì)多系統(tǒng)多部門開展聯(lián)防聯(lián)控，共同抵御新發(fā)傳染病。在疾控機(jī)構(gòu)啟動(dòng)防控機(jī)制的第一時(shí)間，檔案部門就應(yīng)積極行動(dòng)起來，將檔案管理介入到防控機(jī)制之中。首先，檔案人員應(yīng)加入?yún)f(xié)調(diào)組或信息組的工作，專職負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)防控工作檔案的指導(dǎo)與收集。第二，在各個(gè)防控小組中確定檔案信息員，負(fù)責(zé)該組檔案材料的收集和歸檔工作。

1.2明確機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，建立規(guī)章制度。

檔案部門應(yīng)在各工作組成立之始，建議領(lǐng)導(dǎo)小組在各組建立和制定制度時(shí)，在制度中明確歸檔任務(wù)。在工作結(jié)束或告一段落時(shí)，將本組形成的文件材料及時(shí)收集和歸檔，并將這一責(zé)任具體落實(shí)到各組的信息員職責(zé)中去。明確規(guī)定信息員的職責(zé)，除了定期將該組工作信息上報(bào)防控領(lǐng)導(dǎo)小組外，還要負(fù)責(zé)將該組文件材料收集齊全，上交到檔案室。檔案部門也應(yīng)該及時(shí)制定歸檔范圍，提出歸檔要求，發(fā)送至各工作組，從而確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內(nèi)容。

1.3利用現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)

在防控工作結(jié)束、工作組解散后，還會(huì)有反映防控工作的文件產(chǎn)生或需要?dú)w檔，如表彰類的申報(bào)材料和實(shí)物類的檔案以及各科室申報(bào)的有關(guān)項(xiàng)目或科學(xué)研究的檔案材料。為了確保檔案能完整地反映整個(gè)防控的全過程，也應(yīng)該注意收集這部分材料，而它們的歸檔就需要靠現(xiàn)有的檔案工作網(wǎng)絡(luò)來完成。因此，檔案機(jī)構(gòu)還要及時(shí)對(duì)各科室的兼職檔案員提出要求，關(guān)注并及時(shí)收集和歸檔這部分檔案材料。

2、明確防控文件材料的歸檔范圍

防控工作組的人員多為公共衛(wèi)生專業(yè)人員，對(duì)檔案的知識(shí)了解甚少。因此，及時(shí)提出歸檔范圍是十分必要的。防控工作文件材料的歸檔范圍，應(yīng)從各工作組的職責(zé)任務(wù)出發(fā)，并根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)來制訂。歸檔范圍大致應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：

2.1防控工作的組織與框架文件。包括防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組的籌備、建立文件領(lǐng)導(dǎo)小組和各工作組的職責(zé)任務(wù)、工作制度及人員安排、通訊錄重要的會(huì)議記錄本單位和上級(jí)單位的防控工作預(yù)案、方案、技術(shù)規(guī)范與技術(shù)指南本單位和上級(jí)單位的防控工作計(jì)劃、總結(jié)、大事記本單位和上級(jí)單位關(guān)于防控工作的通知、簡(jiǎn)報(bào)等文件以及本單位向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告、建議、意見以及上級(jí)單位的指示、批復(fù)、復(fù)函等文件材料。

2.2現(xiàn)場(chǎng)流行病學(xué)調(diào)查及疫情處理材料。對(duì)新發(fā)傳染病進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查和處理所形成的材料是反映整個(gè)防控工作的至關(guān)重要的第一手材料，是開展傳染病癥狀分析、流行病學(xué)分析和病原學(xué)分析與研究的最為基礎(chǔ)和關(guān)鍵的材料，因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應(yīng)包括確診病例及其密切接觸者的現(xiàn)場(chǎng)流行病學(xué)調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告、專家會(huì)診意見及現(xiàn)場(chǎng)消毒或進(jìn)一步隔離的記錄等材料。除個(gè)案材料外，還應(yīng)包括新發(fā)傳染病的報(bào)告管理、流行病學(xué)調(diào)查和處理的技術(shù)規(guī)范、指南等規(guī)定性和指導(dǎo)性文件。此外，消毒藥品、器械及防護(hù)用品等應(yīng)急物資儲(chǔ)備的申請(qǐng)、批復(fù)、登記表、匯總表，消毒工作登記和統(tǒng)計(jì)表以及應(yīng)急隊(duì)伍集結(jié)和培訓(xùn)等材料也應(yīng)包含其中。

2.3疫情信息統(tǒng)計(jì)與分析材料。這部分文件材料反映的是整個(gè)疫情的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，因此，對(duì)它們的收集也是檔案收集的重頭工作。應(yīng)包括本單位以及與上下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)溝通的疫情監(jiān)測(cè)日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)疫情的監(jiān)測(cè)分析報(bào)告建立新的疫情信息報(bào)告系統(tǒng)或平臺(tái)的材料以及相關(guān)的技術(shù)指南、規(guī)范性文件和培訓(xùn)材料等。

2.4健康教育材料。開展為大眾傳染病防控知識(shí)的普及和宣傳是疾控機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)，特別是對(duì)大眾都不了解的新的傳染病，就更是需要加強(qiáng)民眾的健康教育。因此，在工作中形成的健康教育材料就成為整個(gè)檔案材料中較為重要的組成部分，包括健康宣傳方案、宣傳海報(bào)、公益廣告、折頁(yè)、手冊(cè)以及多媒體制作材料如DVD、VCD光盤等等。此外，還應(yīng)包括對(duì)社區(qū)或下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)人員開展培訓(xùn)的材料。

3、建設(shè)新發(fā)傳染病檔案信息系統(tǒng)

收集的目的在于利用，檔案人員應(yīng)積極開發(fā)新發(fā)傳染病檔案信息資源，為防控一線服務(wù)。檔案人員一方面將收集來的文件材料盡快立卷，編制出目錄，提供給各工作組查閱，一方面應(yīng)利用信息平臺(tái)，為防控人員提供更為便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

3.1積極利用已有的信息平臺(tái)。如果單位已有OA辦公自動(dòng)化平臺(tái)，檔案人員就可充分利用它，盡早將防控檔案錄入其中。具體做法是，檔案人員應(yīng)優(yōu)先安排整理防控檔案，并將全部防控檔案單獨(dú)編制目錄號(hào)，在該目錄號(hào)下，檔案按形成單位大流水排序。這樣，防控案卷的檔號(hào)就不必等待當(dāng)年常規(guī)收集的檔案整理完畢后再去流水排序了，從而可以盡快地將案卷錄入到辦公系統(tǒng)中，方便防控人員利用。

3.2開發(fā)新的新發(fā)傳染病檔案信息系統(tǒng)。如果單位沒有現(xiàn)成的信息系統(tǒng)，檔案人員就應(yīng)盡早地建議單位開發(fā)檔案信息系統(tǒng)。在研發(fā)系統(tǒng)的過程中，檔案人員應(yīng)本著簡(jiǎn)便易行的原則，多與軟件設(shè)計(jì)人員交流，讓他們充分了解檔案材料的本身特點(diǎn)和利用上的需求，并且要求系統(tǒng)要留出端口，可以在以后加掛到單位的信息平臺(tái)上。

4、結(jié)束語

由于新發(fā)傳染病的傳染性較強(qiáng)，因此其有可能發(fā)展為全球性，而預(yù)防則是傳染病防控工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，提升對(duì)傳染病的宣傳力度，以此提升醫(yī)療人員以及非醫(yī)療人員對(duì)傳染病的相關(guān)內(nèi)容有所了解，從而防患于未然，對(duì)其起到更好的控制。

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